Số SIN (Social Insurance Number) là số an sinh xã hội chín chữ số do Service Canada cấp, cần để đi làm hợp pháp, khai thuế và nhận các khoản phúc lợi của chính phủ. Bạn xin SIN miễn phí trực tuyến, tại văn phòng Service Canada hoặc qua bưu điện ngay khi có giấy tờ cho phép làm việc hoặc tư cách thường trú.
Người tạm trú như sinh viên quốc tế hay người giữ giấy phép lao động được cấp SIN bắt đầu bằng số 9, có ngày hết hạn gắn với giấy phép. Thường trú nhân và công dân nhận SIN không có ngày hết hạn. Từ năm 2014, Service Canada không còn phát thẻ nhựa; bạn nhận thư xác nhận số SIN.
SIN là thông tin nhạy cảm bậc nhất ở Canada, vì kẻ gian có SIN và vài thông tin cá nhân có thể mở tài khoản, vay tiền hoặc nhận trợ cấp đứng tên bạn. Phần sau của bài đi qua thủ tục xin, những ai được phép hỏi SIN và cách xử lý khi bị lộ.
SIN dùng để làm gì và không dùng để làm gì
SIN là mã định danh của bạn với các chương trình của chính phủ liên bang: thuế thu nhập qua Cơ quan Thuế Canada, bảo hiểm việc làm, kế hoạch hưu trí Canada, trợ cấp trẻ em, trợ cấp người cao tuổi, và các tài khoản tiết kiệm có ưu đãi thuế như RRSP, TFSA, RESP. Chủ lao động cần SIN để khấu trừ thuế và đóng góp bảo hiểm, rồi báo cáo thu nhập của bạn cho chính phủ hằng năm.
SIN không phải giấy tờ tuỳ thân. Bạn không dùng nó để chứng minh danh tính khi thuê nhà, mua điện thoại hay vào bệnh viện; ở những chỗ đó, giấy phép lái xe, thẻ thường trú, hộ chiếu hoặc thẻ y tế tỉnh mới là giấy tờ phù hợp. Chính phủ khuyến cáo không mang theo thư xác nhận SIN trong ví, mà cất ở nơi an toàn.
Mỗi người chỉ có một SIN suốt đời, trừ trường hợp hiếm được cấp số mới do bị lạm dụng nghiêm trọng có bằng chứng. Khi bạn chuyển từ tạm trú sang thường trú rồi nhập tịch, số vẫn giữ nguyên ở hầu hết trường hợp; chỉ thông tin tư cách và ngày hết hạn trong hồ sơ được cập nhật. Vì vậy hồ sơ thuế, hưu trí của bạn liên tục từ ngày đầu đi làm, dù khi đó là du học sinh.
Ai được cấp SIN và SIN tạm bắt đầu bằng số 9
Công dân Canada. Nhận SIN thường, không hết hạn. Trẻ em sinh ở Canada có thể được cấp SIN cùng lúc với đăng ký khai sinh ở hầu hết các tỉnh, nếu cha mẹ chọn mục này.
Thường trú nhân. Nhận SIN thường, không hết hạn. Nên xin ngay tuần đầu sau khi nhập cảnh với giấy xác nhận thường trú, để kịp đi làm, mở tài khoản tiết kiệm và nộp đơn trợ cấp trẻ em.
Người tạm trú được phép làm việc. Sinh viên quốc tế có giấy phép du học cho phép làm thêm, người giữ giấy phép lao động, người được bảo hộ và một số diện khác nhận SIN bắt đầu bằng số 9. SIN loại này có ngày hết hạn trùng với giấy phép.
Khi giấy phép được gia hạn. SIN bắt đầu bằng số 9 không tự gia hạn. Khi bạn có giấy phép mới, phải cập nhật ngày hết hạn với Service Canada và đưa thông tin mới cho chủ lao động. Chủ lao động có nghĩa vụ kiểm tra người giữ SIN số 9 vẫn còn được phép làm việc.
Khách du lịch. Người vào Canada theo visa du lịch hoặc eTA không có quyền làm việc nên không được cấp SIN. Ai hứa "làm SIN" cho khách du lịch để đi làm là đang dẫn bạn vào vi phạm.
Xin SIN từng bước: trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu điện
Ba kênh có cùng yêu cầu giấy tờ; chọn kênh tiện nhất với bạn. Thông tin dưới đây là quy trình chung, kiểm lại trang Service Canada trên canada.ca trước khi nộp.
- Chuẩn bị giấy tờ chính: thường trú nhân dùng xác nhận thường trú (COPR) hoặc thẻ thường trú; người tạm trú dùng giấy phép du học hoặc giấy phép lao động còn hiệu lực ghi quyền làm việc; công dân dùng giấy khai sinh Canada hoặc chứng nhận quốc tịch.
- Giấy tờ phụ nếu cần: khi tên trên giấy tờ chính khác tên hiện dùng, ví dụ đổi họ sau khi kết hôn, cần giấy kết hôn hoặc giấy đổi tên có bản dịch.
- Bằng chứng địa chỉ: một số kênh yêu cầu địa chỉ ở Canada để gửi thư xác nhận; người mới đến chưa có nhà riêng có thể dùng địa chỉ tạm theo hướng dẫn.
- Nộp trực tuyến: tải ảnh hoặc bản quét giấy tờ lên cổng của Service Canada; thư xác nhận SIN gửi qua bưu điện sau thời gian xử lý.
- Nộp trực tiếp: đến văn phòng Service Canada mang bản gốc; nếu giấy tờ đầy đủ, nhiều trường hợp nhận số ngay trong ngày.
- Nộp qua bưu điện: gửi đơn và bản sao có chứng thực hoặc bản gốc theo hướng dẫn; cách này chậm và có rủi ro thất lạc giấy tờ gốc.
- Nhận thư xác nhận, đưa số cho chủ lao động trong thời hạn quy định, cất thư ở nơi an toàn.
Xin SIN không mất phí. Bất kỳ trang web hay dịch vụ nào thu tiền để "làm SIN nhanh" đều không phải kênh chính thức. Nếu bạn đến Canada qua một số sân bay lớn, có thể có quầy Service Canada hoặc thông tin hướng dẫn trong khu vực đón người nhập cư; hỏi nhân viên biên phòng khi làm thủ tục thường trú.
Ai được phép hỏi SIN của bạn và ai không
Luật liên bang giới hạn việc thu thập SIN vào những mục đích liên quan đến chương trình chính phủ và báo cáo thu nhập. Bảng dưới tóm tắt nguyên tắc thường gặp.
| Bên hỏi | Có được hỏi không | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chủ lao động | Có, sau khi đã tuyển | Cần cho khấu trừ thuế và báo cáo thu nhập; không nên đưa SIN ở vòng nộp hồ sơ xin việc |
| Ngân hàng, công ty đầu tư | Có, với tài khoản sinh lãi hoặc đầu tư | Để báo cáo thu nhập lãi, cổ tức cho CRA; tài khoản thanh toán thông thường có thể không cần |
| Cơ quan chính phủ | Có, cho chương trình liên quan | Thuế, bảo hiểm việc làm, hưu trí, trợ cấp, vay học phí |
| Chủ nhà cho thuê | Không cần | Có thể kiểm tín dụng bằng thông tin khác; bạn có quyền từ chối đưa SIN |
| Cửa hàng, nhà mạng điện thoại | Không nên | Dùng giấy tờ tuỳ thân khác; đưa SIN chỉ tăng rủi ro |
| Phòng khám, bệnh viện | Không | Dùng thẻ y tế tỉnh |
| Công ty tín dụng khi vay | Có thể đề nghị, không bắt buộc | Giúp khớp hồ sơ tín dụng; bạn có thể dùng thông tin khác |
Nguyên tắc tự kiểm: nếu bên hỏi không trả thu nhập cho bạn, không báo cáo thu nhập đầu tư cho chính phủ và không phải cơ quan nhà nước, hãy hỏi "vì sao cần" và từ chối nếu câu trả lời không thuyết phục. Đừng gửi ảnh thư xác nhận SIN qua tin nhắn, mạng xã hội hay email không mã hoá, kể cả cho người quen làm giấy tờ giúp.
Lừa đảo mạo danh Service Canada và CRA liên quan đến SIN
Kịch bản "SIN của bạn bị đình chỉ". Cuộc gọi hoặc tin nhắn tự xưng Service Canada, cảnh sát hay CRA báo SIN của bạn liên quan đến tội phạm, sẽ bị đình chỉ hoặc bắt giữ nếu không hợp tác. SIN không bị đình chỉ theo kiểu đó; chính phủ không gọi doạ bắt.
Yêu cầu thanh toán bất thường. Kẻ gian đòi trả bằng thẻ quà tặng, tiền mã hoá, chuyển tiền nhanh hoặc nạp tiền vào máy ATM tiền số. Cơ quan chính phủ Canada không thu tiền bằng các cách này.
Đánh vào người mới đến. Người mới sang chưa quen quy trình, sợ ảnh hưởng hồ sơ di trú nên dễ làm theo. Kẻ gian có khi nói tiếng Việt, xưng là người của lãnh sự quán hay cơ quan di trú.
Tuyển dụng giả. Tin tuyển việc làm tại nhà yêu cầu gửi SIN, ảnh giấy tờ và thông tin ngân hàng trước khi phỏng vấn, rồi dùng để mở tài khoản hoặc vay tiền đứng tên bạn.
Cách phản ứng đúng. Cúp máy, không bấm vào đường dẫn trong tin nhắn, tự tra số liên lạc chính thức trên canada.ca rồi gọi lại để kiểm. Báo cáo vụ việc cho Trung tâm chống gian lận Canada (Canadian Anti-Fraud Centre) và cảnh sát địa phương.
Khi mất thư SIN hoặc nghi bị lộ số: việc cần làm ngay
Mất thư xác nhận không đáng lo bằng việc số bị kẻ khác dùng. Thứ tự xử lý gợi ý:
- Nếu chỉ thất lạc thư và không nghi bị lạm dụng: bạn vẫn dùng được số cũ; có thể xin thư xác nhận lại từ Service Canada nếu cần.
- Nếu nghi bị lộ hoặc bị dùng: báo cảnh sát địa phương để có số biên bản, báo Trung tâm chống gian lận Canada.
- Liên hệ hai cơ quan tín dụng lớn là Equifax và TransUnion để đặt cảnh báo gian lận, xem báo cáo tín dụng tìm tài khoản lạ.
- Liên hệ ngân hàng của bạn, đổi mật khẩu ngân hàng điện tử, kiểm các khoản vay hay thẻ mới mở mà bạn không biết.
- Đăng nhập tài khoản CRA của bạn để kiểm thông tin thu nhập, địa chỉ, tài khoản nhận tiền có bị đổi không; báo CRA nếu thấy bất thường.
- Báo Service Canada để ghi nhận trên hồ sơ SIN; trong trường hợp có bằng chứng bị lạm dụng nghiêm trọng, có thể được xem xét cấp số mới.
- Theo dõi báo cáo tín dụng định kỳ trong một hai năm sau đó.
Phòng hơn chữa: chỉ đưa SIN cho đúng người cần, không lưu ảnh thư SIN trong điện thoại không khoá, huỷ giấy tờ có SIN bằng máy cắt giấy, và nhắc người thân lớn tuổi, những người hay là mục tiêu của cuộc gọi mạo danh, về các kịch bản trên.
Câu hỏi thường gặp
Sinh viên quốc tế mới sang Canada có xin SIN được không?
Được, nếu giấy phép du học có ghi điều kiện cho phép làm việc. SIN của sinh viên bắt đầu bằng số 9 và hết hạn cùng giấy phép. Nếu giấy phép không có dòng này, cần liên hệ IRCC để sửa trước khi xin SIN.
Có thẻ thường trú rồi có cần xin SIN mới không?
Thường không cần số mới. Bạn mang xác nhận thường trú hoặc thẻ thường trú đến Service Canada hoặc cập nhật theo hướng dẫn để đổi tư cách trong hồ sơ, bỏ ngày hết hạn. Con số thường được giữ nguyên, kể cả khi bắt đầu bằng số 9; điều thay đổi là hồ sơ không còn ngày hết hạn.
Chủ lao động có được giữ bản sao thư SIN của mình không?
Chủ lao động cần ghi số SIN để báo cáo thuế, nhưng chỉ được dùng cho mục đích đó và phải bảo mật. Bạn không bắt buộc đưa SIN khi mới nộp hồ sơ xin việc; chỉ cung cấp sau khi được tuyển, trong thời hạn luật quy định.
Trẻ em có cần SIN không?
Trẻ em cần SIN để mở tài khoản tiết kiệm giáo dục RESP và nhận trợ cấp của chính phủ vào tài khoản đó, cũng như khi bắt đầu đi làm thêm. Phụ huynh có thể xin SIN cho con ngay khi có giấy tờ thường trú hoặc giấy khai sinh Canada của con.
SIN hết hạn mà vẫn đang chờ gia hạn giấy phép lao động thì có đi làm được không?
Nếu bạn đã nộp gia hạn đúng hạn và đang được giữ tư cách trong lúc chờ theo quy định của IRCC, bạn có thể vẫn được làm việc theo điều kiện cũ. Hãy cung cấp cho chủ lao động bằng chứng đã nộp gia hạn và cập nhật SIN ngay khi có giấy phép mới.
Nhận cuộc gọi báo SIN bị dùng trong vụ buôn lậu thì làm gì?
Đây là kịch bản lừa đảo phổ biến. Cúp máy, không cung cấp thông tin, không chuyển tiền. Tự tra số liên lạc chính thức trên canada.ca để kiểm nếu lo lắng, và báo cáo cho Trung tâm chống gian lận Canada.