Số an sinh xã hội (Social Security Number, SSN) là dãy chín chữ số do Cơ quan An sinh Xã hội Mỹ (SSA) cấp, dùng để ghi nhận thu nhập, đóng thuế và tính quyền lợi hưu trí, tàn tật của mỗi người. Công dân Mỹ, thường trú nhân và người được phép làm việc đều có thể được cấp. Người sang Mỹ bằng visa định cư thường không cần đến văn phòng SSA: chỉ cần chọn xin số ngay trong đơn DS-260, thẻ sẽ được gửi tới địa chỉ ở Mỹ sau khi nhập cảnh.
Thẻ và số đều được cấp miễn phí. Mỗi người chỉ có một số suốt đời, kể cả khi đổi tên, đổi tình trạng di trú hay nhập quốc tịch. Ai không đủ điều kiện có SSN nhưng cần khai thuế thì dùng mã số thuế cá nhân ITIN của Sở Thuế vụ (IRS). Bài này giải thích từng đường xin số theo diện, các loại thẻ, số dùng vào việc gì, những tình huống tên tuổi lệch nhau, và cách bảo vệ số trước nạn mạo danh đang rất phổ biến.
Xin SSN theo từng diện: đường nào, cần gì
Đường xin số phụ thuộc vào cách bạn sang Mỹ và tình trạng hiện tại. Bảng dưới đây gom các trường hợp người Việt hay gặp:
| Tình trạng | Cách xin | Điểm cần nhớ |
|---|---|---|
| Visa định cư cấp ở Lãnh sự quán (IR, CR, F, EB...) | Đánh dấu xin SSN trong đơn DS-260; SSA cấp tự động sau khi nhập cảnh | Địa chỉ nhận thẻ ở Mỹ phải đúng; nếu quá vài tuần chưa nhận, liên hệ SSA |
| Điều chỉnh tình trạng trong nước (I-485) | Có thể xin SSN ngay trong đơn xin giấy phép lao động I-765 hoặc khi được duyệt thẻ xanh | Nếu đã có SSN loại hạn chế, cần xin cập nhật để bỏ dòng hạn chế |
| Du học F-1, trao đổi J-1 | Chỉ khi có việc làm được phép (thường là việc trong trường hoặc thực tập được duyệt), nộp đơn SS-5 kèm giấy tờ của trường | Không có việc làm hợp lệ thì không được cấp; dùng ITIN nếu cần khai thuế |
| Thị thực lao động H-1B, L-1, E... | Nộp đơn SS-5 tại văn phòng SSA sau khi nhập cảnh, mang hộ chiếu và giấy tờ tình trạng | Chờ vài ngày sau nhập cảnh để hồ sơ nhập cảnh lên hệ thống |
| Con sinh ở Mỹ | Đánh dấu xin số khi khai sinh tại bệnh viện | Cách nhanh nhất; xin sau phải nộp giấy khai sinh và giấy tờ của cha mẹ |
| Người tị nạn (refugee) và người được cấp quy chế tị nạn (asylee) | Thường được xin kèm thủ tục nhập cảnh hoặc qua I-765 | Được làm việc theo tình trạng |
Khi phải đến văn phòng, bạn cần giấy tờ chứng minh danh tính, tuổi và tình trạng di trú hoặc quyền làm việc, đều là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan cấp, không nhận bản photo. Thủ tục bắt đầu trực tuyến rồi hẹn đến văn phòng được áp dụng ở nhiều nơi; kiểm hướng dẫn mới nhất trên ssa.gov trước khi đi.
Ba loại thẻ an sinh và ý nghĩa của từng loại
Thẻ không hạn chế. Chỉ in tên và số. Cấp cho công dân Mỹ và thường trú nhân. Đây là loại thẻ người nhận visa định cư sẽ có.
Thẻ có dòng "Valid for work only with DHS authorization". Cấp cho người được làm việc tạm thời, như H-1B, L-1, người có giấy phép lao động. Số vẫn là số vĩnh viễn, nhưng thẻ nhắc chủ lao động rằng quyền làm việc phụ thuộc giấy tờ của Bộ An ninh Nội địa. Khi lên thường trú nhân, nên xin thẻ mới để bỏ dòng hạn chế và cập nhật hồ sơ SSA.
Thẻ có dòng "Not valid for employment". Cấp cho người không được làm việc nhưng cần số vì một quyền lợi theo luật, trường hợp khá hẹp. Thẻ này không cho phép đi làm.
Thẻ không phải giấy tờ tuỳ thân có ảnh. Thẻ an sinh bằng giấy, không có ảnh, không có ngày sinh. Đa số trường hợp bạn chỉ cần biết số; không nên mang thẻ trong ví hằng ngày.
Giới hạn số lần thay thẻ. Theo quy định hiện hành của SSA, mỗi người được thay thẻ tối đa ba lần một năm và mười lần cả đời, có ngoại lệ cho việc đổi tên hay đổi tình trạng. Mất thẻ thì không cần hoảng, nhưng hãy cất thẻ ở chỗ an toàn cùng giấy tờ quan trọng khác.
SSN dùng làm gì và khi nào bạn có quyền không đưa
Số an sinh là chìa khoá cho bốn việc chính. Việc làm: chủ lao động cần số để báo lương và khấu trừ thuế; khi làm thủ tục kiểm tra quyền làm việc (mẫu I-9), bạn có thể chọn trong danh sách giấy tờ, không bắt buộc phải xuất trình đúng thẻ an sinh. Thuế: số là mã số thuế của bạn trên tờ khai liên bang và bang. Tín dụng: ngân hàng, công ty thẻ, cho thuê nhà dùng số để tra lịch sử tín dụng. Quyền lợi: hưu trí, tàn tật, người sống sót, Medicare, và một số chương trình trợ giúp.
Ngoài những việc đó, nhiều nơi hỏi số theo thói quen chứ không vì bắt buộc: phòng khám, trường học của con, câu lạc bộ thể thao, cửa hàng. Bạn có quyền hỏi lại vì sao cần, số được dùng và bảo vệ thế nào, và đề nghị dùng cách xác minh khác. Phòng khám thường chỉ cần thông tin bảo hiểm; trường công không được từ chối ghi danh vì học sinh không có SSN.
Một số ngân hàng mở tài khoản cho người chưa có SSN bằng hộ chiếu hoặc ITIN, giúp người mới sang nhận lương, trả tiền nhà trong tuần đầu. Hỏi trước chi nhánh vì chính sách khác nhau. Khi đã có số, quay lại cập nhật để tài khoản ghi nhận thuế đúng và để bạn bắt đầu xây lịch sử tín dụng.
Tên, ngày sinh lệch nhau: những rắc rối hay gặp của người Việt
Hồ sơ SSA phải khớp với giấy tờ di trú và với hồ sơ lương của chủ lao động. Người Việt hay vướng ở những chỗ sau:
- Trật tự họ tên. Tên "Nguyễn Văn An" có khi được ghi họ là "Nguyen", tên là "Van An", có khi tên đệm bị bỏ. Hãy dùng đúng cách ghi trên thẻ xanh hoặc giấy tờ di trú cho mọi đơn từ, kể cả hồ sơ lương.
- Dấu và ký tự. Hệ thống Mỹ bỏ dấu tiếng Việt; "Đ" thường thành "D". Không sao, miễn nhất quán trên mọi giấy tờ.
- Ngày sinh ghi kiểu Việt. Viết ngày/tháng/năm trên một mẫu đơn Mỹ dùng tháng/ngày/năm có thể khiến ngày sinh bị ghi sai. Kiểm kỹ khi nhận thẻ và khi nhận thư của SSA.
- Đổi họ sau kết hôn hoặc khi nhập tịch. Cập nhật tên với SSA trước khi đổi ở chỗ làm, ngân hàng; tên lệch giữa hồ sơ lương và SSA làm thu nhập không được ghi đúng vào hồ sơ của bạn.
- Cập nhật quốc tịch sau khi nhập tịch. Hồ sơ SSA vẫn ghi bạn là người không phải công dân cho tới khi bạn báo; điều này có thể gây trục trặc khi chủ mới kiểm quyền làm việc qua E-Verify. Mang giấy chứng nhận nhập tịch hoặc hộ chiếu Mỹ đến SSA để cập nhật.
- Dùng chung hoặc mượn số. Mượn số của người thân để đi làm là vi phạm luật và làm sai lệch hồ sơ thu nhập, thuế của cả hai người. Không bao giờ làm, kể cả khi đang chờ số của mình.
Khi thấy thông tin sai, đừng chờ: sửa ngay với SSA bằng giấy tờ gốc. Sửa sớm dễ hơn rất nhiều so với sửa nhiều năm thu nhập bị ghi lệch.
ITIN: khi nào cần thay cho SSN
Mã số thuế cá nhân ITIN do IRS cấp cho người có nghĩa vụ hoặc nhu cầu khai thuế liên bang nhưng không đủ điều kiện có SSN. Các trường hợp thường gặp: vợ hoặc chồng đi theo visa không được làm việc, người phụ thuộc được khai trên tờ khai thuế của người ở Mỹ, nhà đầu tư nước ngoài có thu nhập từ Mỹ như tiền cho thuê nhà, sinh viên có học bổng chịu thuế mà không có việc làm.
Đơn xin ITIN là mẫu W-7, thường nộp kèm tờ khai thuế, cùng hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng minh danh tính và nước ngoài. Gửi hộ chiếu gốc qua bưu điện là điều nhiều người ngại; một số đại lý được IRS chấp nhận và một số văn phòng IRS có thể xác minh giấy tờ để bạn khỏi gửi bản gốc. Kiểm danh sách và hướng dẫn trên irs.gov.
ITIN không cho phép làm việc, không làm thay đổi tình trạng di trú và không giúp hưởng quyền lợi an sinh. ITIN không dùng trong nhiều năm có thể hết hiệu lực và phải gia hạn trước khi dùng lại. Khi bạn được cấp SSN, hãy báo IRS để chuyển hồ sơ thuế cũ gắn với ITIN sang SSN và ngừng dùng ITIN.
Quyền lợi an sinh: tín chỉ, tuổi nghỉ hưu và người nhập cư lớn tuổi
Mỗi năm đi làm và đóng thuế an sinh, bạn tích được tín chỉ, tối đa bốn tín chỉ một năm; mức thu nhập cho mỗi tín chỉ được SSA điều chỉnh hằng năm. Thông thường cần 40 tín chỉ, tương đương khoảng mười năm làm việc, để đủ điều kiện hưởng hưu trí, và cũng là mốc để được Medicare phần A không phải đóng phí. Với người sinh từ năm 1960 trở đi, tuổi hưởng hưu đủ mức là 67; có thể nhận sớm từ 62 tuổi với mức giảm vĩnh viễn.
Người sang Mỹ ở tuổi 55, 60 trở lên thường khó tích đủ 40 tín chỉ. Một số nước có hiệp định an sinh song phương với Mỹ để cộng thời gian đóng bảo hiểm ở hai nước; tính đến thời điểm viết, Việt Nam không có hiệp định như vậy với Mỹ, nên thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở Việt Nam không được cộng vào. Người không đủ tín chỉ có thể được hưởng theo hồ sơ của vợ hoặc chồng đủ điều kiện, hoặc phải đóng phí để có Medicare phần A.
Khoản người Việt quen gọi là "tiền già" thực chất thường là SSI, chương trình trợ cấp theo nhu cầu cho người cao tuổi, khuyết tật có thu nhập và tài sản thấp. SSI có điều kiện riêng và có giới hạn nghiêm ngặt với người nhập cư theo diện và số năm ở Mỹ. Đừng lên kế hoạch tài chính cho cha mẹ dựa vào lời kể trong cộng đồng; tạo tài khoản my Social Security trên ssa.gov để xem bản kê thu nhập và ước tính quyền lợi của chính mình.
Bảo vệ số an sinh: phòng mạo danh và lừa đảo
Với SSN, ngày sinh và tên, kẻ gian có thể mở thẻ tín dụng, vay tiền, khai thuế nhận tiền hoàn thay bạn. Người mới sang là mục tiêu ưa thích vì chưa quen cách cơ quan Mỹ liên lạc. Các bước nên làm:
- Cất thẻ ở nhà cùng hộ chiếu, không mang theo người; không chụp gửi qua tin nhắn hay mạng xã hội.
- Nhớ rằng SSA không bao giờ gọi điện doạ "số của bạn bị đình chỉ", doạ bắt, hay đòi trả tiền bằng thẻ quà tặng, tiền mã hoá, chuyển khoản. Gặp cuộc gọi như vậy, cúp máy.
- Đóng băng hồ sơ tín dụng miễn phí ở ba công ty tín dụng lớn (Equifax, Experian, TransUnion); mở băng tạm thời khi cần vay hay thuê nhà.
- Xin mã PIN bảo vệ danh tính của IRS để không ai khai thuế được bằng số của bạn.
- Tạo tài khoản my Social Security sớm, trước khi kẻ gian tạo thay bạn, và xem bản kê thu nhập mỗi năm.
- Huỷ giấy tờ có số an sinh bằng máy cắt giấy trước khi bỏ rác.
- Nếu nghi bị mạo danh, báo tại identitytheft.gov của Uỷ ban Thương mại Liên bang (FTC), đóng băng tín dụng ngay và báo cho ngân hàng.
Thay số an sinh mới là việc rất hiếm và chỉ được xét khi đã có thiệt hại kéo dài; vì vậy phòng ngừa từ đầu quan trọng hơn mọi cách xử lý sau.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận visa định cư bao lâu thì có thẻ an sinh?
Nếu đã chọn xin SSN trong đơn DS-260, SSA xử lý sau khi hồ sơ nhập cảnh được chuyển sang, thường trong vài tuần. Thẻ gửi tới địa chỉ ở Mỹ đã khai. Nếu quá lâu chưa nhận, liên hệ SSA, mang hộ chiếu có dấu nhập cảnh và thẻ xanh hoặc visa định cư.
Chưa có SSN có đi làm được không?
Người có quyền làm việc, như thường trú nhân, được bắt đầu làm khi đang chờ số. Chủ lao động có thể ghi chú đang chờ và cập nhật sau. Điều cấm là dùng số của người khác hay số bịa ra.
Nhập quốc tịch Mỹ thì có đổi số an sinh không?
Không. Số giữ nguyên suốt đời. Bạn chỉ cần báo SSA để cập nhật tình trạng công dân trong hồ sơ, việc này giúp tránh vướng mắc khi chủ lao động kiểm quyền làm việc.
Vợ hoặc chồng đi theo visa H-4 có được cấp SSN không?
Thông thường không, trừ khi được cấp giấy phép lao động. Nếu cần khai thuế chung với người có H-1B, người đi theo xin ITIN bằng mẫu W-7. Khi có giấy phép lao động, có thể xin SSN như người được phép làm việc.
Về Việt Nam sống thì có nhận được lương hưu an sinh Mỹ không?
Người đủ điều kiện hưởng hưu trí từ hồ sơ làm việc của chính mình thường vẫn nhận được khi sống ở nhiều nước, nhưng có quy định riêng cho từng nước và từng loại quyền lợi. SSI thì thường ngừng khi ở ngoài Mỹ quá thời hạn. Kiểm công cụ về thanh toán ra nước ngoài trên ssa.gov.
Thẻ an sinh bị mất thì làm gì?
Trước hết kiểm xem có giấy tờ khác bị mất cùng không, và cân nhắc đóng băng tín dụng nếu ví bị lấy. Xin thẻ thay thế qua tài khoản trực tuyến hoặc tại văn phòng SSA, miễn phí. Thực tế bạn hiếm khi cần thẻ gốc nếu đã nhớ số.