Hồ sơ thường trú Canada yêu cầu giấy chứng nhận lý lịch tư pháp (police certificate) của mỗi nước hoặc vùng lãnh thổ mà bạn đã sống từ sáu tháng liên tục trở lên kể từ năm 18 tuổi, áp dụng cho bạn và mọi thành viên gia đình từ 18 tuổi trong hồ sơ. Với Việt Nam, loại giấy được dùng là Phiếu lý lịch tư pháp số 2, do người có lý lịch tự đi xin.
Lý lịch tư pháp là giấy dễ trễ nhất trong 60 ngày sau thư mời Express Entry, không phải ở Việt Nam mà ở nước thứ ba: người từng du học Úc, đi lao động Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan thường phải xin qua đại sứ quán, có khi lấy dấu vân tay, mất nhiều tuần. Hướng dẫn chính thức theo từng nước nằm ở trang lý lịch tư pháp của IRCC trên canada.ca; đọc trang của từng nước liên quan trước khi bắt đầu.
Ai phải nộp và của những nước nào
Mọi người từ 18 tuổi trong hồ sơ: đương đơn chính, vợ hoặc chồng, con phụ thuộc đã đủ 18 tuổi, kể cả người không đi cùng nếu IRCC yêu cầu. Con dưới 18 tuổi không phải nộp.
Mỗi nước đã sống từ sáu tháng liên tục trở lên kể từ 18 tuổi: không chỉ nước quốc tịch. Du học một năm ở Úc, làm việc ba năm ở Nhật, sống sáu tháng ở Singapore theo hợp đồng đều tính. Chuyến du lịch ngắn không tính.
Nước đang sống hiện tại: nếu bạn đang ở Canada theo diện tạm trú, IRCC thường không yêu cầu giấy của Canada trừ khi có hướng dẫn riêng; nhưng vẫn phải có giấy của Việt Nam và các nước khác đã sống đủ thời gian.
Khai thời gian sống phải khớp: mục lịch sử cư trú và đi lại trong hồ sơ là căn cứ để IRCC đối chiếu bạn cần những giấy nào. Khai có thời gian sống ở một nước mà không nộp giấy nước đó là hồ sơ thiếu; không khai để khỏi xin giấy là khai sai.
Phiếu lý lịch tư pháp số 2 ở Việt Nam: xin ở đâu, ghi những gì
Việt Nam có hai loại phiếu lý lịch tư pháp. Phiếu số 1 cấp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức và chỉ ghi án tích chưa được xoá. Phiếu số 2 chỉ cấp cho chính người có lý lịch hoặc cơ quan tiến hành tố tụng, ghi đầy đủ mọi án tích kể cả án đã được xoá, cùng các thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ. Hồ sơ di trú nước ngoài thường yêu cầu phiếu số 2 vì nó đầy đủ hơn; hãy đối chiếu tên loại giấy trên trang hướng dẫn của IRCC cho Việt Nam.
Người đang cư trú ở Việt Nam xin tại Sở Tư pháp nơi thường trú hoặc tạm trú; người đã ra nước ngoài thì xin tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Hiện có thể nộp yêu cầu trực tuyến qua cổng dịch vụ công và ứng dụng định danh điện tử ở nhiều địa phương; cách nộp và thời gian trả kết quả theo quy định của Bộ Tư pháp, nên kiểm tại thời điểm xin. Vì phiếu số 2 chỉ cấp cho chính người có lý lịch, không uỷ quyền cho người khác đi xin thay như phiếu số 1 được.
Khi nhận phiếu, kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh, nơi sinh, số định danh có khớp hộ chiếu và các giấy khác trong hồ sơ. Sau năm 2025, tên đơn vị hành chính đã thay đổi theo sắp xếp mới; nơi sinh hay nơi cư trú ghi theo tên mới hoặc cũ đều nên có giải thích ngắn nếu lệch với giấy khai sinh, để cán bộ xét không phải đoán.
Giấy của nước thứ ba: những nước người Việt hay gặp
Mỗi nước có cơ quan cấp và cách xin riêng, và quy trình có thể đổi. Bảng dưới chỉ là định hướng; quy trình chính xác cho từng nước nằm ở trang lý lịch tư pháp theo nước của IRCC và trang của cơ quan cấp nước đó.
| Nước từng sống | Đặc điểm thường gặp | Điều nên làm sớm |
|---|---|---|
| Nhật Bản | Thường phải lấy dấu vân tay và nộp qua cơ quan đại diện Nhật; giấy gửi trực tiếp, có khi niêm phong | Hẹn lịch với đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán Nhật ngay khi quyết định nộp |
| Hàn Quốc | Giấy xác nhận do cảnh sát Hàn cấp; người ở ngoài Hàn thường nộp qua cơ quan đại diện | Chuẩn bị thông tin số đăng ký người nước ngoài cũ |
| Đài Loan | Giấy do cơ quan cảnh sát Đài Loan cấp; người ở ngoài nộp qua văn phòng đại diện | Kiểm cách nộp và thời gian, có thể kéo dài |
| Úc | Kiểm tra lý lịch toàn quốc do Cảnh sát Liên bang Úc cấp, xin trực tuyến | Chọn đúng mã mục đích dùng cho di trú |
| Hoa Kỳ | Giấy của FBI dựa trên dấu vân tay | Lấy vân tay theo mẫu và gửi sớm |
| Singapore, Malaysia | Có giấy xác nhận theo diện từng cư trú, thường cần thư yêu cầu | Lưu thông tin thẻ cư trú, giấy phép lao động cũ |
Nếu không thể xin kịp trong hạn nộp hồ sơ đầy đủ, nộp hồ sơ kèm bằng chứng đã nộp đơn xin (biên nhận, email xác nhận, lịch hẹn) và thư giải thích. Để trống mục đó mà không có gì là cách nhanh nhất để hồ sơ bị trả vì không đầy đủ.
Dịch thuật và hợp pháp hoá: cần đến đâu
Giấy không bằng tiếng Anh hay tiếng Pháp phải kèm bản dịch. Theo quy định dịch thuật của IRCC, bản dịch do dịch giả được chứng nhận là thành viên hội dịch thuật có thẩm quyền thì không cần thêm gì; nếu người dịch không thuộc hội đó, phải kèm bản cam kết (affidavit) của người dịch về độ chính xác, ký trước người có thẩm quyền nhận tuyên thệ. Người thân, đại diện hay chính bạn không được tự dịch. Nộp cả bản sao giấy gốc tiếng Việt cùng bản dịch.
Về hợp pháp hoá lãnh sự, IRCC thường không đòi hợp pháp hoá cho lý lịch tư pháp nộp trong hồ sơ thường trú; điều cần là giấy thật, đúng loại, đúng cơ quan cấp. Canada đã tham gia Công ước Apostille từ năm 2024 và Việt Nam áp dụng Apostille từ 11/9/2026, nên khi một cơ quan Canada (như cơ quan cấp phép hành nghề hay toà án) yêu cầu giấy Việt Nam được chứng thực, Apostille trở thành lựa chọn đơn giản hơn hợp pháp hoá qua nhiều cấp. Với hồ sơ IRCC, chỉ làm thêm thủ tục khi hướng dẫn yêu cầu.
Bản dịch tên riêng phải giữ đúng cách viết trên hộ chiếu, kể cả việc bỏ dấu. Một phiếu ghi "Nguyễn Thị Ngọc Hân" mà bản dịch viết "Nguyen Thi Ngoc Han" là đúng; bản dịch viết đảo thứ tự họ tên khác hộ chiếu thì nên sửa trước khi nộp.
Thời điểm xin: sớm quá có thể phải xin lại
Không xin quá sớm. IRCC muốn giấy phản ánh tình trạng gần với thời điểm nộp. Giấy cấp quá lâu trước ngày nộp hoặc trước lần cư trú cuối ở nước đó có thể bị yêu cầu xin lại. Với giấy của nước bạn đã rời hẳn, giấy cấp sau ngày bạn rời đi thường là đủ vì không còn sự kiện mới phát sinh ở đó.
Xin giấy nước thứ ba ngay khi vào hồ chứa. Những giấy cần vân tay, nộp qua đại sứ quán, chờ nhiều tuần là thứ nên bắt đầu sớm nhất, ngay cả khi chưa có thư mời. Rủi ro phải xin lại thấp hơn nhiều so với rủi ro trễ 60 ngày.
Giấy Việt Nam xin sau thư mời. Phiếu số 2 ở Việt Nam thường có trong thời gian ngắn hơn, nên nhiều người xin sau khi có thư mời để giấy mới nhất. Nếu đang ở nước ngoài, tính thêm thời gian gửi hồ sơ về Việt Nam và nhận kết quả.
Có thể bị yêu cầu lại khi hồ sơ kéo dài. Nếu hồ sơ xét lâu, IRCC có thể yêu cầu giấy mới. Đó là bình thường, không phải dấu hiệu hồ sơ có vấn đề.
Ví dụ giả định: lên lịch lý lịch tư pháp cho một gia đình ba người lớn
Ví dụ giả định: anh Tuấn làm đương đơn chính, từng làm việc bốn năm ở Nhật; vợ anh từng du học Úc hai năm; con trai 19 tuổi sống ở Việt Nam từ nhỏ. Gia đình cần ít nhất năm giấy: phiếu số 2 của ba người, giấy Nhật của anh Tuấn và giấy Úc của vợ. Một lịch hợp lý:
- Ngay khi hồ sơ vào hồ chứa: anh Tuấn hẹn lấy vân tay và nộp xin giấy Nhật qua cơ quan đại diện; vợ nộp yêu cầu kiểm tra lý lịch của Úc trực tuyến, chọn đúng mục đích dùng cho di trú.
- Trong lúc chờ thư mời: kiểm tên, ngày sinh trên giấy nước ngoài nhận được so với hộ chiếu; nhờ dịch giả đủ điều kiện dịch sẵn những giấy không bằng tiếng Anh.
- Tuần đầu sau thư mời: cả ba người xin phiếu số 2 tại Sở Tư pháp hoặc qua kênh trực tuyến, cùng một đợt để giấy có ngày cấp gần nhau.
- Khoảng tuần thứ ba đến tư: nhận phiếu số 2, dịch, gom cùng giấy nước ngoài, đối chiếu với mục lịch sử cư trú đã khai cho từng người.
- Trước khi nộp: nếu giấy nào chưa về, chuẩn bị biên nhận, email xác nhận và thư giải thích để nộp thay, rồi bổ sung ngay khi nhận được.
Chỗ dễ sót trong ví dụ là người con: vừa đủ 18 tuổi nên phải có lý lịch, dù chưa từng đi đâu. Nhiều gia đình chỉ chuẩn bị giấy cho hai vợ chồng và bị yêu cầu bổ sung.
Khi lý lịch có án tích hoặc vi phạm
Lý lịch có án tích không tự động làm hồ sơ bị từ chối, nhưng có thể khiến bạn bị coi là không được nhập cảnh vì lý do hình sự (criminal inadmissibility). Cán bộ xét so hành vi với tội tương đương theo luật Canada; mức độ nghiêm trọng, thời gian đã trôi qua và việc đã chấp hành xong bản án đều ảnh hưởng. Với hồ sơ thường trú, có những cơ chế như được coi là đã phục hồi (rehabilitation) sau một khoảng thời gian, hoặc nộp đơn xin phục hồi; điều kiện cụ thể nằm trên canada.ca và nên có ý kiến chuyên môn khi gặp tình huống này.
Điều tuyệt đối không làm là che giấu. Phiếu số 2 ghi cả án đã xoá, và hồ sơ cũng hỏi trực tiếp về tiền án, tạm giữ, bị buộc tội ở bất kỳ nước nào. Khai "không" trong khi giấy ghi "có", hoặc nộp phiếu số 1 thay phiếu số 2 để giấy trông sạch hơn, đều là khai sai về tình tiết quan trọng. Hậu quả của khai sai thường nặng hơn bản thân vụ việc: bị từ chối và cấm nộp hồ sơ năm năm.
Vi phạm hành chính như phạt giao thông thường không thuộc diện án tích. Lái xe khi say rượu thì khác: luật Canada xem đây là tội hình sự nghiêm trọng, nên một vi phạm nồng độ cồn ở nước khác có thể được xem xét nặng hơn bạn nghĩ. Nếu từng bị xử lý vì việc này, nên tìm hiểu kỹ trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Lý lịch tư pháp có thời hạn sử dụng bao lâu?
Giấy không ghi hạn, nhưng IRCC muốn giấy đủ gần thời điểm nộp và có thể yêu cầu giấy mới nếu cấp quá lâu hoặc hồ sơ kéo dài. Với nước bạn đã rời hẳn, giấy cấp sau ngày rời đi thường đủ. Kiểm hướng dẫn cụ thể trong thư mời hoặc thư yêu cầu của IRCC.
Đi xuất khẩu lao động Nhật ba năm thì có bắt buộc xin giấy Nhật không?
Có. Bạn đã sống ở Nhật từ sáu tháng liên tục trở lên sau 18 tuổi, nên phải nộp giấy chứng nhận lý lịch của Nhật. Người đã về Việt Nam thường xin qua đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán Nhật, có lấy vân tay, nên cần bắt đầu sớm.
Con 18 tuổi đang du học Úc có phải nộp lý lịch tư pháp không?
Con từ 18 tuổi là thành viên hồ sơ phải nộp giấy của Việt Nam nếu đã sống ở Việt Nam từ sáu tháng trở lên sau 18 tuổi, và giấy của Úc nếu thời gian ở Úc sau 18 tuổi đạt sáu tháng liên tục. Tính theo ngày tròn 18 tuổi, không theo thời gian du học.
Có thể uỷ quyền cho người nhà xin phiếu số 2 không?
Theo quy định hiện hành của Việt Nam, phiếu số 2 chỉ cấp cho chính người có lý lịch, không uỷ quyền được. Người đang ở nước ngoài có thể nộp yêu cầu qua kênh trực tuyến hoặc qua cơ quan đại diện Việt Nam tuỳ hướng dẫn hiện hành, nên kiểm với Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.
Nước thứ ba từ chối cấp giấy thì làm sao?
Một số nước không cấp giấy cho người không còn cư trú hoặc có thủ tục rất khó. Khi đó, nộp bằng chứng bạn đã nỗ lực xin, kèm thư giải thích. IRCC có thể chấp nhận cách khác như bản tự khai có tuyên thệ, nhưng chỉ khi cán bộ xét đồng ý, nên đừng tự thay thế mà không giải thích.
Giấy phạt hành chính có phải khai trong hồ sơ không?
Câu hỏi trong mẫu đơn hỏi về tiền án, bị bắt giữ, bị buộc tội hình sự. Phạt hành chính thông thường như phạt giao thông không phải tiền án, nhưng nếu từng bị bắt giữ hay khởi tố dù không bị kết án thì vẫn phải khai. Khi phân vân, khai và giải thích an toàn hơn bỏ trống.