Trong diện doanh nhân tỉnh bang Canada, kế hoạch kinh doanh là văn bản tỉnh dùng để quyết định có ký thoả thuận thực hiện với bạn hay không, và sau đó là thước đo để chấm bạn có đạt cam kết không. Một kế hoạch đứng được phải trả lời rõ: doanh nghiệp bán gì cho ai ở đúng địa phương bạn chọn, vì sao bạn có năng lực làm việc đó, cần bao nhiêu vốn và vốn đi đâu, tạo bao nhiêu việc làm cho người địa phương, và khi nào doanh nghiệp tự nuôi được mình.
Kế hoạch tốt không phải kế hoạch dày hay đẹp. Nó là kế hoạch mà chính bạn trả lời được mọi câu hỏi về nó trong phỏng vấn, có số liệu lấy từ khảo sát thật tại chỗ, và khớp với những gì bạn đã khai ở hồ sơ bày tỏ nguyện vọng và báo cáo tài sản. Mỗi tỉnh có mẫu và yêu cầu riêng về nội dung; đọc hướng dẫn của tỉnh bạn nộp trước khi viết.
Kế hoạch kinh doanh làm hai việc trong hồ sơ
Việc thứ nhất là thuyết phục. Người xét hồ sơ muốn biết doanh nghiệp có khả năng sống ở địa phương đó, có lợi cho kinh tế tỉnh, và bạn là người phù hợp để điều hành. Họ đọc nhiều kế hoạch mỗi năm, nên nhận ra rất nhanh văn bản chép từ mẫu, số liệu thị trường lấy của cả nước, hay dự báo doanh thu tăng đều không có lý do.
Việc thứ hai, ít người để ý, là làm khuôn cho thoả thuận thực hiện. Những con số bạn viết trong kế hoạch như mức đầu tư, số việc làm, loại hình, vị trí, thời gian sẽ trở thành điều khoản bạn phải đạt. Viết cao để được mời rồi không làm được là tự trói mình. Nhiều hồ sơ hỏng ở giai đoạn báo cáo cuối kỳ có gốc rễ từ kế hoạch viết quá tay ngay từ đầu.
Vì vậy cách nghĩ đúng khi viết là: đây là bản cam kết mình sẽ phải thực hiện bằng tiền và công sức của mình, không phải bản chào hàng. Ở mỗi con số, tự hỏi bạn có làm được không nếu doanh thu chỉ bằng một nửa dự báo.
Các phần thường có trong kế hoạch và tỉnh tìm gì ở mỗi phần
Tên phần và thứ tự thay đổi theo mẫu của từng tỉnh; nội dung tỉnh tìm thì khá giống nhau.
| Phần | Tỉnh tìm gì | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Tóm tắt điều hành | Bức tranh một trang: sản phẩm, khách hàng, vốn, việc làm | Viết chung chung, không có con số |
| Người sáng lập | Kinh nghiệm thật liên quan đến ngành | Liệt kê thành tích không liên quan |
| Sản phẩm, dịch vụ | Cụ thể, có giá bán, khác gì đối thủ | Liệt kê quá nhiều dịch vụ không trọng tâm |
| Thị trường và đối thủ | Số liệu địa phương, tên loại đối thủ, nhu cầu chưa được đáp ứng | Dùng số liệu toàn quốc hoặc của cộng đồng người Việt |
| Tiếp thị và bán hàng | Khách đến từ đâu, chi phí có khách | Chỉ ghi mạng xã hội và truyền miệng |
| Vận hành | Mặt bằng, nhà cung cấp, giấy phép, quy trình | Bỏ qua giấy phép ngành nghề |
| Nhân sự | Vị trí, mức lương theo thị trường, lịch tuyển | Lương thấp hơn thị trường để tiết kiệm |
| Tài chính | Vốn đầu tư theo hạng mục, dòng tiền theo tháng, điểm hoà vốn | Doanh thu tăng đều, không có kịch bản xấu |
| Rủi ro | Rủi ro thật và cách ứng phó | Viết cho có, không gắn với doanh nghiệp |
Phần tài chính và phần thị trường là hai phần được hỏi kỹ nhất ở phỏng vấn. Nếu bạn nhờ người viết hộ, ít nhất hai phần này phải do chính bạn làm số liệu, vì bạn sẽ phải giải thích từng dòng.
Nghiên cứu thị trường tại chỗ: thứ làm kế hoạch khác bản mẫu
Nghiên cứu thị trường cho diện doanh nhân không cần báo cáo dày của công ty nghiên cứu. Nó cần số liệu của đúng con phố, đúng thị trấn bạn chọn, và cho thấy bạn đã tự đi xem. Nguồn tốt nhất thường là chuyến khảo sát: bạn đếm đối thủ trong bán kính khách hàng sẽ đi, ghi giá bán của họ, hỏi giá thuê mặt bằng ở ba bốn địa điểm, nói chuyện với ngân hàng địa phương về loại doanh nghiệp nào hay vay, gặp cơ quan phát triển kinh tế về nhu cầu của vùng.
Số liệu thống kê công khai của Canada về dân số, thu nhập hộ gia đình, cơ cấu tuổi theo khu vực có thể bổ sung, nhưng phải gắn với địa phương cụ thể. Một câu như "cộng đồng người Việt ở Canada đông" không giúp được kế hoạch mở tiệm ở một thị trấn có vài gia đình Việt. Câu hữu ích hơn là thị trấn có bao nhiêu hộ, thu nhập ra sao, khách hiện đi đâu để mua thứ bạn định bán.
Nếu ý tưởng của bạn dựa vào khách hàng ngoài địa phương, như bán hàng trực tuyến hoặc xuất sang tỉnh khác, phần thị trường phải chỉ ra kênh cụ thể và bằng chứng có khách: thư bày tỏ quan tâm của nhà phân phối, đơn hàng thử, hợp đồng nguyên tắc. Tỉnh thường thận trọng với doanh nghiệp chỉ có mặt bằng danh nghĩa ở tỉnh còn thị trường ở nơi khác.
Dự báo tài chính: trung thực hơn là lạc quan
Phần tài chính tối thiểu nên có bảng vốn đầu tư ban đầu theo từng hạng mục như mua doanh nghiệp, sửa mặt bằng, thiết bị, hàng tồn kho, vốn lưu động; dự báo doanh thu và chi phí theo tháng cho năm đầu và theo năm cho vài năm sau; dòng tiền; và điểm hoà vốn. Mỗi giả định lớn cần có nguồn: giá bán lấy từ khảo sát đối thủ, chi phí thuê từ báo giá, lương từ mức lương thị trường của nghề đó ở tỉnh.
Ví dụ giả định để thấy cách đọc: một kế hoạch mở tiệm bánh mì ở một thành phố cỡ vừa dự báo bán 300 ổ mỗi ngày từ tháng thứ hai. Người xét hồ sơ sẽ hỏi con số này đến từ đâu: thành phố có bao nhiêu người đi qua khu đó, đối thủ gần nhất bán bao nhiêu, tiệm cần bao nhiêu nhân viên để làm được 300 ổ. Một kế hoạch thuyết phục hơn sẽ dự báo tăng dần từ mức thấp, có kịch bản cơ sở và kịch bản xấu, và chỉ ra rằng ngay cả ở kịch bản xấu, gia đình vẫn đủ vốn lưu động để giữ tiệm qua năm đầu.
Đừng quên chi phí bắt buộc ở Canada mà doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam thường không có: bảo hiểm trách nhiệm, phần đóng góp của chủ cho lương hưu và bảo hiểm việc làm của nhân viên, bảo hiểm tai nạn lao động theo tỉnh, phí kế toán, giấy phép thành phố. Bỏ sót những khoản này làm điểm hoà vốn trên giấy đến sớm hơn thực tế nhiều tháng.
Kế hoạch phải khớp với mọi thứ khác trong hồ sơ
Người xét hồ sơ đối chiếu kế hoạch với các phần còn lại. Những điểm hay bị lệch:
- Mức đầu tư trong kế hoạch khác với mức khai ở hồ sơ bày tỏ nguyện vọng.
- Vốn đầu tư dự kiến lớn hơn phần tiền mặt có thể huy động theo báo cáo tài sản ròng.
- Ngành kinh doanh ở Canada không liên quan đến kinh nghiệm khai trong lý lịch.
- Số việc làm cam kết không khớp với quỹ lương trong bảng tài chính.
- Vị trí doanh nghiệp khác với nơi gia đình dự định sống, hoặc nơi con dự định học.
- Lịch triển khai không tính thời gian xin giấy phép thành phố, giấy phép ngành, sửa chữa mặt bằng.
Một mâu thuẫn nhỏ có thể giải thích được. Nhiều mâu thuẫn cộng lại khiến người xét nghi ngờ toàn bộ hồ sơ, kể cả những phần đúng. Trước khi nộp, đọc kế hoạch song song với từng tài liệu khác và sửa mọi chỗ lệch.
Ai nên viết, và bạn phải làm phần nào
Bạn tự làm phần cốt lõi. Ý tưởng, nghiên cứu thị trường tại chỗ, giả định tài chính phải từ bạn. Đây là những gì sẽ bị hỏi trong phỏng vấn và phải thực hiện trong thoả thuận.
Kế toán địa phương kiểm phần tài chính. Họ biết chi phí thật ở tỉnh, cách tính thuế, các khoản đóng góp bắt buộc. Nhờ họ xem lại dự báo trước khi nộp là khoản chi đáng giá.
Người viết chuyên nghiệp chỉ nên lo hình thức. Trình bày, ngôn ngữ, bố cục theo mẫu của tỉnh. Nếu họ tự viết cả nội dung, kế hoạch thường mang giọng mẫu và bạn khó bảo vệ.
Đại diện di trú có giấy phép lo phần thủ tục. Họ biết yêu cầu của chương trình, nhưng không thay được hiểu biết của bạn về doanh nghiệp của chính mình. Nếu thuê đại diện có thu phí, kiểm họ là luật sư hoặc tư vấn di trú được cấp phép tại Canada.
Cảnh giác với kế hoạch bán sẵn. Có nơi bán kế hoạch kinh doanh viết sẵn cho nhiều khách cùng một ngành, chỉ thay tên và địa chỉ. Người xét hồ sơ đọc nhiều bản giống nhau sẽ nhận ra, và hồ sơ của bạn mất uy tín từ trang đầu.
Bảo vệ kế hoạch trong phỏng vấn
Phần lớn các tỉnh phỏng vấn người nộp chính trước khi ký thoả thuận, trực tiếp hoặc trực tuyến. Mục đích là kiểm xem bạn có thật sự hiểu và làm chủ kế hoạch không. Câu hỏi thường rất cụ thể: giá thuê mặt bằng bạn chọn là bao nhiêu, đối thủ gần nhất là ai và họ bán giá nào, bạn sẽ tuyển nhân viên ở đâu với mức lương bao nhiêu, nếu doanh thu sáu tháng đầu chỉ bằng một nửa dự báo thì bạn làm gì, vì sao chọn địa phương này mà không chọn nơi khác.
Cách chuẩn bị hiệu quả là tự đặt mình vào vị trí người phỏng vấn và đọc kế hoạch với con mắt nghi ngờ. Với mỗi con số, ghi lại nguồn và cách tính. Với mỗi giả định, chuẩn bị một kịch bản xấu. Luyện trả lời bằng ngôn ngữ của buổi phỏng vấn, vì nhiều tỉnh không cho phiên dịch, hoặc cho nhưng câu trả lời qua phiên dịch thường kém thuyết phục hơn.
Sau phỏng vấn, ghi lại ngay những câu bạn trả lời chưa tốt và những điểm người phỏng vấn tỏ ra quan tâm. Nếu tỉnh yêu cầu bổ sung, đó là chỗ cần sửa trong kế hoạch. Thoả thuận thực hiện thường được soạn dựa trên kế hoạch đã chỉnh sau phỏng vấn, nên đây là cơ hội cuối để đưa các con số về mức bạn chắc chắn làm được.
Đừng học thuộc câu trả lời mẫu. Người phỏng vấn nhận ra ngay câu trả lời thuộc lòng, và họ sẽ hỏi tiếp một câu nhỏ hơn để xem bạn có thật sự biết không. Trả lời "chưa biết, nhưng sẽ tìm hiểu bằng cách…" về một chi tiết nhỏ còn tốt hơn bịa ra một con số mà sau đó bạn không giải thích được.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch kinh doanh cho diện doanh nhân Canada viết bằng tiếng gì?
Thường bằng tiếng Anh, hoặc tiếng Pháp ở những tỉnh chấp nhận. Mọi tài liệu kèm theo bằng tiếng Việt cần bản dịch theo quy định. Nên viết sao cho bạn tự đọc và giải thích được bằng ngôn ngữ đó trong phỏng vấn.
Kế hoạch dài bao nhiêu trang là đủ?
Độ dài không phải tiêu chí. Một số tỉnh có mẫu với giới hạn số trang hoặc số chữ cho từng phần. Kế hoạch đủ là kế hoạch trả lời được các câu hỏi của tỉnh với số liệu cụ thể, không lặp ý, không chèn nội dung chung chung.
Có được đổi kế hoạch sau khi đã ký thoả thuận thực hiện không?
Thường có thủ tục xin sửa đổi thoả thuận, nhưng phải xin trước khi thay đổi lớn như đổi ngành, đổi vị trí, đổi cơ cấu sở hữu. Tự ý thay đổi rồi giải thích sau là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ không được đề cử.
Có nên dùng kế hoạch của doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam làm nền không?
Có thể dùng kinh nghiệm và số liệu vận hành thật làm cơ sở cho giả định, nhưng thị trường, chi phí và quy định ở Canada khác hẳn. Kế hoạch phải được xây lại cho địa phương ở Canada, không phải dịch kế hoạch cũ.
Tỉnh có kiểm tra số liệu trong kế hoạch không?
Có thể kiểm qua phỏng vấn, đối chiếu với báo cáo tài sản và giấy tờ kinh nghiệm, và về sau đối chiếu với kết quả thực tế khi bạn báo cáo. Số liệu không có nguồn hoặc phi thực tế là điểm yếu dễ thấy.
Kế hoạch kinh doanh cho Start-up Visa có giống diện tỉnh bang không?
Không hẳn. Start-up Visa đòi hỗ trợ của tổ chức được chỉ định, nên kế hoạch hướng tới nhà đầu tư và vườn ươm, nhấn mạnh tính đổi mới và khả năng tăng trưởng. Diện tỉnh bang nhấn mạnh tính khả thi tại địa phương và việc làm. Hai loại có trọng tâm khác nhau.