Nếu bạn đậu phỏng vấn ngay tại quầy, hộ chiếu dán visa Mỹ thường được chuyển trả trong khoảng vài ngày làm việc đến một hai tuần, qua dịch vụ giao nhận do cơ quan lãnh sự Mỹ chỉ định: nhận tại điểm trả hộ chiếu hoặc giao tận nhà, theo lựa chọn bạn đăng ký khi đặt lịch. Thời gian cụ thể thay đổi theo mùa và theo nơi phỏng vấn.
Nếu hồ sơ bị giữ lại để xử lý hành chính theo điều 221(g), thời gian có thể kéo dài từ vài tuần đến nhiều tháng, và không ai hứa trước được. Bài này giải thích ba kết quả có thể có sau buổi phỏng vấn, đường đi của hộ chiếu, cách đọc trạng thái trên hệ thống CEAC, và việc phải làm khi nhận visa để tránh rắc rối ở sân bay.
Ba kết quả tại quầy phỏng vấn
Cuối buổi phỏng vấn, viên chức thường cho biết kết quả ngay. Mỗi kết quả kéo theo một đường đi khác cho hộ chiếu của bạn.
| Kết quả | Dấu hiệu tại quầy | Hộ chiếu | Bước tiếp theo |
|---|---|---|---|
| Được chấp thuận | Viên chức báo visa được duyệt, giữ hộ chiếu | Giữ lại để dán tem visa | Chờ hộ chiếu được chuyển trả |
| Xử lý hành chính 221(g) | Nhận tờ giấy nêu cần thêm thông tin hoặc hồ sơ cần xét thêm | Có thể bị giữ hoặc trả lại tuỳ trường hợp | Nộp giấy tờ được yêu cầu, theo dõi trạng thái |
| Bị từ chối 214(b) | Nhận tờ giấy từ chối theo 214(b) | Trả lại ngay | Cân nhắc nộp lại khi hoàn cảnh đã khác |
Nhiều người không chắc mình đậu hay chưa vì viên chức chỉ nói ngắn gọn rồi giữ hộ chiếu. Dấu hiệu khá chắc chắn là hộ chiếu bị giữ lại mà bạn không nhận tờ giấy nào. Nếu nhận tờ giấy, đọc kỹ: tờ từ chối 214(b) và tờ 221(g) khác nhau về nội dung và về việc bạn cần làm.
Đường đi của hộ chiếu sau khi được chấp thuận
Sau khi viên chức chấp thuận, hồ sơ đi qua vài khâu nội bộ trước khi hộ chiếu về tay bạn. Hiểu các khâu này giúp bạn không lo lắng vô cớ khi chờ vài ngày.
- Hồ sơ được hoàn tất trên hệ thống, tem visa được in và dán vào hộ chiếu tại cơ quan lãnh sự.
- Hộ chiếu được chuyển cho đơn vị giao nhận được chỉ định. Trên hệ thống CEAC, trạng thái thường chuyển sang "Issued".
- Đơn vị giao nhận phân loại theo lựa chọn bạn đăng ký: trả tại điểm nhận hoặc giao tới địa chỉ. Giao tận nơi thường có phí riêng.
- Bạn nhận thông báo khi hộ chiếu sẵn sàng hoặc khi bắt đầu giao. Mang giấy tờ tuỳ thân và giấy uỷ quyền nếu người khác nhận thay, theo yêu cầu của đơn vị giao nhận.
- Nhận hộ chiếu và kiểm tra tem visa ngay.
Nếu đã chọn điểm nhận mà muốn đổi sang giao tận nhà hay ngược lại, hãy làm sớm trên hệ thống đặt lịch trước khi hộ chiếu được chuyển đi. Đổi sau khi hộ chiếu đã rời cơ quan lãnh sự thường khó hoặc không làm được.
Đọc trạng thái trên CEAC
Bạn có thể tra trạng thái hồ sơ trên ceac.state.gov bằng mã hồ sơ DS-160 hoặc mã hồ sơ định cư. Trạng thái trên hệ thống đôi khi dễ gây hiểu nhầm, nhất là chữ "Refused".
| Trạng thái | Nghĩa thường gặp | Việc nên làm |
|---|---|---|
| No Status | Chưa có dữ liệu hoặc nhập sai mã | Kiểm lại mã, đợi vài ngày sau phỏng vấn |
| Ready | Hồ sơ đã sẵn sàng cho phỏng vấn | Không cần làm gì thêm |
| Administrative Processing | Đang xử lý hành chính, cần xét thêm | Kiên nhẫn chờ, nộp bổ sung nếu được yêu cầu |
| Refused | Bị từ chối, hoặc bị 221(g) cũng hiển thị Refused | Đọc tờ giấy nhận ở quầy để biết loại nào |
| Issued | Visa đã được cấp, hộ chiếu đang được chuyển | Theo dõi thông báo giao nhận |
Người bị 221(g) thường hoảng khi thấy chữ "Refused". Về mặt kỹ thuật, 221(g) là một dạng từ chối tạm thời trong lúc chờ thông tin; khi hồ sơ được xử lý xong, trạng thái có thể đổi sang "Issued". Ngày cập nhật trên CEAC cũng là một thông tin hữu ích: ngày thay đổi gần đây cho thấy hồ sơ đang được đụng tới.
Khi hồ sơ bị giữ theo 221(g)
Điều 221(g) được dùng khi hồ sơ cần thêm giấy tờ hoặc cần xét thêm trước khi quyết định. Có hai trường hợp chính. Trường hợp thứ nhất, viên chức yêu cầu bổ sung giấy tờ cụ thể, ghi trên tờ giấy bạn nhận; bạn nộp theo hướng dẫn, và thời gian phụ thuộc vào việc bạn nộp nhanh hay chậm. Trường hợp thứ hai là xử lý hành chính không cần bạn làm gì, như kiểm tra an ninh với các cơ quan khác; thời gian khó đoán.
Xử lý hành chính thường xảy ra nhiều hơn với một số ngành học hay ngành nghề liên quan công nghệ nhạy cảm, người có tên trùng với dữ liệu khác, hoặc hồ sơ có điểm cần làm rõ. Phần lớn hồ sơ được giải quyết trong vài tuần đến vài tháng, nhưng có hồ sơ lâu hơn. Cơ quan lãnh sự thường không phản hồi các yêu cầu hỏi tiến độ trong một khoảng thời gian ban đầu.
Nếu được yêu cầu nộp bổ sung mà không nộp trong khoảng một năm, hồ sơ thường bị đóng và bạn phải nộp đơn mới với lệ phí mới. Hãy kiểm hướng dẫn cụ thể trên tờ giấy bạn nhận. Trong thời gian chờ, đừng mua vé không hoàn, và nếu hộ chiếu đã được trả lại, hãy biết rằng có thể bạn sẽ được yêu cầu nộp lại hộ chiếu để dán visa khi hồ sơ xong.
Nhận được visa: kiểm ngay những gì
Họ tên, ngày sinh, giới tính. Phải khớp tuyệt đối với trang thông tin hộ chiếu. Sai một chữ cũng có thể gây rắc rối với hãng bay hoặc tại cửa khẩu.
Số hộ chiếu. Phải khớp với hộ chiếu đang dán tem. Lỗi này hiếm nhưng có xảy ra.
Loại visa. Phải đúng loại bạn đã xin, ví dụ B1/B2. Nhận nhầm loại là chuyện hiếm nhưng hậu quả lớn.
Ngày hết hạn và số lần nhập cảnh. So với mức của Việt Nam trong bảng có đi có lại. Thấp hơn có thể là quyết định của viên chức; nếu nghi lỗi in, hỏi ngay.
Ảnh trên tem. Phải là ảnh của bạn. Nếu hồ sơ nhóm gia đình, kiểm từng hộ chiếu, tránh nhầm giữa các thành viên.
Ghi chú (Annotation). Với một số diện, ghi chú có tên công ty, số SEVIS hoặc thông tin chương trình, cần khớp với hồ sơ.
Lịch lùi từ ngày bay: nên phỏng vấn trước bao lâu
Câu hỏi "sau bao lâu nhận được visa" thực chất là câu hỏi lập kế hoạch: phải phỏng vấn trước ngày bay bao lâu để an toàn. Các mốc dưới đây là cách nghĩ theo ví dụ giả định, không phải số liệu chính thức; thời gian thực tế thay đổi theo mùa và theo hồ sơ.
- Mốc an toàn cho hồ sơ thông thường: phỏng vấn sớm hơn ngày bay vài tuần, đủ để hộ chiếu về tay, có thời gian sửa lỗi in nếu có.
- Mùa cao điểm: mùa hè, trước năm học mới và cuối năm, lịch hẹn và khâu xử lý thường chậm hơn; nên lùi thêm.
- Hồ sơ dễ bị xử lý hành chính: người học hoặc làm trong các ngành kỹ thuật nhạy cảm, người từng có hồ sơ cần làm rõ, nên tính khả năng chờ nhiều tuần đến nhiều tháng và không chốt ngày bay cứng.
- Chuyến đi gắn với sự kiện cố định: lễ tốt nghiệp, đám cưới, hội nghị có ngày cố định thì đặt lịch phỏng vấn ngay khi có thư mời, không đợi.
- Vé máy bay: chỉ mua vé không hoàn sau khi cầm hộ chiếu có tem visa đúng thông tin; trước đó, nếu cần giữ chỗ, chọn vé có điều kiện đổi.
Nếu lịch hẹn quá xa so với ngày cần đi vì lý do khẩn cấp thật sự, như chữa bệnh, tang lễ, hay công tác đột xuất có giấy tờ, hệ thống đặt lịch có mục yêu cầu hẹn khẩn cấp. Điều kiện chặt và được xét từng trường hợp; du lịch hay sự kiện đã biết trước nhiều tháng thường không được coi là khẩn cấp.
Visa định cư khác ở bước nhận hộ chiếu
Người phỏng vấn visa định cư tại Tổng Lãnh sự quán Mỹ ở TP.HCM cũng nhận hộ chiếu qua kênh giao nhận tương tự, nhưng có thêm vài điểm phải nhớ. Visa định cư có hiệu lực ngắn, thường tối đa khoảng sáu tháng và có thể ngắn hơn nếu gắn với thời hạn của kết quả khám sức khoẻ. Bạn phải nhập cảnh Mỹ trước ngày hết hạn ghi trên visa; quá hạn là phải xử lý lại hồ sơ.
Trước khi bay, người nhận visa định cư phải đóng lệ phí nhập cư cho USCIS trực tuyến để USCIS sản xuất thẻ xanh sau khi bạn nhập cảnh. Không đóng phí này, thẻ xanh sẽ không được gửi. Kiểm mức phí và cách nộp trên uscis.gov. Sau khi nhập cảnh, thẻ xanh được gửi qua bưu điện tới địa chỉ ở Mỹ mà bạn đã khai, nên địa chỉ đó phải chính xác và có người nhận thư.
Một số giấy tờ của hồ sơ định cư có thể được trả lại hoặc chuyển dưới dạng điện tử tuỳ thời kỳ. Hãy đọc kỹ hướng dẫn kèm theo khi nhận hộ chiếu, và không mở hoặc làm hỏng bất kỳ phong bì niêm phong nào nếu được yêu cầu mang theo nguyên vẹn khi nhập cảnh.
Khi visa in sai hoặc hộ chiếu chậm quá lâu
Phát hiện lỗi in trên tem, hãy liên hệ ngay cơ quan lãnh sự đã cấp qua kênh liên hệ chính thức, mô tả lỗi và gửi ảnh chụp tem theo hướng dẫn. Lỗi do cơ quan lãnh sự thường được sửa mà không thu lệ phí mới, nhưng bạn phải nộp lại hộ chiếu nên cần tính thời gian trước ngày bay.
Nếu trạng thái đã là "Issued" nhiều ngày mà bạn chưa nhận được thông báo, hãy kiểm thông tin giao nhận trên tài khoản đặt lịch, rồi liên hệ đơn vị giao nhận được chỉ định. Kiểm cả thư rác trong email. Đừng tin bất kỳ cuộc gọi hay tin nhắn nào yêu cầu bạn chuyển tiền để "giải phóng hộ chiếu"; cơ quan lãnh sự Mỹ và đơn vị giao nhận không thu tiền qua kênh đó, và đây là kịch bản lừa đảo quen thuộc.
Nếu bạn có việc khẩn cấp cần đi trước khi hộ chiếu về, như người thân ở Mỹ nguy kịch, hãy liên hệ cơ quan lãnh sự qua kênh chính thức, kèm bằng chứng. Họ có thể xem xét trường hợp nhân đạo, nhưng không có bảo đảm nào.
Câu hỏi thường gặp
Có được lấy lại hộ chiếu trong lúc chờ dán visa không?
Thường có thể yêu cầu rút hộ chiếu nếu thật sự cần, ví dụ để đi nước khác, nhưng việc này làm chậm quá trình cấp visa và bạn phải nộp lại hộ chiếu sau. Hãy liên hệ qua kênh chính thức, đừng tự đến cơ quan lãnh sự.
Ai được nhận hộ chiếu thay tại điểm trả?
Người nhận thay thường cần giấy uỷ quyền, giấy tờ tuỳ thân của mình và bản sao giấy tờ của đương đơn theo yêu cầu của đơn vị giao nhận. Quy định cụ thể có trên hệ thống đặt lịch; hãy đọc kỹ trước khi nhờ người khác đi nhận.
Trạng thái CEAC ghi Refused nhưng viên chức nói đã duyệt là sao?
Có thể hồ sơ đang trong khâu xử lý cuối hoặc hệ thống chưa cập nhật. Nếu bạn không nhận tờ giấy từ chối nào và hộ chiếu bị giữ, hãy chờ vài ngày làm việc rồi tra lại. Nếu kéo dài, liên hệ qua kênh chính thức.
Xử lý hành chính 221(g) có nghĩa là bị nghi ngờ không?
Không nhất thiết. 221(g) thường dùng khi cần thêm giấy tờ hoặc cần kiểm tra thêm theo quy trình, nhiều hồ sơ hoàn toàn bình thường vẫn rơi vào. Nó không phải kết luận bất lợi, nhưng thời gian chờ khó đoán.
Visa đã duyệt có bị đổi ý trong lúc chờ hộ chiếu không?
Hiếm, nhưng có thể xảy ra nếu có thông tin mới khiến hồ sơ phải xét lại trước khi in tem. Vì vậy đừng mua vé không hoàn ngay sau phỏng vấn; chờ đến khi cầm hộ chiếu có tem visa đúng thông tin.
Có cách nào trả thêm tiền để nhận hộ chiếu nhanh hơn không?
Không có dịch vụ trả tiền để xử lý visa nhanh hơn. Phí giao tận nhà chỉ là phí vận chuyển, không rút ngắn khâu xử lý. Ai chào dịch vụ "lấy visa nhanh" có trả phí là đang lừa bạn.