Người làm công ăn lương xin visa Canada có một bộ giấy tờ quen thuộc: hợp đồng lao động, xác nhận của công ty, đơn nghỉ phép được duyệt, sao kê lương. Người buôn bán ở chợ, chủ tiệm, chủ công ty nhỏ, người nhận việc tự do qua mạng hay người làm vườn thì không có bộ đó. Họ thường hỏi: "Không có hợp đồng thì lấy gì chứng minh công việc?" Đây là băn khoăn có thật, vì viên chức IRCC cần thấy bạn có một công việc ở Việt Nam đủ khiến bạn quay về.
Tin tốt là IRCC không đòi bạn phải là người làm công. Điều họ cần là bằng chứng về một hoạt động kinh tế thật, đều đặn, đang cần bạn ở Việt Nam. Bài này đi qua từng nhóm — chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp nhỏ, người làm tự do và làm cho khách nước ngoài, người làm nông và cho thuê tài sản — cùng những sai lầm dễ khiến hồ sơ kiểu này bị nghi ngờ.
Vì sao hồ sơ người tự làm chủ khó đọc hơn
Viên chức xét visa khách thăm đọc hàng chục hồ sơ mỗi ngày. Hồ sơ người làm công có cấu trúc dễ đoán: một bên thứ ba — công ty — xác nhận bạn đang làm và sẽ quay lại. Hồ sơ người tự làm chủ không có bên thứ ba đó. Mọi giấy tờ đều do chính bạn đứng tên, và viên chức phải tự ghép các mảnh để thấy bức tranh.
Có hai câu hỏi viên chức cần trả lời. Thứ nhất, hoạt động kinh doanh này có thật và đang chạy không, hay chỉ là một tờ giấy đăng ký? Thứ hai, nó có cần bạn ở Việt Nam không — tức là nếu bạn vắng ba tuần thì ai trông, và nếu bạn ở lại Canada thì bạn mất gì? Một tiệm tạp hoá có doanh thu đều, có người làm, có khách quen là một ràng buộc thật. Một giấy phép hộ kinh doanh đăng ký tháng trước không có sổ sách, không có thuế đã nộp thì không phải.
Vì vậy chiến lược của hồ sơ tự làm chủ là cho thấy dòng chảy theo thời gian: giấy đăng ký từ nhiều năm trước, thuế đã nộp qua nhiều kỳ, dòng tiền vào tài khoản đều đặn, hợp đồng với đối tác, mặt bằng đang thuê. Mỗi giấy tờ đơn lẻ đều yếu; ghép lại theo trục thời gian thì đủ mạnh.
Chủ hộ kinh doanh: buôn bán, tiệm nhỏ, dịch vụ
Hộ kinh doanh là nhóm đông nhất trong số người tự làm chủ xin visa thăm thân. Bộ giấy tờ nên có, tùy hoàn cảnh:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, càng lâu năm càng tốt; nếu đã thay đổi nội dung đăng ký, kèm các lần thay đổi.
- Chứng từ nộp thuế: thông báo thuế khoán, biên lai hoặc chứng từ nộp thuế điện tử qua nhiều kỳ. Đây là bằng chứng từ cơ quan nhà nước rằng hoạt động có thật.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ nhà nếu kinh doanh tại nhà mình.
- Sao kê tài khoản dùng cho kinh doanh: tiền khách chuyển khoản, tiền trả nhà cung cấp. Bán hàng thu tiền mặt nhiều thì sao kê sẽ mỏng; khi đó sổ sách và hoá đơn mua hàng của nhà cung cấp quan trọng hơn.
- Ảnh cửa hàng đang hoạt động, chụp tự nhiên — không phải bằng chứng chính, nhưng giúp viên chức hình dung.
- Giải thích ai trông coi khi bạn vắng: người nhà, nhân viên, hay đóng cửa tạm vài tuần.
Nếu cửa hàng đứng tên vợ hoặc chồng, giấy tờ vẫn có giá trị cho cả hai, nhưng cần giấy kết hôn và thư giải trình nói rõ cả hai cùng làm. Nhiều hồ sơ khai người chồng "kinh doanh tự do" mà giấy tờ đứng tên vợ, không giải thích, khiến viên chức không biết nối hai thứ đó với nhau.
Chủ doanh nghiệp nhỏ có công ty
Chủ công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần nhỏ có lợi thế hơn hộ kinh doanh vì giấy tờ có cấu trúc hơn. Bộ cơ bản gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ hoặc danh sách thành viên thể hiện bạn là chủ sở hữu hay người góp vốn, báo cáo tài chính năm gần nhất, tờ khai thuế, sao kê tài khoản công ty vài tháng gần đây. Nếu bạn vừa là chủ vừa nhận lương từ công ty, sao kê lương cá nhân cũng nên có.
Thư xác nhận công việc trong trường hợp này hơi kỳ: bạn tự ký xác nhận cho chính mình. Cách làm hợp lý hơn là viết một thư giới thiệu doanh nghiệp, nêu ngành nghề, số năm hoạt động, số nhân viên, vai trò của bạn, ai điều hành trong thời gian bạn vắng, và lý do chuyến đi rơi vào thời điểm này. Nếu công ty có phó giám đốc hoặc kế toán trưởng, thư phân công tạm thời công việc là một tài liệu tự nhiên và dễ tin.
Một điểm cần cẩn thận: báo cáo tài chính lỗ không làm hồ sơ hỏng, nhưng phải khớp với câu chuyện của bạn. Doanh nghiệp lỗ ba năm mà chủ khai thu nhập cá nhân cao, không có nguồn khác giải thích, sẽ bị hỏi. Hãy trình bày đúng: doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu tư, thu nhập cá nhân của bạn đến từ đâu, tài sản khác là gì.
Người làm tự do, làm online, nhận tiền từ khách nước ngoài
Hợp đồng và đơn đặt hàng. Người thiết kế, lập trình, dịch thuật, làm nội dung thường có hợp đồng với khách hàng hoặc đơn đặt hàng qua các nền tảng việc tự do. Gom các hợp đồng còn hiệu lực và những việc đã hoàn thành trong một đến hai năm gần đây.
Dòng tiền nhận được. Sao kê tài khoản cho thấy tiền về từ khách, kể cả ngoại tệ qua ngân hàng hoặc ví điện tử. Thu nhập không đều là bình thường với nghề tự do; trình bày một bảng tổng hợp thu nhập theo tháng trong thư giải trình giúp viên chức thấy trung bình thay vì chỉ thấy những tháng thấp.
Nghĩa vụ thuế. Người có thu nhập từ làm tự do có nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân ở Việt Nam. Chứng từ khai và nộp thuế, hoặc mã số thuế cá nhân kèm quyết toán, là bằng chứng từ cơ quan nhà nước giống như với hộ kinh doanh.
Vì sao công việc này cần bạn ở Việt Nam. Đây là điểm yếu tự nhiên của nghề làm online: viên chức có thể nghĩ bạn làm ở đâu cũng được, kể cả ở Canada. Ràng buộc của bạn khi đó phải đến từ chỗ khác — gia đình, nhà cửa, các dự án có cam kết gặp khách ở Việt Nam — và cần được nêu thẳng.
Không được làm việc khi ở Canada. Khách thăm không được làm việc cho chủ lao động ở Canada. Việc tiếp tục làm cho khách ở nước ngoài trong lúc đi du lịch là vùng xám tùy tình huống; đừng khai trong đơn rằng bạn sẽ "vừa đi chơi vừa làm việc" mà không hiểu quy định, và đọc hướng dẫn về hoạt động được phép của khách thăm trên canada.ca.
Người làm nông, cho thuê tài sản và người không đi làm
Ba nhóm này thường bị coi là "không có việc", nhưng thực tế có thể có ràng buộc kinh tế rõ. Bảng gợi ý giấy tờ theo từng nhóm.
| Nhóm | Giấy tờ chính | Điểm cần giải thích |
|---|---|---|
| Làm nông, làm vườn, nuôi trồng | Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thu mua với thương lái hoặc hợp tác xã, xác nhận của địa phương nếu cần | Mùa vụ: chuyến đi rơi vào lúc nông nhàn, ai trông vườn |
| Cho thuê nhà, mặt bằng | Giấy tờ sở hữu, hợp đồng thuê, chứng từ nộp thuế cho thuê, sao kê nhận tiền thuê | Thu nhập đều đặn và tài sản cần quản lý |
| Nội trợ, vợ hoặc chồng chu cấp | Giấy kết hôn, giấy tờ công việc và tài chính của người chu cấp | Gia đình, con cái ở Việt Nam; người chu cấp có đi cùng hay không |
| Đã nghỉ hưu | Quyết định nghỉ hưu, sao kê nhận lương hưu | Sức khoẻ, bảo hiểm du lịch, người thân ở Việt Nam |
Với người nội trợ, sai lầm hay gặp là để trống mục nghề nghiệp hoặc khai "không có". Khai đúng là nội trợ, rồi để giấy tờ của người chu cấp làm phần việc chứng minh tài chính. Viên chức không đánh giá thấp người nội trợ; họ chỉ cần thấy ai trả cho chuyến đi và ràng buộc ở đâu.
Sai lầm hay gặp ở hồ sơ tự làm chủ
Mua xác nhận công việc ở công ty quen. Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Một số người tự làm chủ nghĩ hồ sơ sẽ "đẹp" hơn nếu có xác nhận là nhân viên của một công ty quen, có đơn nghỉ phép. Nếu đó không phải công việc thật, đây là giấy tờ sai sự thật. IRCC có thể xác minh, kể cả gọi điện tới công ty; bị phát hiện thì hậu quả là bị coi khai sai, có thể bị cấm nộp hồ sơ vào Canada trong năm năm. Hồ sơ thật của một người buôn bán nhỏ luôn an toàn hơn hồ sơ giả của một nhân viên văn phòng.
Nạp tiền vào tài khoản sát ngày nộp. Hộ kinh doanh quen thu tiền mặt thường gom tiền gửi một lần trước khi xin visa. Sao kê có một khoản lớn không rõ nguồn khiến viên chức nghi ngờ, không khiến họ tin. Nếu thật sự có tiền mặt, gửi dần theo nếp kinh doanh và giải thích nguồn.
Đưa quá nhiều giấy tờ không sắp xếp. Hai trăm trang hoá đơn bán lẻ không giúp gì. Chọn lọc: giấy đăng ký, chứng từ thuế qua các kỳ, sao kê, hợp đồng chính, một thư giải trình nêu toàn cảnh trên một trang.
Khai thu nhập không khớp giữa các giấy tờ. Thu nhập khai trong đơn, con số trên chứng từ thuế và dòng tiền trong sao kê phải kể cùng một câu chuyện. Chênh lệch có lý do thì ghi rõ lý do.
Ví dụ giả định: hai chủ tiệm, hai cách chuẩn bị
Ví dụ giả định thứ nhất: chị Hoa bán tạp hoá ở Cần Thơ mười hai năm, muốn sang Edmonton ba tuần thăm em gái đã định cư. Lần đầu chị nộp giấy đăng ký hộ kinh doanh mới làm lại năm ngoái, sổ tiết kiệm mở hai tuần trước, không có thư giải trình. Viên chức thấy một hoạt động kinh doanh như mới bắt đầu và một khoản tiền như mới xuất hiện. Hồ sơ bị từ chối với lý do ràng buộc và tài chính.
Lần thứ hai, chị bổ sung giấy đăng ký hộ kinh doanh cũ trước lần đổi, chứng từ thuế khoán năm năm gần nhất, hợp đồng thuê ki-ốt, sao kê tài khoản nhận tiền khách chuyển khoản một năm, giấy xác nhận của hai nhà phân phối mà chị lấy hàng thường xuyên, và thư giải trình nêu chồng chị trông tiệm trong ba tuần, con trai đang học lớp mười một ở Cần Thơ. Sổ tiết kiệm vẫn được nộp nhưng kèm giải thích nguồn tiền là tiền bán hàng gom lại. Không có giấy tờ nào mới được tạo ra; chỉ là những thứ đã có được gom đủ và sắp xếp lại.
Ví dụ giả định thứ hai: anh Tuấn mở công ty thiết kế nội thất năm người ở Hà Nội, muốn đi Vancouver dự một hội chợ ngành. Anh nộp giấy đăng ký doanh nghiệp, báo cáo tài chính, thư mời của ban tổ chức hội chợ, xác nhận đăng ký tham dự, quyết định giao quyền điều hành tạm thời cho phó giám đốc. Hồ sơ của anh đọc như hồ sơ một người đi công tác — vì đúng là như vậy.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh nộp thuế khoán có đủ chứng minh công việc không?
Chứng từ thuế khoán qua nhiều kỳ là bằng chứng tốt vì do cơ quan thuế phát hành. Nên kèm thêm giấy đăng ký hộ kinh doanh, hợp đồng mặt bằng, sao kê hoặc hoá đơn mua hàng để viên chức thấy hoạt động có thật và đều đặn.
Làm freelancer nhận tiền qua ví điện tử nước ngoài có được không?
Được, miễn là bạn chứng minh được dòng tiền và nguồn gốc của nó. Kèm hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, lịch sử giao dịch và sao kê khi rút về ngân hàng Việt Nam, cùng chứng từ thuế thu nhập cá nhân nếu có.
Chủ doanh nghiệp tự ký thư xác nhận công việc cho mình có được không?
Có thể, nhưng thư tự xác nhận ít trọng lượng. Nên thay bằng thư giới thiệu doanh nghiệp, kèm giấy đăng ký, báo cáo tài chính, tờ khai thuế và văn bản phân công người điều hành trong thời gian bạn vắng mặt.
Thu nhập không đều theo tháng có bị đánh giá thấp không?
Không hẳn. Thu nhập không đều là đặc điểm bình thường của kinh doanh và làm tự do. Một bảng tổng hợp thu nhập mười hai tháng trong thư giải trình giúp viên chức thấy mức trung bình và xu hướng thay vì chỉ thấy những tháng thấp.
Có nên nhờ công ty người quen xác nhận là nhân viên cho dễ đậu không?
Không. Xác nhận công việc không có thật là giấy tờ sai sự thật. Nếu IRCC phát hiện, bạn có thể bị coi là khai sai và bị cấm nộp hồ sơ vào Canada trong năm năm. Hồ sơ thật của người tự làm chủ luôn an toàn hơn.