Ở Mỹ, gần như mọi người có thu nhập đều phải tự khai thuế mỗi năm, kể cả người chỉ đi làm công ăn lương và đã bị chủ khấu trừ thuế trên từng phiếu lương. Việc khấu trừ đó chỉ là trả trước; đến mùa khai thuế, bạn tính lại tổng số thuế thật phải trả cho cả năm rồi so với số đã trả trước. Trả dư thì được hoàn, trả thiếu thì nộp thêm. Đây là chỗ nhiều người mới sang bất ngờ: cùng một mức lương, người được hoàn cả nghìn đô, người lại phải nộp thêm.
Bài này dành cho người đi làm, có thể có thêm việc làm ngoài, và có con. Bài đi qua các loại giấy tờ thuế bạn sẽ nhận, cách chọn tình trạng khai, những khoản tín thuế quan trọng với gia đình, và lỗi hay gặp. Chuyện thu nhập và tài sản ở Việt Nam, năm đầu có thẻ xanh, báo cáo tài khoản nước ngoài đã có bài riêng trong mục Chi phí, tài chính và thuế của site; ở đây chỉ nhắc khi cần. Mọi mức tiền và hạn nộp đổi theo năm, bạn kiểm lại trên trang của IRS.
Các tờ giấy bạn sẽ nhận vào đầu năm và ý nghĩa của từng tờ
Form W-2 từ chủ thuê. Nếu bạn là nhân viên, chủ phải gửi W-2 trước cuối tháng 1 của năm sau. Tờ này ghi tổng lương chịu thuế, số thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ, tiền an sinh xã hội và Medicare đã trừ, và thuế bang nếu có. Làm hai chỗ trong năm thì có hai tờ W-2, phải khai đủ cả hai.
Form 1099-NEC hoặc 1099-MISC. Nếu bạn làm việc theo kiểu nhận thầu, giao hàng qua ứng dụng, làm nail theo kiểu "tự chủ" ăn chia, hoặc nhận tiền công từ một doanh nghiệp mà không phải nhân viên, bạn có thể nhận 1099. Khác với W-2, trên khoản này thường không ai khấu trừ thuế cho bạn. Kể cả khi không nhận được tờ 1099 nào, thu nhập đó vẫn phải khai.
Form 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B. Lãi tiết kiệm ngân hàng, cổ tức, bán cổ phiếu hay quỹ. Số tiền lãi nhỏ vẫn có thể có tờ 1099, và IRS cũng nhận được bản sao, nên bỏ sót là dễ bị gửi thư điều chỉnh.
Form 1095-A và các giấy tờ bảo hiểm. Ai mua bảo hiểm y tế qua chợ bảo hiểm (Marketplace) và nhận trợ giá sẽ có 1095-A. Tờ này dùng để đối chiếu trợ giá: nhận trợ giá theo thu nhập ước tính đầu năm, cuối năm thu nhập thật cao hơn thì có thể phải trả lại một phần.
Form 1098 và các giấy chứng nhận khoản trả. Lãi vay mua nhà, học phí đại học, lãi vay học. Không phải ai cũng được trừ những khoản này, nhưng giữ lại để người khai thuế xem.
Tình trạng khai thuế và người phụ thuộc: chọn sai là tính sai cả tờ khai
Trên tờ khai Form 1040, bạn chọn một tình trạng khai (filing status): độc thân, vợ chồng khai chung, vợ chồng khai riêng, chủ hộ (head of household), hoặc goá có con phụ thuộc. Tình trạng khai quyết định mức khấu trừ chuẩn, các bậc thuế suất, và việc bạn có được hưởng nhiều khoản tín thuế hay không. Phần lớn vợ chồng khai chung sẽ có lợi hơn khai riêng; khai riêng làm mất hoặc giảm một số tín thuế.
Chủ hộ là tình trạng nhiều người Việt bỏ sót: người chưa kết hôn, hoặc được coi là chưa kết hôn vào cuối năm, trả hơn một nửa chi phí nhà và có người phụ thuộc đủ điều kiện sống cùng hơn nửa năm. Tình trạng này có khấu trừ chuẩn cao hơn và bậc thuế dễ thở hơn độc thân. Ngược lại, khai chủ hộ khi không đủ điều kiện, ví dụ vợ chồng vẫn sống chung mà mỗi người khai chủ hộ, là lỗi IRS hay soát.
Người phụ thuộc là con hoặc người thân bạn nuôi, có điều kiện về quan hệ, tuổi, thời gian sống cùng và thu nhập. Cha mẹ già được bảo lãnh sang ở cùng có thể là người phụ thuộc nếu bạn chu cấp hơn một nửa chi phí sống của họ và thu nhập riêng của họ dưới ngưỡng IRS quy định. Mỗi người phụ thuộc cần có số an sinh xã hội hoặc số ITIN thì mới khai được.
Vì sao người được hoàn tiền, người phải nộp thêm
Số thuế chủ khấu trừ trên mỗi phiếu lương được tính theo Form W-4 bạn điền lúc nhận việc. Nếu bạn khai W-4 như người độc thân không con trong khi thực tế khai chung với vợ và có hai con, chủ sẽ trừ nhiều hơn mức cần, và cuối năm bạn được hoàn lại. Nếu hai vợ chồng cùng đi làm mà ai cũng điền W-4 như thể mình là người có thu nhập duy nhất, mỗi chỗ trừ ít, cộng lại thiếu, cuối năm phải nộp thêm.
Tiền hoàn thuế không phải là tiền thưởng của chính phủ, đó là tiền của bạn đã trả trước quá mức, không có lãi. Có người thích trừ dư để cuối năm nhận một khoản lớn như "tiết kiệm bắt buộc"; có người muốn trừ vừa đủ để mỗi tháng nhận lương nhiều hơn. Cả hai đều hợp lệ, miễn đừng để thiếu nhiều, vì thiếu quá mức có thể bị phạt nhẹ.
Ví dụ giả định: anh Minh và chị Lan cùng đi làm toàn thời gian, mỗi người điền W-4 như người độc thân. Năm đầu họ khai chung, kết quả phải nộp thêm một khoản vì tổng thu nhập hai người đẩy họ lên bậc thuế cao hơn mức mỗi chỗ làm tính riêng. Năm sau, họ dùng công cụ ước tính khấu trừ của IRS, điền lại W-4 có tính phần thu nhập của người kia, và cuối năm gần như hoà. Sửa W-4 là việc làm bất cứ lúc nào, không phải chờ mùa thuế.
Tín thuế cho gia đình có con: khoản đáng kể nhất
Tín thuế (tax credit) trừ thẳng vào số thuế phải trả, khác với khoản khấu trừ chỉ làm giảm thu nhập chịu thuế. Với gia đình có con, tín thuế trẻ em (Child Tax Credit) là khoản lớn, áp dụng cho con dưới 17 tuổi vào cuối năm, và một phần có thể được hoàn lại bằng tiền kể cả khi bạn không còn thuế để trừ. Điều kiện then chốt: con phải có số an sinh xã hội hợp lệ để đi làm, cấp trước hạn nộp tờ khai. Mức tiền và điều kiện của khoản này đã được Quốc hội điều chỉnh nhiều lần, bạn kiểm mức của năm đang khai trên trang IRS.
Người phụ thuộc không đủ điều kiện cho tín thuế trẻ em, chẳng hạn con từ 17 tuổi trở lên, cha mẹ già, hoặc con chỉ có ITIN, có thể được tính cho tín thuế người phụ thuộc khác với mức thấp hơn. Tín thuế thu nhập thấp (Earned Income Tax Credit) dành cho người có thu nhập từ lao động dưới ngưỡng, có thể khá lớn với gia đình đông con, nhưng đòi người khai và con đều có số an sinh xã hội.
Còn có tín thuế chi phí giữ trẻ khi cha mẹ đi làm, và các khoản tín thuế giáo dục khi con học đại học. Những khoản này có giấy tờ riêng cần giữ: biên nhận của nhà trẻ kèm mã số thuế của nơi giữ trẻ, giấy học phí của trường. Người Việt hay bỏ sót tín thuế giữ trẻ khi gửi con cho người quen trông và trả tiền mặt không có giấy tờ.
Có thu nhập 1099: thuế tự doanh và nộp thuế theo quý
Khi bạn là người làm tự doanh, nhận 1099 hoặc nhận tiền mặt từ khách, bạn vừa là người làm công vừa là chủ trong mắt luật thuế. Ngoài thuế thu nhập, bạn phải tự trả thuế tự doanh để thay cho phần an sinh xã hội và Medicare mà nếu là nhân viên thì chủ và bạn cùng chia. Mức thuế tự doanh khoảng 15,3% trên phần lợi nhuận ròng tới một ngưỡng nhất định, và đây là khoản nhiều người mới làm 1099 không lường trước.
Bạn được trừ chi phí hợp lý để làm ra thu nhập đó: dụng cụ, vật liệu, phần dặm xe đi lại cho công việc, điện thoại phần dùng cho công việc. Muốn trừ thì phải có sổ sách và biên nhận, không phải ước chừng cuối năm. Ngược lại, cũng đừng khai chi phí không có thật để giảm thuế, vì đó là khai gian và hậu quả nặng hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được.
Vì không ai khấu trừ giúp, IRS yêu cầu người có thu nhập tự doanh đáng kể nộp thuế ước tính theo quý bằng Form 1040-ES. Không nộp theo quý mà để dồn tới tháng 4 thì vừa có thể bị phạt, vừa phải xoay một khoản tiền lớn một lúc. Một thói quen đơn giản: mỗi lần nhận tiền, để riêng một phần vào tài khoản tiết kiệm chỉ dùng cho thuế.
Tự khai, nhờ khai miễn phí hay thuê người khai: và các lỗi hay gặp
Tờ khai chỉ có W-2, khấu trừ chuẩn và tín thuế con thường không phức tạp; bạn có thể tự khai bằng phần mềm, dùng chương trình khai miễn phí của IRS nếu đủ điều kiện, hoặc đến các điểm hỗ trợ khai thuế miễn phí do tình nguyện viên làm theo chương trình VITA của IRS cho người thu nhập thấp và trung bình. Có 1099, có nhà cho thuê, có thu nhập ở nhiều bang, hoặc có tài sản ở Việt Nam thì nên nhờ người có giấy phép hành nghề thuế. Dù chọn cách nào, đây là những lỗi gặp đi gặp lại:
- Sai họ tên hoặc số an sinh xã hội so với thẻ, nhất là thứ tự họ tên người Việt, khiến tờ khai bị trả lại.
- Khai con là người phụ thuộc ở tờ khai của cả hai vợ chồng đã ly thân, hoặc của cả cha mẹ lẫn ông bà.
- Quên khai thu nhập 1099 từ việc làm ngoài vì "không ai trừ thuế nên chắc không cần khai".
- Ký tờ khai do người khác làm mà không đọc, trong khi người ký chịu trách nhiệm chứ không phải người khai hộ.
- Để người khai thuế hứa "hoàn nhiều hơn" bằng cách thêm người phụ thuộc hoặc chi phí không có thật.
- Nhận cuộc gọi tự xưng IRS đòi trả ngay bằng thẻ quà tặng; IRS liên lạc trước hết bằng thư giấy.
Hạn nộp thường rơi vào khoảng giữa tháng 4. Xin gia hạn chỉ kéo dài hạn nộp tờ khai, không kéo dài hạn nộp tiền; nếu dự đoán phải nộp thêm, bạn vẫn phải trả trước hạn để tránh lãi phạt. Giữ bản sao tờ khai và giấy tờ gốc ít nhất vài năm, vì chúng còn cần cho hồ sơ di trú, vay mua nhà và bảo lãnh người thân.
Câu hỏi thường gặp
Mới sang Mỹ giữa năm có phải khai thuế năm đó không?
Thường là có nếu bạn có thu nhập ở Mỹ trong năm đó. Năm đến Mỹ có quy tắc riêng về tình trạng cư trú thuế, có thể là năm hai tư cách hoặc được chọn khai như cư dân cả năm. Trường hợp này nên nhờ người có chuyên môn xem kỹ, đặc biệt nếu bạn còn thu nhập ở Việt Nam.
Con chưa có số an sinh xã hội thì có được tín thuế trẻ em không?
Tín thuế trẻ em đòi con có số an sinh xã hội hợp lệ cấp trước hạn nộp tờ khai. Nếu con chỉ có ITIN, bạn vẫn có thể khai con là người phụ thuộc và có thể được tín thuế người phụ thuộc khác với mức thấp hơn. Điều kiện chi tiết đổi theo luật từng năm.
Làm nail ăn chia hoa hồng thì nhận W-2 hay 1099?
Tuỳ cách tiệm thuê bạn. Nhiều tiệm trả theo 1099 dù thực tế thợ làm theo giờ tiệm định và dùng đồ của tiệm, điều có thể bị coi là phân loại sai nhân viên. Dù nhận giấy gì, bạn vẫn phải khai đủ thu nhập kể cả tiền tip.
Được hoàn thuế nhiều có phải là tốt không?
Không hẳn. Tiền hoàn là tiền bạn đã trả dư trong năm mà không được lãi. Nếu bạn cần dòng tiền mỗi tháng, có thể điền lại W-4 để chủ trừ vừa đủ. Nếu bạn khó tự để dành, việc trả dư một chút cũng là một cách tiết kiệm, miễn bạn hiểu mình đang làm gì.
IRS gửi thư báo tờ khai có vấn đề thì làm gì?
Đừng bỏ qua và cũng đừng hoảng. Đọc kỹ thư ghi năm thuế nào, khoản nào lệch, hạn trả lời là khi nào. Phần lớn là đối chiếu thu nhập bị sót như lãi ngân hàng hay 1099. Nếu bạn đồng ý thì trả theo hướng dẫn, không đồng ý thì gửi giải trình kèm giấy tờ trước hạn.
Có cần khai thuế bang không?
Tuỳ bang bạn sống và làm việc. Phần lớn các bang thu thuế thu nhập và có tờ khai riêng, một số bang như Texas, Florida, Nevada, Washington không thu thuế trên tiền lương. Chuyển bang giữa năm hoặc sống một bang làm một bang thì có thể phải khai ở cả hai.