Kinh nghiệm làm việc là một trong những mục điểm lớn của thang điểm định cư Úc, nhưng điểm chỉ được tính khi bạn chứng minh được bằng giấy tờ khớp nhau: thư xác nhận công việc ghi rõ chức danh, nhiệm vụ, số giờ, thời gian; hợp đồng lao động; và bằng chứng đã được trả lương — với người Việt, đó thường là quá trình đóng bảo hiểm xã hội, chứng từ thuế thu nhập cá nhân và sao kê ngân hàng.
Bộ Nội vụ Úc và các tổ chức thẩm định tay nghề có thể xác minh kinh nghiệm bằng cách gọi điện, gửi thư hoặc đến tận nơi làm việc. Khai kinh nghiệm không thật bị xử lý nặng: có thể bị từ chối và bị cấm nộp nhiều loại visa trong một số năm. Bài này giải thích kinh nghiệm nào được tính, cách chuẩn bị từng loại giấy tờ và những tình huống khó như làm tự do, công ty đã giải thể, hay làm việc cho doanh nghiệp gia đình.
Kinh nghiệm nào được tính điểm
Không phải mọi năm làm việc đều được tính. Kinh nghiệm được cộng điểm là việc làm có tay nghề (skilled employment): công việc thuộc đúng nghề bạn được thẩm định hoặc nghề gần sát, làm ít nhất 20 giờ mỗi tuần, có trả lương, và diễn ra sau mốc mà tổ chức thẩm định coi là bạn đã đạt tay nghề. Mốc này thường được ghi trong thư thẩm định — nhiều người bất ngờ khi thấy vài năm đầu sau tốt nghiệp không được tính vì tổ chức thẩm định cho rằng bạn chưa đạt tay nghề lúc đó.
Thang điểm phân biệt kinh nghiệm ở ngoài Úc và ở trong Úc, với mức điểm khác nhau theo số năm, và có giới hạn tổng điểm cho hai loại cộng lại. Mức điểm cụ thể đọc trên trang points test của Bộ Nội vụ. Kinh nghiệm được tính trong khoảng thời gian mười năm trước ngày được mời.
Lưu ý về thời điểm: số năm kinh nghiệm được tính tới ngày bạn được mời. Nếu bạn sắp đủ thêm một mốc năm, có thể cập nhật EOI khi đủ để được cộng thêm điểm. Nhưng nếu bạn khai trước kinh nghiệm chưa đủ mốc, rồi được mời khi số năm chưa đủ thật, hồ sơ sẽ khai sai điểm.
Bộ giấy tờ chuẩn cho mỗi giai đoạn làm việc
Với mỗi công việc bạn khai, nên chuẩn bị một bộ giấy tờ gồm các phần dưới đây. Bộ giấy tờ mạnh là bộ mà các giấy chứng minh lẫn nhau: thư xác nhận nói gì thì hợp đồng, lương, bảo hiểm phải khớp với điều đó.
- Thư xác nhận công việc trên giấy có tiêu đề của công ty, ghi họ tên bạn, chức danh, thời gian làm từ ngày nào tới ngày nào, số giờ mỗi tuần, mức lương, mô tả nhiệm vụ cụ thể, người ký với họ tên, chức vụ và thông tin liên lạc.
- Hợp đồng lao động và các phụ lục thay đổi chức danh, lương.
- Quá trình đóng bảo hiểm xã hội — bằng chứng độc lập mạnh với người làm việc ở Việt Nam, vì do cơ quan nhà nước quản lý.
- Chứng từ thuế thu nhập cá nhân hoặc xác nhận quyết toán thuế.
- Bảng lương hoặc sao kê ngân hàng cho thấy lương được trả đều.
- Quyết định bổ nhiệm, thăng chức nếu có thay đổi vị trí.
Tất cả giấy tờ tiếng Việt cần bản dịch tiếng Anh. Mô tả nhiệm vụ trong thư xác nhận nên phản ánh công việc thật bạn làm, đối chiếu được với mô tả nghề trong hệ thống phân loại nghề của Úc — nhưng tuyệt đối không chép nguyên văn mô tả nghề, vì đó là dấu hiệu thư được soạn theo khuôn để khớp hồ sơ.
Thư xác nhận công việc: viết sao cho thuyết phục và trung thực
Thư xác nhận mạnh là thư mô tả công việc như một người hiểu nghề sẽ mô tả. Thay vì liệt kê các câu chung như "chịu trách nhiệm quản lý dự án", hãy mô tả việc cụ thể: quản lý những dự án loại nào, quy mô ra sao, làm việc với ai, dùng phương pháp hay công cụ gì. Viên chức và tổ chức thẩm định đọc hàng nghìn thư; họ nhận ra ngay thư chung chung, và nhận ra thư chép từ mô tả nghề chuẩn.
Người ký nên là quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự, có thẩm quyền xác nhận và có thể trả lời nếu được liên hệ. Thư phải ghi thông tin liên lạc thật của người ký. Nếu người ký đã nghỉ việc, hãy nhờ bộ phận nhân sự hiện tại xác nhận dựa trên hồ sơ lưu, và giải thích trong hồ sơ.
Nếu công ty không cấp thư theo mẫu bạn cần (một số công ty chỉ cấp giấy xác nhận ngắn), có thể kết hợp giấy xác nhận chính thức của công ty với lời khai cá nhân có cam kết (statutory declaration) mô tả chi tiết nhiệm vụ, kèm bằng chứng phụ. Đây là cách được chấp nhận ở nhiều tổ chức thẩm định, nhưng thường không mạnh bằng thư đầy đủ của công ty.
Những tình huống khó và cách xử lý
Công ty đã giải thể. Dùng quá trình đóng bảo hiểm xã hội, chứng từ thuế, hợp đồng, sao kê lương và lời khai của người quản lý cũ có thông tin liên lạc. Có thể bổ sung giấy tờ về việc giải thể để giải thích vì sao không có thư của công ty.
Làm tự do hoặc tự kinh doanh. Cần bằng chứng hoạt động kinh doanh thật: đăng ký kinh doanh, hợp đồng với khách hàng, hoá đơn, chứng từ thuế, sao kê. Nhiều tổ chức thẩm định có yêu cầu riêng cho người tự kinh doanh, kể cả thư xác nhận từ kế toán hoặc khách hàng.
Làm cho doanh nghiệp gia đình. Kinh nghiệm này vẫn được tính nếu là việc làm thật, có lương, đủ giờ. Nhưng hồ sơ sẽ được đọc kỹ hơn, nên bằng chứng độc lập như bảo hiểm xã hội, thuế, sao kê ngân hàng càng quan trọng.
Lương trả bằng tiền mặt, không đóng bảo hiểm. Đây là tình huống khó nhất, vì thiếu bằng chứng độc lập. Có thể dùng các bằng chứng khác như hợp đồng, xác nhận của đồng nghiệp, sản phẩm công việc, nhưng nên chuẩn bị tâm lý phần kinh nghiệm này có thể không được tính đủ.
Làm hai việc bán thời gian cùng lúc. Mỗi việc phải đạt ít nhất 20 giờ mỗi tuần mới được tính là việc làm có tay nghề theo quy định chung; không cộng hai việc bán thời gian để đạt mốc. Kiểm quy định của tổ chức thẩm định bạn dùng.
Xác minh của Bộ Nội vụ và hậu quả của giấy tờ không thật
Bộ Nội vụ Úc có thể xác minh kinh nghiệm làm việc qua nhiều cách: gọi điện cho người ký thư, gửi email tới địa chỉ công ty, đối chiếu thông tin công khai về doanh nghiệp, hoặc nhờ cơ quan đại diện ở nước sở tại đến tận nơi. Với hồ sơ từ một số nước có tỷ lệ giấy tờ không thật cao, việc xác minh được thực hiện thường xuyên hơn.
Theo quy định về tính trung thực trong luật di trú Úc (thường được nhắc với tên PIC 4020), nếu phát hiện thông tin sai lệch hoặc giấy tờ không thật, hồ sơ có thể bị từ chối và người nộp có thể bị cấm nộp nhiều loại visa trong một số năm. Quy định này áp dụng dù giấy tờ do bạn hay do người khác (kể cả đại lý) chuẩn bị. Nói cách khác, "dịch vụ làm đẹp hồ sơ" không chuyển rủi ro sang người làm dịch vụ — bạn là người chịu.
Cách bảo vệ mình đơn giản: chỉ khai những gì có thật và chứng minh được; báo trước cho người ký thư rằng họ có thể được liên hệ; giữ bản gốc mọi giấy tờ; và nếu có gì không khớp, giải thích ngay trong hồ sơ thay vì chờ bị hỏi.
Rà hồ sơ kinh nghiệm trước khi nộp
Trước khi nộp thẩm định tay nghề hoặc khai điểm trong EOI, dành một buổi để rà từng giai đoạn làm việc theo danh sách dưới đây.
- Lập bảng thời gian: mỗi công việc, từ ngày, tới ngày, số giờ mỗi tuần, chức danh, có liên quan tới nghề thẩm định không.
- Đối chiếu bảng thời gian với quá trình bảo hiểm xã hội — các khoảng trống phải giải thích được.
- Đối chiếu chức danh, ngày tháng, mức lương giữa thư xác nhận, hợp đồng và bảng lương.
- Kiểm mốc kinh nghiệm được tính theo thư thẩm định, loại bỏ khoảng trước mốc.
- Tính số năm tới ngày dự kiến được mời, không phải tới ngày nộp EOI.
- Đọc lại bản dịch, kiểm tên riêng và chức danh dịch thống nhất trong mọi giấy tờ.
- Lưu bản gốc và bản scan màu có tên tệp rõ ràng.
Khai thấp còn hơn khai cao. Nếu không chắc một giai đoạn có được tính, có thể không khai điểm cho giai đoạn đó trong EOI: mất vài điểm vẫn tốt hơn bị từ chối vì khai sai điểm.
Một bộ giấy, hai lần đọc: thẩm định tay nghề và Bộ Nội vụ
Hồ sơ kinh nghiệm của bạn thường được đọc ít nhất hai lần. Lần đầu là tổ chức thẩm định tay nghề — ví dụ Engineers Australia cho kỹ sư, ACS cho công nghệ thông tin, VETASSESS cho nhiều nghề chuyên môn, CPA Australia hay CA ANZ cho kế toán. Họ đánh giá bạn có đạt tay nghề không, từ mốc nào, và giai đoạn nào được tính là việc làm có tay nghề. Lần thứ hai là Bộ Nội vụ khi xét visa, dựa trên kết quả thẩm định nhưng vẫn có quyền tự kiểm tra lại.
Vì vậy bộ giấy tờ nộp cho tổ chức thẩm định và bộ nộp cho Bộ Nội vụ phải thống nhất. Một người nộp thư xác nhận ghi chức danh "kỹ sư thiết kế" cho tổ chức thẩm định, rồi sau đó nộp hợp đồng ghi "nhân viên kỹ thuật" cho Bộ Nội vụ mà không giải thích, sẽ bị hỏi. Chức danh ở Việt Nam thường không khớp với tên nghề ở Úc; điều quan trọng là mô tả nhiệm vụ thật và giải thích nhất quán ở cả hai nơi.
Mỗi tổ chức thẩm định có yêu cầu riêng về hình thức thư xác nhận, số giờ, cách tính thời gian. Một số tổ chức như Engineers Australia đòi báo cáo năng lực (CDR) mô tả dự án bạn đã làm; một số đòi bằng chứng lương. Đọc hướng dẫn của đúng tổ chức cho nghề của bạn, vì yêu cầu của tổ chức này không áp dụng cho tổ chức khác.
Thời điểm cũng quan trọng: kết quả thẩm định có thời hạn hiệu lực, và kinh nghiệm phát sinh sau ngày thẩm định có thể chưa được tổ chức đó xác nhận. Nếu bạn khai thêm năm kinh nghiệm sau thẩm định để lấy điểm, hãy chuẩn bị bằng chứng cho giai đoạn đó với cùng mức chặt chẽ.
Câu hỏi thường gặp
Thực tập sau tốt nghiệp có được tính kinh nghiệm không?
Thường không, nếu là thực tập không lương hoặc thuộc chương trình học. Kinh nghiệm được tính phải là việc làm có trả lương, ít nhất 20 giờ mỗi tuần, đúng nghề và sau mốc đạt tay nghề theo tổ chức thẩm định. Thực tập có lương sau tốt nghiệp có thể được xét tuỳ trường hợp.
Không có sổ bảo hiểm xã hội thì có chứng minh được không?
Có thể, nhưng khó hơn. Bạn cần nhiều bằng chứng thay thế: hợp đồng, sao kê lương qua ngân hàng, chứng từ thuế, thư xác nhận chi tiết. Bảo hiểm xã hội là bằng chứng độc lập mạnh với hồ sơ người Việt, nên nếu có thì nên dùng. Thiếu thì phải giải thích lý do.
Thư xác nhận phải ký bởi giám đốc hay ai cũng được?
Người ký nên có thẩm quyền xác nhận và biết công việc của bạn, thường là quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự. Không cần là giám đốc. Quan trọng là người ký có thể trả lời nếu được liên hệ xác minh, nên ghi thông tin liên lạc thật và báo trước cho họ.
Tổ chức thẩm định tính kinh nghiệm khác với Bộ Nội vụ thì theo ai?
Khi khai điểm kinh nghiệm, nên bám theo kết luận của tổ chức thẩm định về mốc đạt tay nghề và giai đoạn được tính, vì Bộ Nội vụ thường dựa vào đó. Tuy nhiên Bộ Nội vụ có quyền tự đánh giá. Nếu có khác biệt, nên chọn cách tính thận trọng hơn.
Kinh nghiệm làm ở Úc khi đang du học có được tính không?
Kinh nghiệm làm ở Úc được tính nếu là việc làm có tay nghề theo đúng định nghĩa, đủ giờ và sau mốc đạt tay nghề. Việc làm thêm không liên quan nghề trong lúc du học thường không được tính. Kiểm kỹ quy định số giờ và mốc thời gian.