Phần lớn hồ sơ visa khách thăm Canada được quyết định chỉ dựa trên giấy tờ, không có phỏng vấn. Viên chức IRCC chỉ mời phỏng vấn khi cần làm rõ điều giấy tờ không trả lời được, và việc này tương đối hiếm với hồ sơ du lịch, thăm thân. Thường gặp hơn phỏng vấn là các bước xác minh: yêu cầu bổ sung giấy tờ qua tài khoản, cuộc gọi kiểm tra tới nơi làm việc, hoặc thư công bằng thủ tục khi viên chức có lo ngại.
Vì không có phỏng vấn, nhiều người lơ là khi điền đơn và chuẩn bị giấy tờ, nghĩ rằng "có gì thì giải thích sau". Thực tế ngược lại: với Canada, bạn thường không có cơ hội giải thích sau. Bài này nói rõ các hình thức tiếp xúc với IRCC trong lúc xét hồ sơ, cách trả lời từng loại, và cách nhận ra kẻ giả danh IRCC đang nhắm vào người vừa nộp đơn.
Vì sao Canada ít phỏng vấn hơn Mỹ
Hệ thống visa Mỹ đặt phỏng vấn trực tiếp ở trung tâm: phần lớn người Việt xin visa du lịch Mỹ phải gặp viên chức lãnh sự tại Hà Nội hoặc TP.HCM, trừ các diện được miễn. Canada chọn mô hình khác. Hồ sơ được nộp trực tuyến, đi qua hệ thống xử lý của IRCC và có thể do viên chức ở một văn phòng bất kỳ trong mạng lưới xét, không nhất thiết ở Việt Nam. Viên chức đọc đơn, giấy tờ, lịch sử hồ sơ và quyết định.
Hệ quả trực tiếp là chất lượng bộ hồ sơ quyết định gần như toàn bộ. Một người nói tiếng Anh tốt, tự tin, ứng xử khéo, có thể đậu phỏng vấn Mỹ nhờ trình bày rõ ràng. Với Canada, lợi thế đó không có chỗ thể hiện, trừ khi được gọi phỏng vấn. Ngược lại, người ngại nói nhưng giấy tờ ngăn nắp, nhất quán, có thư giải trình tốt thì không bị bất lợi.
Việc ít phỏng vấn cũng có nghĩa là viên chức không hỏi lại khi thấy điểm mơ hồ; họ thường quyết định với những gì đang có. Một khoảng trống trong lịch sử làm việc, một khoản tiền lớn không rõ nguồn, một mục đích chuyến đi viết chung chung đều có thể dẫn tới từ chối mà bạn không được hỏi câu nào.
Các hình thức IRCC liên hệ trong lúc xét hồ sơ
Dưới đây là những gì bạn có thể gặp sau khi nộp đơn. Thứ tự từ thường gặp tới ít gặp với hồ sơ khách thăm.
| Hình thức | Bạn nhận qua đâu | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Thư hướng dẫn sinh trắc học | Tài khoản IRCC, ngay sau khi nộp | Đặt lịch và lấy vân tay, ảnh trong thời hạn ghi trên thư |
| Yêu cầu bổ sung giấy tờ | Tài khoản IRCC, thư trong mục tin nhắn | Tải lên đúng giấy tờ được yêu cầu trước hạn; hỏi lại qua biểu mẫu web nếu không rõ |
| Yêu cầu khám sức khoẻ | Tài khoản IRCC | Khám tại bác sĩ được IRCC chỉ định, thường với chuyến ở dài |
| Cuộc gọi hoặc email xác minh tới nơi làm việc, ngân hàng | Đơn vị của bạn nhận, bạn có thể không biết | Báo trước cho bộ phận nhân sự là có thể có người hỏi về bạn |
| Thư công bằng thủ tục | Tài khoản IRCC | Trả lời bằng văn bản có giấy tờ, trước hạn, đi thẳng vào lo ngại được nêu |
| Mời phỏng vấn | Tài khoản IRCC hoặc email từ địa chỉ chính thức | Xác nhận lịch, chuẩn bị bản gốc giấy tờ, xin phiên dịch nếu cần |
Mọi liên hệ chính thức về hồ sơ đều xuất hiện trong tài khoản IRCC của bạn hoặc tới từ địa chỉ có tên miền của Chính phủ Canada. Một liên hệ chỉ đến qua điện thoại, không có dấu vết nào trong tài khoản, đáng để nghi ngờ.
Khi nào viên chức có thể mời phỏng vấn
Mâu thuẫn không giải được bằng giấy tờ. Ví dụ quan hệ với người mời ở Canada không rõ ràng, chức danh công việc khó tin so với thu nhập, hoặc mục đích chuyến đi khác nhau giữa đơn và thư mời. Viên chức có thể muốn hỏi trực tiếp thay vì từ chối ngay.
Nghi ngờ về tính xác thực. Khi giấy tờ có dấu hiệu bất thường, phỏng vấn giúp viên chức kiểm người nộp có thật sự biết nội dung giấy tờ của mình không.
Hồ sơ có yếu tố đặc biệt. Lý lịch có vấn đề an ninh, hình sự, lịch sử vi phạm di trú, hoặc mục đích chuyến đi phức tạp.
Chuyến đi dài hoặc mục đích lạ. Người xin ở nhiều tháng, hoặc mục đích chuyến đi không quen thuộc như tham gia một khoá đào tạo nội bộ, làm tình nguyện dài ngày, có thể được hỏi thêm để viên chức chắc chắn hoạt động đó nằm trong phạm vi khách thăm.
Kiểm tra ngẫu nhiên. Hệ thống có thể chọn một số hồ sơ để kiểm tra chất lượng. Được gọi không có nghĩa hồ sơ của bạn có vấn đề.
Chuẩn bị nếu được mời phỏng vấn
Phỏng vấn với Canada có thể trực tiếp tại văn phòng được chỉ định hoặc qua video. Chuẩn bị theo trình tự sau.
- Đọc kỹ thư mời: thời gian, địa điểm hoặc hình thức, giấy tờ yêu cầu mang theo, có cho phép người đi cùng hay phiên dịch không.
- Đọc lại toàn bộ đơn và thư giải trình đã nộp. Viên chức sẽ hỏi dựa trên đó; câu trả lời phải khớp từng chi tiết.
- Mang bản gốc mọi giấy tờ đã tải lên, xếp theo nhóm như lúc nộp, cộng giấy tờ mới phát sinh nếu có.
- Trả lời ngắn, đúng, bằng sự thật. Không biết thì nói không biết; không nhớ chính xác thì nói ước chừng. Câu trả lời học thuộc dễ bị nhận ra.
- Xin phiên dịch nếu cần. Hiểu sai câu hỏi rồi trả lời sai nguy hiểm hơn nhiều so với việc dùng phiên dịch.
- Không mang theo người "hỗ trợ" không được mời. Người đại diện được cấp phép có quy định riêng về việc tham gia; người môi giới không có tư cách thì không.
Sau phỏng vấn, kết quả thường không được báo ngay. Quyết định vẫn đến qua tài khoản IRCC như hồ sơ thường.
Thư công bằng thủ tục: cơ hội cuối để giải thích
Khi viên chức có lo ngại có thể dẫn tới từ chối, đặc biệt lo ngại về khai sai hoặc giấy tờ không xác thực, họ thường gửi thư công bằng thủ tục (procedural fairness letter). Thư nêu cụ thể điều họ lo ngại và cho bạn một khoảng thời gian để phản hồi. Đây là cơ hội duy nhất bạn được biết trước lý do và trả lời trước khi có quyết định.
Phản hồi tốt đi thẳng vào từng lo ngại được nêu, mỗi lo ngại một đoạn, kèm giấy tờ chứng minh. Không lặp lại cả hồ sơ, không xin xỏ, không đổ lỗi. Nếu lo ngại là về một giấy tờ không xác thực mà thật ra giấy tờ đó hợp lệ, hãy cung cấp cách để viên chức xác minh: xác nhận từ cơ quan cấp, giấy tờ gốc, người liên hệ có thật ở đơn vị cấp.
Thời hạn trả lời ghi trong thư thường ngắn. Nếu cần giấy tờ từ cơ quan ở Việt Nam mà không kịp, hãy gửi phần đã có trong hạn, kèm giải thích giấy tờ nào đang được xin và dự kiến khi nào có, thay vì im lặng chờ đủ. Hết hạn mà không có phản hồi, viên chức sẽ quyết định với thông tin đang có.
Thư công bằng thủ tục liên quan tới khai sai là tín hiệu nghiêm trọng, vì kết luận khai sai có thể kéo theo lệnh cấm nộp đơn năm năm. Trường hợp này nên nhờ người đại diện được cấp phép tại Canada hoặc luật sư di trú xem xét trước khi trả lời.
Cuộc gọi giả danh IRCC: dấu hiệu nhận biết
Người vừa nộp hồ sơ là mục tiêu ưa thích của kẻ lừa đảo, vì họ đang lo lắng và chờ tin. Kịch bản thường gặp và dấu hiệu nhận biết:
- Gọi báo hồ sơ có vấn đề, đòi nộp phí ngay để "xử lý tiếp" hay "tránh bị cấm nhập cảnh". IRCC thu phí qua hệ thống thanh toán trực tuyến khi nộp đơn, không gọi điện đòi chuyển khoản.
- Đòi thanh toán bằng thẻ quà tặng, tiền mã hoá, chuyển tiền qua dịch vụ chuyển tiền cá nhân. Chính phủ Canada không thu tiền theo cách này.
- Đe doạ bắt giữ, trục xuất nếu không trả tiền trong vài giờ. Cơ quan nhà nước không xử lý hồ sơ bằng đe doạ qua điện thoại.
- Số gọi đến trông giống số chính phủ. Số hiển thị có thể bị giả mạo. Đừng tin vì số "trông đúng".
- Hứa "đẩy nhanh" hoặc "đảm bảo đậu" với một khoản phí. Không ai bên ngoài IRCC làm được việc này.
- Xin mã đăng nhập, mật khẩu tài khoản IRCC hay mã xác thực gửi qua điện thoại. Không ai chính thức cần những thông tin đó từ bạn.
Nếu nhận cuộc gọi như vậy, cúp máy, đăng nhập tài khoản IRCC bằng đường bạn tự gõ địa chỉ để kiểm tin nhắn. Trang canada.ca có mục về gian lận và lừa đảo di trú, hướng dẫn cách báo cáo.
Chuẩn bị cho cuộc gọi xác minh mà bạn không nghe
Phần lớn hoạt động xác minh diễn ra mà người nộp không biết. Viên chức hoặc nhân viên được giao có thể gọi tới số điện thoại công ty ghi trên giấy xác nhận việc làm, gửi email cho ngân hàng hỏi về một sổ tiết kiệm, hay liên hệ người mời ở Canada. Những gì người nhận cuộc gọi nói có trọng lượng ngang với giấy tờ bạn nộp.
Vì thế, trước khi nộp, kiểm lại các đầu mối mà viên chức có thể liên hệ. Số điện thoại trên giấy xác nhận việc làm có phải số thật của công ty, có người nghe máy trong giờ hành chính không. Bộ phận nhân sự có biết bạn đang xin visa, nắm đúng chức danh, ngày vào làm và việc bạn được nghỉ phép không. Với người làm ở doanh nghiệp gia đình hay hộ kinh doanh, ai sẽ trả lời nếu có người gọi hỏi.
Nếu giấy xác nhận ghi một số điện thoại không ai nghe, hoặc người nghe trả lời không biết bạn, viên chức có thể nghi ngờ tính xác thực của cả bộ hồ sơ. Đây là chỗ những giấy tờ "làm cho đẹp" bị lộ nhanh nhất, và cũng là chỗ hồ sơ thật nhưng chuẩn bị cẩu thả bị oan. Một cuộc trao đổi năm phút với phòng nhân sự trước khi nộp tránh được cả hai.
Câu hỏi thường gặp
Nộp hồ sơ xong có cần chuẩn bị trả lời điện thoại không?
Không cần chờ điện thoại, nhưng nên báo trước cho nơi làm việc rằng có thể có cuộc gọi xác minh và nhờ họ trả lời đúng sự thật về vị trí, thời gian làm việc của bạn. Một cuộc gọi xác minh mà không ai ở công ty biết bạn là ai có thể gây bất lợi.
Viên chức có thể gọi cho người mời ở Canada không?
Có thể. Viên chức đôi khi liên hệ người mời để xác nhận thư mời, quan hệ và kế hoạch đón tiếp. Người mời nên biết rõ nội dung thư đã viết và trả lời nhất quán với hồ sơ.
Có thể tự xin được phỏng vấn để giải thích hồ sơ không?
Không có thủ tục để người nộp tự yêu cầu phỏng vấn với hồ sơ khách thăm. Cách duy nhất để giải thích là đưa nội dung vào thư giải trình ngay từ đầu, hoặc trả lời đầy đủ khi nhận yêu cầu bổ sung.
Yêu cầu bổ sung giấy tờ có nghĩa là hồ sơ sắp bị từ chối không?
Không. Yêu cầu bổ sung cho thấy viên chức cần thêm thông tin để quyết định. Trả lời đúng hạn, đúng giấy tờ được yêu cầu. Để quá hạn không trả lời thường dẫn tới quyết định dựa trên hồ sơ đang có, dễ bất lợi.
Nếu lỡ trả lời sai trong phỏng vấn thì sửa thế nào?
Nói ngay trong buổi phỏng vấn nếu nhận ra. Nếu nhận ra sau, gửi văn bản giải thích qua biểu mẫu web của IRCC càng sớm càng tốt, nói rõ câu nào, đúng là gì, vì sao nhầm. Chủ động đính chính tốt hơn nhiều so với để viên chức tự phát hiện.
Email từ IRCC trông thế nào?
Thư chính thức liên quan tới hồ sơ trực tuyến thường chỉ báo bạn có tin nhắn mới và yêu cầu đăng nhập tài khoản để đọc. Email từ tên miền miễn phí, có đường dẫn lạ đòi điền mật khẩu hay đòi thanh toán là dấu hiệu lừa đảo.