Người đã có thường trú ở Mỹ, Canada, Úc hay New Zealand nhìn chung được tự do mở cơ sở kinh doanh như công dân, nhưng một tiệm nhỏ cần nhiều lớp giấy phép hơn người mới sang tưởng: đăng ký doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh của thành phố hoặc hội đồng địa phương, giấy phép ngành, và chứng chỉ hành nghề của chính người làm.
Tiệm nail và quán ăn là hai ngành người Việt hay chọn vì vốn vừa phải và có sẵn kinh nghiệm cộng đồng. Cũng chính hai ngành này có nhiều quy định về an toàn: hoá chất, thông gió, vệ sinh thực phẩm, phòng cháy. Phần lớn tiệm thua lỗ năm đầu không vì thiếu khách mà vì hợp đồng thuê mặt bằng bất lợi, mua lại tiệm cũ không thẩm định, hoặc chi phí nhân công và bảo hiểm tính thiếu.
Bài này dành cho người đã định cư, đang tính mở hoặc mua lại một cơ sở nhỏ. Đây không phải bài về các diện định cư bằng kinh doanh; những diện đó có điều kiện riêng, nằm ở các bài theo từng nước.
Các ngành người Việt hay chọn và lớp giấy phép đi kèm
Tên giấy phép và cơ quan cấp khác nhau giữa các bang, tỉnh, thành phố. Bảng dưới chỉ ra loại giấy phép thường gặp để bạn biết phải hỏi gì:
| Ngành | Giấy phép thường cần | Rủi ro riêng |
|---|---|---|
| Tiệm nail, làm đẹp | Giấy phép cơ sở và giấy phép hành nghề của thợ ở nhiều bang, tỉnh; kiểm tra vệ sinh dụng cụ | Hoá chất, thông gió, sức khoẻ thợ; thợ không có giấy phép |
| Quán ăn, nhà hàng | Giấy phép an toàn thực phẩm, chứng chỉ người xử lý thực phẩm, kiểm tra phòng cháy, giấy phép bán rượu nếu có | Kiểm tra vệ sinh đột xuất, chi phí cải tạo bếp lớn |
| Tiệm tạp hoá, đồ Việt | Đăng ký kinh doanh, giấy phép bán lẻ thực phẩm; nhập khẩu thì thêm quy định kiểm dịch | Hàng nhập không đạt chuẩn nhãn mác, hạn dùng |
| Dịch vụ tại nhà (nấu ăn, may, sửa chữa) | Quy định phân vùng của địa phương về kinh doanh tại nhà, an toàn thực phẩm nếu nấu bán | Bị cấm kinh doanh tại khu dân cư, bảo hiểm nhà không chi trả |
| Thầu xây dựng, sửa nhà | Giấy phép nhà thầu của bang, tỉnh; bảo hiểm trách nhiệm | Làm không phép bị phạt, không đòi được tiền công |
Câu hỏi đầu tiên nên đặt là "ở thành phố này, ai cấp giấy phép cho loại hình này?". Trang của thành phố hoặc hội đồng địa phương thường có hướng dẫn mở doanh nghiệp nhỏ theo từng ngành. Ở Mỹ, Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ (SBA) và các trung tâm phát triển doanh nghiệp nhỏ có tư vấn miễn phí; Canada và Úc có trung tâm hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ của tỉnh, bang.
Mở mới hay mua lại tiệm đang chạy
Mua lại có lợi thế thật. Tiệm đang chạy có khách quen, thợ, thiết bị và giấy phép cơ sở, giúp bạn có doanh thu ngay từ tháng đầu. Với người mới định cư chưa quen thị trường, đây là lối vào ít rủi ro hơn, nếu thẩm định kỹ.
Nhưng con số người bán đưa ra thường đẹp hơn thực tế. Doanh thu một phần trả tiền mặt không khai thuế, khách gắn với một thợ giỏi sẽ đi theo thợ, hợp đồng thuê sắp hết hạn và chủ nhà định tăng giá. Đây là ba điểm hay khiến tiệm mua lại sụt doanh thu mạnh sau vài tháng.
Chỉ tin con số có chứng từ. Đòi xem tờ khai thuế nhiều năm, sao kê ngân hàng, bảng lương và hoá đơn nhà cung cấp. Doanh thu "thật" mà không có trên giấy thì bạn không mua được bằng giá đó, vì bạn cũng không vay được ngân hàng hay bán lại được dựa trên con số đó.
Ngồi tiệm vài ngày trước khi ký. Đếm khách thật, giờ cao điểm, tỉ lệ khách quay lại. Nhiều người bán cho người mua "thử việc" vài ngày trong tiệm; đây là cách thẩm định rẻ nhất.
Mở mới hợp khi bạn đã có nghề và khách. Ví dụ thợ nail đã làm vài năm ở nước sở tại, có khách riêng, mở tiệm gần khu đã quen. Người chưa từng làm trong ngành mà mở mới thường trả học phí đắt nhất.
Hợp đồng thuê mặt bằng: chỗ quyết định sống chết
Hợp đồng thuê thương mại ở các nước định cư khác hẳn thuê nhà ở Việt Nam. Thời hạn dài, nhiều điều khoản chuyển chi phí sang người thuê. Đọc kỹ, tốt nhất nhờ luật sư xem trước khi ký:
- Thời hạn và quyền gia hạn: hợp đồng ngắn mà không có quyền gia hạn thì công sức xây khách có thể mất khi chủ nhà không cho thuê tiếp.
- Bảo lãnh cá nhân: nhiều chủ nhà đòi chủ tiệm ký bảo lãnh cá nhân, nghĩa là công ty phá sản thì bạn vẫn phải trả tiền thuê bằng tài sản riêng cho tới hết hợp đồng.
- Chi phí ngoài tiền thuê: thuế bất động sản, bảo hiểm toà nhà, bảo trì khu chung có thể được chuyển sang người thuê và tăng theo năm.
- Điều khoản tăng giá: tăng cố định theo năm hay theo chỉ số, và trần tăng là bao nhiêu.
- Hạn chế ngành nghề: một số khu thương mại chỉ cho một tiệm nail hay một quán phở; đọc xem bạn có được độc quyền ngành không.
- Ai trả chi phí cải tạo, và khi trả mặt bằng có phải khôi phục nguyên trạng không.
Ví dụ giả định: tiệm ký thuê năm năm, có bảo lãnh cá nhân. Năm thứ hai doanh thu giảm, chủ tiệm đóng cửa. Chủ nhà vẫn có quyền đòi tiền thuê ba năm còn lại từ chủ tiệm, trừ phần thu được khi cho người khác thuê. Điều khoản bảo lãnh cá nhân, vì thế, nên được thương lượng giới hạn về thời gian hoặc số tiền.
Nhân công, bảo hiểm và chuyện thợ hợp đồng
Ở tiệm nail và quán ăn, chi phí nhân công thường là khoản lớn nhất sau tiền thuê. Khoản này không chỉ là lương: còn có thuế lương phía chủ, đóng góp hưu trí hay an sinh bắt buộc, bảo hiểm tai nạn lao động, ngày nghỉ có lương theo luật địa phương. Ở Mỹ, bảo hiểm tai nạn lao động là bắt buộc với chủ có nhân viên ở hầu hết các bang; ở Úc, chủ phải đóng hưu bổng cho nhân viên đủ điều kiện. Người mới thường lập kế hoạch dựa trên lương trả tay, rồi bất ngờ vì các khoản đi kèm.
Một thói quen phổ biến trong ngành nail là trả thợ theo phần trăm và xem họ như thợ hợp đồng tự do, để chủ khỏi đóng thuế lương và bảo hiểm. Ở Mỹ, Canada và Úc, việc phân loại người lao động không dựa vào thoả thuận hai bên mà vào thực tế: ai quyết định giờ làm, ai cung cấp dụng cụ, ai định giá dịch vụ, người đó có làm cho nơi khác không. Thợ làm theo lịch của tiệm, dùng dụng cụ của tiệm, giá do tiệm định thì thường là nhân viên. Phân loại sai có thể dẫn tới truy thu thuế, tiền phạt và khiếu kiện của chính người thợ.
Thuê người thân, người quen trong cộng đồng mà không có hợp đồng, không bảng lương rõ ràng cũng là rủi ro. Khi quan hệ xấu đi, tranh chấp về tiền công và giờ làm rất khó giải quyết nếu không có giấy tờ.
Các bước mở một tiệm nhỏ
Thứ tự tham khảo; chi tiết từng bước khác nhau theo nơi:
- Làm thuê trong ngành ít nhất vài tháng ở nước sở tại để hiểu giá, khách, nhà cung cấp và quy định.
- Viết kế hoạch kinh doanh một trang: doanh thu dự kiến theo số khách, chi phí cố định, chi phí nhân công đầy đủ, điểm hoà vốn.
- Chọn hình thức pháp lý: cá nhân kinh doanh, công ty trách nhiệm hữu hạn hay hình thức tương đương; hỏi kế toán về thuế và trách nhiệm.
- Kiểm phân vùng và giấy phép trước khi ký thuê: mặt bằng có được phép làm ngành này không, có cần cải tạo thông gió, bếp, nhà vệ sinh không.
- Thương lượng và ký hợp đồng thuê sau khi luật sư xem.
- Đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp; xin giấy phép địa phương và giấy phép ngành.
- Mua bảo hiểm: trách nhiệm chung, tài sản, tai nạn lao động nếu có nhân viên.
- Thiết lập kế toán và bảng lương ngay từ ngày đầu, không đợi cuối năm.
Giữ quỹ dự phòng đủ trả chi phí cố định nhiều tháng là điều ngân hàng và cố vấn doanh nghiệp nào cũng nhắc, vì tiệm mới hiếm khi có lãi ngay.
Thuế và sổ sách từ ngày đầu mở cửa
Thuế của một tiệm nhỏ ở nước định cư có nhiều lớp hơn hộ kinh doanh ở Việt Nam. Thường gặp: thuế thu nhập trên lợi nhuận của doanh nghiệp hoặc của chủ; thuế tiêu dùng thu hộ từ khách như thuế bán hàng ở Mỹ, GST hoặc HST ở Canada, GST ở Úc khi doanh thu vượt ngưỡng đăng ký; thuế lương và các khoản khấu trừ của nhân viên; thuế tài sản nếu sở hữu mặt bằng. Mỗi loại có kỳ kê khai riêng, có loại theo tháng hoặc quý, và trễ hạn bị phạt cả khi số tiền nhỏ.
Cách đơn giản nhất để không rối là dùng phần mềm kế toán phổ biến ở nước sở tại ngay từ ngày đầu, ghi mọi khoản thu chi qua tài khoản doanh nghiệp, giữ hoá đơn mua hàng, và thuê kế toán có kinh nghiệm với doanh nghiệp nhỏ làm báo cáo thuế ít nhất trong năm đầu. Khoản phí kế toán thường nhỏ so với tiền phạt hoặc tiền thuế nộp thừa do không biết khoản nào được khấu trừ.
Sổ sách sạch còn là tài sản khi bạn muốn vay mở rộng, bán lại tiệm hay chứng minh thu nhập cho hồ sơ bảo lãnh người thân. Người mua tiệm sau này cũng sẽ hỏi bạn đúng những câu bạn từng hỏi người bán: tờ khai thuế đâu, sao kê đâu.
Sai lầm năm đầu và cách tránh
Tính doanh thu theo tiệm của người quen. Tiệm người quen ở khu khác, có khách nhiều năm. Hãy tính theo số khách bạn thực sự quan sát được ở mặt bằng của mình.
Trộn tiền tiệm với tiền nhà. Không tách tài khoản khiến cuối năm không biết tiệm lời hay lỗ, và khó chứng minh thu nhập khi vay mua nhà hay bảo lãnh người thân.
Trả tiền mặt, không khai đủ. Tiết kiệm thuế trước mắt nhưng thu nhập khai thấp làm hỏng hồ sơ vay, hồ sơ bảo lãnh, và rủi ro bị kiểm tra thuế.
Bỏ qua sức khoẻ của chính mình và thợ. Hoá chất ở tiệm nail, khói dầu ở bếp ảnh hưởng lâu dài. Đầu tư thông gió, khẩu trang phù hợp là chi phí, không phải xa xỉ.
Không có lối ra. Trước khi mở, nghĩ cả cách đóng: còn bao nhiêu năm thuê, bảo lãnh cá nhân thế nào, ai mua lại thiết bị.
Câu hỏi thường gặp
Thường trú nhân có được đứng tên chủ doanh nghiệp không?
Có. Ở Mỹ, Canada, Úc, New Zealand, thường trú nhân nhìn chung được thành lập và sở hữu doanh nghiệp như công dân. Một số ngành đặc biệt có thể yêu cầu quốc tịch hoặc thẩm tra an ninh, nhưng tiệm nail, quán ăn, tạp hoá không thuộc nhóm này. Người đang giữ thị thực tạm thời thì khác, cần kiểm điều kiện thị thực của mình.
Có phải có giấy phép hành nghề nail mới mở được tiệm không?
Tuỳ nơi. Nhiều bang của Mỹ và một số tỉnh, bang ở nước khác yêu cầu cả giấy phép cơ sở lẫn giấy phép hành nghề cho người trực tiếp làm. Có nơi chủ không cần tự có giấy phép nếu thuê thợ có phép. Tra trên trang của cơ quan cấp phép ngành thẩm mỹ ở bang, tỉnh của bạn.
Mua lại tiệm có cần luật sư không?
Rất nên có. Hợp đồng mua bán cần xác định rõ mua tài sản hay mua cả công ty, ai chịu nợ cũ và thuế cũ, hợp đồng thuê có được chuyển nhượng không, người bán có cam kết không mở tiệm cạnh tranh gần đó không. Chi phí luật sư nhỏ so với rủi ro gánh nợ của chủ cũ.
Vay vốn mở tiệm khi mới định cư có được không?
Khó hơn người đã ở lâu, vì ngân hàng xét lịch sử tín dụng và thu nhập ở nước sở tại. Một số chương trình cho vay doanh nghiệp nhỏ có bảo lãnh của nhà nước hoặc tổ chức cộng đồng cho người mới định cư. Nhiều người bắt đầu bằng vốn tự có rồi vay khi tiệm đã có sổ sách vài năm.
Có nên mở tiệm ngay năm đầu sang không?
Thường không nên, trừ khi bạn đã có kinh nghiệm đúng ngành ở chính thị trường đó. Năm đầu dành để hiểu khách, giá, nhà cung cấp và quy định sẽ giúp tránh phần lớn các sai lầm đắt nhất. Một năm làm thuê trong ngành thường rẻ hơn một năm lỗ.
Kinh doanh tại nhà có cần giấy phép không?
Thường có. Nhiều thành phố có quy định phân vùng cho kinh doanh tại nhà, giới hạn số khách đến, biển hiệu, đỗ xe. Nấu ăn bán tại nhà còn chịu quy định an toàn thực phẩm, có nơi chỉ cho một số món ít rủi ro. Bảo hiểm nhà ở thông thường cũng có thể không chi trả thiệt hại liên quan đến kinh doanh.