Khi tài khoản IRCC báo thư yêu cầu gửi hộ chiếu, phần lớn người xin visa thở phào: hồ sơ đã được chấp thuận về nguyên tắc. Nhưng đây chưa phải visa. Visa Canada là một tem dán vào hộ chiếu, và chỉ có giá trị khi tem đó đã được in đúng thông tin và dán vào đúng cuốn hộ chiếu bạn sẽ mang theo. Giữa lúc nhận thư và lúc cầm hộ chiếu có tem trong tay còn một chặng nhỏ, đủ để gây rắc rối nếu làm vội.
Bài này đi qua chặng đó: thư yêu cầu hộ chiếu nói gì, các cách gửi hộ chiếu từ Việt Nam, cần chuẩn bị gì, khi nhận lại phải kiểm những dòng nào trên tem visa, và cách xử lý các tình huống khó như hộ chiếu sắp hết hạn, cần hộ chiếu để đi nước khác, hay mất hộ chiếu khi visa còn hạn. Quy trình cụ thể và phí dịch vụ của trung tâm tiếp nhận có thể đổi; đọc kỹ chính thư của IRCC và trang của trung tâm trước khi đi.
Thư yêu cầu hộ chiếu nói gì và chưa nói gì
Thư yêu cầu hộ chiếu cho biết viên chức đã quyết định cấp visa và cần hộ chiếu để in, dán tem. Thư thường nêu cách nộp, nơi nộp, giấy tờ đi kèm và một thời hạn để bạn gửi hộ chiếu. Hãy đọc thời hạn đó ngay khi nhận thư; để quá hạn có thể khiến hồ sơ bị đóng và bạn phải nộp lại từ đầu.
Điều thư chưa nói là thời hạn visa sẽ dài bao lâu và cho mấy lần nhập cảnh. Những thông tin này chỉ hiện trên tem visa. Theo nguyên lý của IRCC, visa khách thăm thường là loại nhiều lần và có thể có thời hạn tới mười năm, nhưng không vượt quá thời hạn hộ chiếu — thường ngắn hơn hạn hộ chiếu một khoảng. Viên chức vẫn có quyền cấp visa một lần hoặc thời hạn ngắn hơn tùy hồ sơ.
Cũng cần nhớ: thư yêu cầu hộ chiếu không phải giấy phép nhập cảnh và không thay thế visa. Bạn không thể in thư ra rồi mang theo để lên máy bay. Hãng hàng không sẽ kiểm tem visa trong hộ chiếu trước khi cho bạn làm thủ tục.
Các cách gửi hộ chiếu từ Việt Nam
Mang trực tiếp tới trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực. Canada có trung tâm tiếp nhận hồ sơ thị thực (VAC) ở Hà Nội và TP.HCM, là nơi bạn đã lấy sinh trắc học. Bạn mang hộ chiếu, thư yêu cầu và các mẫu theo hướng dẫn của trung tâm tới nộp. Đây là cách nhiều người chọn vì có biên nhận và hỏi được nếu thiếu gì.
Gửi qua dịch vụ chuyển phát của trung tâm. Nếu ở xa hai thành phố lớn, bạn có thể dùng dịch vụ gửi và nhận chuyển phát mà trung tâm cung cấp, theo hướng dẫn trên trang của trung tâm. Dịch vụ này có phí riêng và cần đóng gói, khai thông tin đúng mẫu.
Nhận lại tại trung tâm hoặc qua chuyển phát. Khi hộ chiếu được dán visa và trả về, bạn chọn đến lấy hoặc nhận tại nhà. Nếu nhờ người khác lấy hộ, cần giấy ủy quyền theo đúng yêu cầu của trung tâm.
Phí dịch vụ không phải lệ phí visa. Phí của trung tâm cho việc nhận, chuyển hộ chiếu là phí dịch vụ của bên vận hành, khác với lệ phí visa và sinh trắc học bạn đã trả cho IRCC. Mức phí đăng trên trang trung tâm; không có khoản "lệ phí dán visa" nào phải trả thêm cho cán bộ hay người trung gian.
Chuẩn bị trước khi gửi
Trước khi đưa hộ chiếu đi, dành mười phút kiểm những điểm sau, vì một khi hộ chiếu đã nằm ở văn phòng thị thực, sửa sai sẽ chậm hơn nhiều:
- Hộ chiếu đúng cuốn đã khai trong đơn. Nếu bạn đã đổi hộ chiếu sau khi nộp, phải báo IRCC trước và làm theo hướng dẫn họ trả lời.
- Thời hạn hộ chiếu còn đủ dài. Visa không vượt quá hạn hộ chiếu, nên hộ chiếu chỉ còn một năm thì visa tối đa cũng chỉ quanh mức đó.
- Còn trang trống để dán tem visa.
- Bản in thư yêu cầu hộ chiếu và các mẫu đi kèm theo đúng yêu cầu của trung tâm.
- Hộ chiếu của tất cả thành viên gia đình có thư yêu cầu, để gửi cùng một lượt nếu được.
- Bản sao trang thông tin hộ chiếu giữ lại ở nhà, phòng khi thất lạc.
- Lịch trình sắp tới: chắc rằng bạn không cần hộ chiếu cho chuyến đi nào khác trong khoảng thời gian hộ chiếu nằm ở văn phòng thị thực.
Nếu hộ chiếu còn dưới vài năm và bạn định đi Canada nhiều lần, cân nhắc đổi hộ chiếu mới trước khi nộp đơn visa ngay từ đầu. Đổi sau khi nhận thư yêu cầu vẫn làm được nhưng thêm bước báo IRCC và chờ phản hồi.
Khi nhận lại: kiểm những dòng nào trên tem visa
Ngay khi cầm hộ chiếu, mở trang có tem và đối chiếu với trang thông tin hộ chiếu. Sai sót in ấn hiếm nhưng có xảy ra, và phát hiện ở sân bay thì đã muộn.
| Dòng trên tem | Kiểm gì | Nếu sai |
|---|---|---|
| Họ tên | Khớp từng chữ với hộ chiếu, đúng thứ tự họ và tên | Báo IRCC ngay, đừng tự sửa hay dán đè |
| Ngày sinh, giới tính | Khớp hộ chiếu | Báo IRCC, kèm bản quét hộ chiếu |
| Số hộ chiếu | Khớp đúng cuốn hộ chiếu đang dán tem | Visa không dùng được nếu số sai — báo ngay |
| Loại visa | Visa khách thăm | Báo nếu loại không đúng hồ sơ |
| Số lần nhập cảnh | Nhiều lần hoặc một lần | Không phải lỗi in — đây là quyết định của viên chức |
| Ngày hết hạn | Thời hạn visa | Không phải lỗi in nếu ngắn hơn mong đợi |
Ngày hết hạn trên tem là hạn cuối bạn được dùng visa để vào Canada, không phải thời gian bạn được ở lại. Thời gian lưu trú do nhân viên biên phòng quyết định khi bạn nhập cảnh, thường tối đa sáu tháng cho mỗi lần nếu không ghi khác.
Đổi hộ chiếu, mất hộ chiếu khi visa còn hạn
Đây là tình huống người có visa Canada mười năm hay gặp: hộ chiếu hết hạn hoặc hết trang trước visa. Khác với một số nước cho phép mang hai cuốn hộ chiếu, cũ có visa và mới, theo hướng dẫn của IRCC thì visa Canada gắn với hộ chiếu mang tem và không còn dùng được khi hộ chiếu đó hết hạn. Khi đổi hộ chiếu, bạn thường phải xin visa mới cho hộ chiếu mới. Kiểm lại hướng dẫn hiện hành trên canada.ca vì quy định có thể được điều chỉnh.
Điều này có hệ quả thực tế cho người lên kế hoạch: nếu bạn được cấp visa đến năm 2034 nhưng hộ chiếu hết hạn năm 2030, visa thực chất chỉ dùng được đến khoảng năm 2030 — và thường tem đã được in ngắn hơn hạn hộ chiếu. Đổi hộ chiếu trước khi xin visa là cách để tận dụng thời hạn dài.
Nếu mất hộ chiếu có visa khi đang ở Việt Nam, bạn báo mất theo thủ tục của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, làm hộ chiếu mới rồi xin visa mới; trong đơn mới, khai rõ việc mất hộ chiếu cũ có visa. Nếu mất khi đang ở Canada, liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam tại Canada để làm giấy tờ về nước, và báo cho IRCC theo hướng dẫn. Lịch sử tuân thủ tốt ở visa cũ vẫn là điểm có lợi cho đơn mới.
Tình huống khó và sai lầm hay gặp
Cần hộ chiếu để đi nước khác trong lúc chờ. Ví dụ giả định: chị Thu nhận thư yêu cầu hộ chiếu đúng lúc công ty cử đi Singapore hai tuần. Chị có hai lựa chọn: đi Singapore trước rồi gửi hộ chiếu sau, miễn là vẫn trong thời hạn thư cho phép; hoặc gửi ngay và hoãn chuyến công tác. Lấy hộ chiếu ra giữa chừng khi đã gửi tới văn phòng thị thực thường phức tạp và không chắc làm được nhanh. Đọc thời hạn trong thư rồi mới quyết.
Gửi nhầm hộ chiếu. Gia đình có nhiều cuốn hộ chiếu, đặc biệt khi con nhỏ vừa đổi hộ chiếu, dễ gửi nhầm cuốn cũ. Visa dán vào cuốn không đúng số đã khai sẽ phải xử lý lại.
Đặt vé bay sát ngày nhận hộ chiếu. Thời gian dán visa và trả hộ chiếu thường ngắn, nhưng có lúc chậm vì cao điểm hoặc vận chuyển. Để biên độ ít nhất vài ngày tới một tuần.
Nghĩ rằng visa ngắn hơn mong đợi là "bị đánh giá xấu". Viên chức có thể cấp ngắn vì hộ chiếu sắp hết hạn, vì mục đích chuyến đi cụ thể, hoặc vì lý do khác. Một visa một lần dùng đúng và về đúng hẹn là lịch sử tốt cho lần xin sau.
Nhờ người lạ nhận hộ chiếu hộ. Hộ chiếu có visa là giấy tờ có giá trị trên thị trường đen. Chỉ ủy quyền cho người bạn tin cậy, theo đúng mẫu của trung tâm.
Gửi hộ chiếu cho cả gia đình, trẻ em và người lớn tuổi ở tỉnh
Khi cả nhà cùng nhận thư yêu cầu hộ chiếu, gửi chung một lượt giúp các cuốn hộ chiếu đi và về cùng nhau, dễ theo dõi. Mỗi người vẫn cần đúng giấy tờ theo thư của riêng mình; thư của người này không thay cho người kia. Trước khi niêm phong, đếm lại số hộ chiếu, đối chiếu họ tên trên từng thư với từng cuốn. Nếu một thành viên chưa có thư vì hồ sơ còn đang xét, đừng gửi kèm hộ chiếu của người đó "cho tiện" — văn phòng thị thực không có lệnh dán visa cho người chưa được chấp thuận.
Với trẻ em, cha hoặc mẹ đứng tên nộp và ký các mẫu thay. Hộ chiếu trẻ em ở Việt Nam có thời hạn ngắn hơn hộ chiếu người lớn, nên visa của con thường ngắn hơn visa của cha mẹ dù cùng một lượt xét. Đây không phải dấu hiệu đánh giá khác, chỉ là giới hạn theo hạn hộ chiếu.
Người lớn tuổi sống ở tỉnh xa Hà Nội và TP.HCM thường chọn gửi chuyển phát thay vì đi lại hai lần. Nếu chọn cách này, nhờ con cháu kiểm lại nội dung bì thư, ghi số điện thoại người nhận trong nước đúng mẫu của trung tâm, và giữ mã vận đơn. Khi hộ chiếu về, người nhận phải là chính chủ hoặc người được ủy quyền đúng mẫu; nhiều cụ để hàng xóm ký nhận hộ, rồi hộ chiếu nằm ở nhà người khác mấy ngày mà không ai hay.
Câu hỏi thường gặp
Nhận thư yêu cầu hộ chiếu có chắc chắn được cấp visa không?
Thư yêu cầu hộ chiếu cho biết hồ sơ đã được chấp thuận về nguyên tắc và rất hiếm khi có thay đổi sau bước này. Tuy vậy visa chỉ tồn tại khi tem đã được dán vào hộ chiếu, nên đừng coi thư là visa và đừng dùng nó để lên máy bay.
Có thể dùng visa Canada trong hộ chiếu cũ đã hết hạn kèm hộ chiếu mới không?
Theo hướng dẫn hiện hành của IRCC, visa Canada không còn dùng được khi hộ chiếu mang tem đã hết hạn, và bạn thường cần xin visa mới cho hộ chiếu mới. Quy định có thể được điều chỉnh, nên kiểm lại trên canada.ca trước khi lên kế hoạch.
Visa ghi hạn mười năm thì được ở Canada mười năm à?
Không. Thời hạn visa là khoảng thời gian bạn được dùng visa để nhập cảnh. Mỗi lần vào Canada, nhân viên biên phòng quyết định bạn được ở bao lâu, thường tối đa sáu tháng nếu không ghi khác.
Tem visa in sai tên thì làm gì?
Đừng tự sửa, dán đè hay mang đi dùng. Báo ngay cho IRCC qua mẫu liên hệ trực tuyến, kèm bản quét trang thông tin hộ chiếu và trang tem visa, rồi làm theo hướng dẫn họ trả lời để in lại tem.
Phí ở trung tâm tiếp nhận có phải lệ phí của chính phủ Canada không?
Phí nhận, chuyển và trả hộ chiếu ở trung tâm tiếp nhận là phí dịch vụ của bên vận hành trung tâm, khác với lệ phí visa và sinh trắc học trả cho IRCC. Mức phí được đăng công khai trên trang của trung tâm.