Phần lớn người Việt xin visa khách thăm Canada hiện nộp hoàn toàn trực tuyến qua hệ thống của Bộ Di trú, Tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC). Không còn cảnh xếp hàng nộp bộ hồ sơ giấy, nhưng đổi lại mọi thứ phụ thuộc vào những gì bạn gõ vào từng ô và những tệp bạn tải lên. Viên chức xét hồ sơ không gặp bạn; họ chỉ đọc đơn và giấy tờ. Một ô khai lệch với giấy tờ, một khoảng trống thời gian không giải thích, một lần bị từ chối visa nước khác bị bỏ sót đều có thể thành lý do từ chối, có khi nặng hơn là bị coi là khai sai.
Bài này đi theo đúng thứ tự bạn sẽ gặp khi ngồi khai: chuẩn bị gì trước khi mở đơn, những mục người Việt hay khai sai nhất, mẫu thông tin gia đình, cách gom và đặt tên tệp, khai cho cả nhà, và chuyện gì xảy ra sau khi bấm nộp. Giao diện hệ thống IRCC thay đổi theo từng giai đoạn — tên nút, thứ tự câu hỏi có thể khác — nên hãy đọc bài như nguyên lý và đối chiếu với hướng dẫn hiện hành trên canada.ca.
Nộp trực tuyến hay nộp giấy, và tài khoản nào
Với visa khách thăm (thường gọi TRV) nộp từ ngoài Canada, IRCC yêu cầu phần lớn người nộp làm trực tuyến. Nộp giấy chỉ dành cho một số trường hợp được phép, chẳng hạn người khuyết tật không thể dùng hệ thống trực tuyến, và phải theo đúng hướng dẫn riêng. Nếu ai đó bảo bạn "nộp giấy cho chắc", hãy hỏi lại căn cứ — nộp sai kênh có thể bị trả hồ sơ.
Hệ thống của IRCC có hai lối vào đã tồn tại song song qua nhiều năm: tài khoản IRCC (đăng nhập bằng GCKey hoặc đối tác ngân hàng) và Cổng IRCC dành cho một số loại hồ sơ. Loại visa khách thăm được đặt ở lối nào tùy giai đoạn, nên trước khi tạo tài khoản, hãy vào trang xin visa khách thăm trên canada.ca và đi theo nút mà trang đó chỉ. Đừng theo hướng dẫn cũ trên mạng chỉ vì có ảnh chụp màn hình.
Một nguyên tắc quan trọng: dùng email của chính bạn và tự giữ mật khẩu. Mọi thư từ IRCC — thư hướng dẫn sinh trắc học, yêu cầu bổ sung, yêu cầu gửi hộ chiếu, quyết định — đều đến qua tài khoản và email gắn với tài khoản. Nhiều người nhờ người quen tạo hộ rồi mất liên lạc, đến lúc cần đọc thư thì không đăng nhập được. Nếu có người giúp, bạn vẫn nên ngồi cùng và biết tài khoản nằm ở đâu.
Chuẩn bị trước khi mở đơn
Đơn trực tuyến cho lưu nháp, nhưng mỗi lần dừng giữa chừng để đi tìm thông tin là một lần dễ gõ vội. Gom đủ những thứ sau rồi mới ngồi khai:
- Hộ chiếu còn hạn: số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn, nơi cấp. Nếu vừa đổi hộ chiếu, chuẩn bị cả số hộ chiếu cũ để khai lịch sử đi lại.
- Lịch sử học tập và việc làm trong khoảng mười năm gần nhất, theo từng tháng: nơi học, nơi làm, chức danh, thành phố. Ghi cả những giai đoạn không đi làm.
- Lịch sử đi lại và cư trú: các nước đã đến, thời gian, mục đích. Lật từng trang hộ chiếu cũ và mới để đối chiếu dấu xuất nhập cảnh.
- Các lần bị từ chối visa hoặc từ chối nhập cảnh ở bất kỳ nước nào, kể cả Mỹ, Úc, Hàn Quốc, Nhật Bản, khu vực Schengen, kèm năm và loại visa.
- Thông tin gia đình: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, nghề nghiệp của vợ hoặc chồng, cha mẹ, tất cả các con; với người đã mất thì ghi năm mất.
- Chi tiết chuyến đi: ngày đi dự kiến, ngày về, người mời và địa chỉ ở Canada, số tiền dự kiến chi tiêu.
- Bản quét giấy tờ đã dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Pháp những thứ đang bằng tiếng Việt.
Bước đối chiếu hộ chiếu cũ thường bị bỏ qua nhất. Một chuyến đi Thái Lan năm năm trước không ảnh hưởng gì nếu khai đúng, nhưng nếu không khai mà viên chức thấy dấu trong bản quét hộ chiếu, câu hỏi đặt ra sẽ là vì sao bạn bỏ sót.
Những mục người Việt hay khai sai
Bảng dưới gom các lỗi gặp nhiều khi khai đơn khách thăm. Phần lớn không phải cố ý mà do hiểu sai câu hỏi.
| Mục | Sai hay gặp | Cách khai đúng |
|---|---|---|
| Họ và tên | Đảo thứ tự họ – tên, bỏ tên đệm, hoặc thêm dấu tiếng Việt không có trong hộ chiếu | Chép đúng như trang thông tin hộ chiếu, đúng ô họ và ô tên |
| Tên khác đã dùng | Bỏ trống dù từng đổi tên, có tên thánh, tên khai sinh khác hoặc tên tiếng Anh dùng ở nơi làm | Khai mọi tên đã dùng trên giấy tờ chính thức |
| Tình trạng hôn nhân | Chọn "độc thân" khi đang sống chung như vợ chồng nhiều năm | Đọc định nghĩa sống chung của IRCC, khai đúng hoàn cảnh thực tế |
| Từ chối visa trước đây | Chỉ nghĩ tới Canada, bỏ qua lần trượt visa Mỹ hay Hàn Quốc | Câu hỏi hỏi về mọi nước — khai hết, kèm năm |
| Lịch sử việc làm | Để khoảng trống vài tháng giữa hai công việc | Ghi rõ giai đoạn đó: thất nghiệp, nội trợ, tự kinh doanh, đi học |
| Số tiền mang theo | Ghi con số lớn để "cho đẹp", không khớp sao kê | Ghi số tiền dự kiến chi cho chuyến đi, khớp với giấy tờ tài chính |
Nguyên tắc chung: khi không chắc một câu hỏi muốn gì, chọn cách khai đầy đủ hơn và giải thích thêm trong thư giải trình. Khai thiếu bị coi nặng hơn nhiều so với khai thừa một chi tiết không cần.
Mẫu thông tin gia đình và chuyện nhất quán giữa các lần nộp
Ngoài đơn chính, hồ sơ khách thăm thường cần mẫu thông tin gia đình (IMM 5645). Đây là nơi nhiều người khai ẩu nhất vì nghĩ nó chỉ là thủ tục. Thực tế viên chức dùng mẫu này để hiểu ràng buộc gia đình của bạn ở Việt Nam và để đối chiếu với các hồ sơ khác trong hệ thống.
Hãy liệt kê tất cả các con, kể cả con đã trưởng thành, con riêng, con nuôi, con đang ở nước ngoài. Ghi cha mẹ dù đã mất, kèm năm mất và nơi mất. Vợ hoặc chồng cũ thường không nằm trong mẫu này nhưng có thể xuất hiện ở câu hỏi về tình trạng hôn nhân trước đây trong đơn chính — khai đúng.
Chuyện nhất quán quan trọng hơn bạn nghĩ. Nếu năm năm trước con bạn xin du học Canada và khai cha làm nghề A, mẹ làm nghề B, rồi nay cha mẹ xin visa thăm con và khai nghề khác mà không giải thích, hệ thống sẽ cho thấy độ vênh. Thay đổi nghề nghiệp, chuyển chỗ ở là bình thường; điều cần là khai đúng hiện tại và nói rõ sự thay đổi trong thư giải trình.
Ví dụ giả định: bà Lan năm 2022 đi thăm con theo visa Canada và khai mình đang buôn bán ở chợ. Năm 2026 bà đã nghỉ, sống bằng tiền cho thuê ki-ốt. Lần này bà nên khai đúng là đã nghỉ, nguồn sống từ cho thuê, kèm hợp đồng thuê, thay vì giữ nguyên câu trả lời cũ cho "khớp".
Tải giấy tờ lên: gom, đặt tên và dịch
Mỗi ô một loại giấy tờ. Hệ thống chia ô theo danh mục: hộ chiếu, ảnh, tài chính, mục đích chuyến đi, giấy tờ khác. Mỗi ô thường chỉ nhận một tệp, nên bạn phải gộp nhiều trang thành một PDF. Ví dụ ô tài chính có thể gồm sao kê ngân hàng, sổ tiết kiệm, giấy xác nhận lương ghép theo thứ tự hợp lý.
Đặt tên tệp để người đọc hiểu ngay. Tên kiểu "SaoKe_Vietcombank_6thang_NguyenVanA.pdf" giúp chính bạn kiểm lại và giúp viên chức hiểu tệp chứa gì. Tên "scan001.pdf" không sai, nhưng khi có mười tệp, bạn sẽ không biết mình đã tải nhầm hay chưa.
Quét rõ, đúng chiều, dung lượng vừa phải. Hệ thống có giới hạn dung lượng và định dạng cho từng tệp; vượt thì không tải được. Quét ở độ phân giải đọc rõ chữ, xoay đúng chiều, cắt bỏ mép thừa. Ảnh chụp điện thoại nghiêng, mờ, bóng đèn chói là lý do phổ biến khiến giấy tờ vô dụng.
Dịch kèm bản gốc. Giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp cần bản dịch kèm bản gốc trong cùng tệp, theo yêu cầu dịch thuật hiện hành của IRCC. Sắp bản gốc trước, bản dịch ngay sau từng trang để dễ đối chiếu.
Ô "giấy tờ khác" không phải chỗ đổ mọi thứ. Đặt thư giải trình, lịch trình, giấy tờ bổ sung vào đây có chọn lọc. Hồ sơ dày không làm viên chức tin hơn; hồ sơ dễ đọc thì có.
Khai cho cả gia đình và khi có người giúp
Mỗi người trong gia đình, kể cả trẻ em, cần một đơn riêng. Hệ thống thường cho phép nộp các đơn của một gia đình cùng lúc để được xét cùng nhau và để áp mức lệ phí trần cho gia đình nếu có. Mức lệ phí visa khách thăm và lệ phí sinh trắc học do IRCC công bố và có thể điều chỉnh — kiểm bảng lệ phí trên canada.ca trước khi thanh toán, đừng dựa vào con số người quen nói.
Với trẻ chưa đủ tuổi tự ký, cha hoặc mẹ ký thay theo đúng hướng dẫn. Thông tin của các thành viên phải khớp nhau: địa chỉ chung, ngày cưới của cha mẹ, danh sách con trong mẫu gia đình của từng người. Lệch giữa hai đơn trong cùng một gia đình là lỗi rất dễ thấy.
Nếu có người giúp khai, dù là người thân hay người nhận tiền, IRCC phân biệt rõ: người đại diện phải được khai bằng mẫu chỉ định người đại diện, và người nhận tiền đại diện phải thuộc nhóm được phép theo luật Canada. Người giúp không được khai thay rồi để bạn ký mà không đọc. Chữ ký điện tử của bạn là lời xác nhận mọi thông tin đúng; nếu có thông tin sai, người chịu hậu quả là bạn, không phải người khai hộ. Trường hợp khai sai bị coi là trình bày sai sự thật, hậu quả có thể là bị cấm nộp hồ sơ vào Canada trong năm năm.
Sau khi bấm nộp: những gì sẽ đến
Bấm nộp và trả lệ phí chưa phải là xong. Thông thường các bước tiếp theo diễn ra như sau:
- Bạn nhận xác nhận đã nộp trong tài khoản. Lưu lại số hồ sơ.
- Trong vài ngày, nếu cần sinh trắc học, thư hướng dẫn sinh trắc học xuất hiện trong tài khoản. Thư này có thời hạn để đi lấy vân tay và ảnh, thường khoảng 30 ngày — đọc đúng hạn ghi trong thư.
- Bạn đặt lịch và đến Trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực ở Hà Nội hoặc TP.HCM để lấy sinh trắc học, mang theo thư và hộ chiếu. Người đã lấy sinh trắc học cho Canada trong thời gian còn hiệu lực có thể được miễn lấy lại.
- Hồ sơ bước vào giai đoạn xét. Có thể có yêu cầu bổ sung giấy tờ; trả lời đúng hạn, qua đúng kênh trong tài khoản.
- Nếu được chấp thuận, bạn nhận thư yêu cầu gửi hộ chiếu để dán visa; nếu bị từ chối, thư từ chối nêu lý do.
Trong suốt thời gian chờ, đừng tạo đơn mới cho cùng chuyến đi chỉ vì sốt ruột. Hai đơn song song làm hồ sơ rối, và đơn thứ hai không chạy nhanh hơn đơn thứ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Có thể sửa đơn sau khi đã nộp không?
Sau khi nộp, đơn không sửa trực tiếp được. Nếu phát hiện sai sót, bạn báo cho IRCC qua mẫu liên hệ trực tuyến, nêu rõ mục sai và thông tin đúng, kèm giấy tờ chứng minh nếu có. Báo sớm trước khi có quyết định tốt hơn nhiều so với để viên chức tự phát hiện.
Từng bị từ chối visa Mỹ nhiều năm trước có phải khai không?
Có. Câu hỏi trong đơn hỏi về việc bị từ chối visa hoặc từ chối nhập cảnh ở bất kỳ nước nào, không giới hạn số năm theo cách nhiều người nghĩ. Khai đúng và giải thích ngắn hoàn cảnh lần đó; giấu đi mới là rủi ro lớn.
Ảnh thẻ cho đơn trực tuyến cần chuẩn gì?
Ảnh tải lên phải theo quy cách ảnh của IRCC: nền sáng trơn, mặt nhìn thẳng, không đeo kính râm, chụp gần đây. Ảnh dùng cho hộ chiếu Việt Nam có thể chưa đúng tỉ lệ; kiểm lại quy cách trên canada.ca và chụp riêng nếu cần.
Có nên nhờ người khác khai đơn hộ không?
Bạn có thể nhờ giúp, nhưng phải tự đọc lại từng câu trước khi ký vì chữ ký là lời xác nhận của bạn. Nếu người giúp nhận tiền, họ phải thuộc nhóm đại diện được phép theo luật Canada và được khai trong mẫu chỉ định người đại diện.
Giấy tờ tiếng Việt có bắt buộc dịch công chứng không?
IRCC yêu cầu giấy tờ không bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp phải kèm bản dịch và bản gốc, theo quy định dịch thuật hiện hành. Quy định cụ thể về người dịch và xác nhận có thể thay đổi, nên đọc mục hướng dẫn dịch thuật trên canada.ca trước khi đi dịch.