Ngày đầu đi làm ở Mỹ, trước khi được giao việc, bạn thường ngồi ký một xấp giấy với bộ phận nhân sự. Hai tờ quan trọng nhất là I-9 để chứng minh bạn được phép làm việc và W-4 để chủ lao động biết khấu trừ thuế bao nhiêu. Hai tuần sau, bạn nhận phiếu lương đầu tiên và thấy số tiền thực nhận thấp hơn khá nhiều so với lương giờ nhân số giờ.
Hiểu đúng mấy tờ giấy này giúp bạn tránh ba chuyện hay xảy ra với người Việt mới sang: bị trừ thuế quá ít rồi cuối năm phải nộp thêm một khoản lớn, nhận việc dạng "hợp đồng" mà không biết mình mất những quyền lợi gì, và không nhận ra khi chủ trả thiếu tiền tăng ca. Bài này đi qua từng giấy theo đúng thứ tự bạn sẽ gặp.
Đơn I-9: chứng minh quyền được làm việc
Mọi chủ lao động ở Mỹ phải xác minh người mới tuyển có quyền làm việc hợp pháp, bằng đơn I-9 của Sở Di trú. Bạn điền phần của người lao động chậm nhất vào ngày đầu đi làm, và đưa giấy tờ cho chủ xem trong thời hạn ngắn quy định, thường là vài ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu.
Giấy tờ chia làm ba danh sách. Danh sách A là giấy vừa chứng minh danh tính vừa chứng minh quyền làm việc, như thẻ xanh, hộ chiếu Mỹ, thẻ phép làm việc EAD. Nếu không có giấy loại A, bạn đưa một giấy loại B chứng minh danh tính như bằng lái xe của bang, cộng một giấy loại C chứng minh quyền làm việc như thẻ an sinh xã hội không ghi hạn chế. Người mới nhập cảnh diện định cư, khi thẻ xanh chưa về, thường dùng hộ chiếu có thị thực định cư và dấu nhập cảnh làm giấy tạm thời; hỏi bộ phận nhân sự về cách họ ghi nhận trường hợp này.
Bạn được quyền chọn đưa giấy nào trong danh sách. Chủ lao động không được đòi một loại giấy cụ thể, không được đòi xem thêm giấy khi giấy bạn đưa đã hợp lệ, và không được từ chối tuyển vì bạn là người nhập cư có thẻ xanh thay vì công dân, trừ khi vị trí đó luật đòi quốc tịch. Nhiều công ty còn đối chiếu thêm qua hệ thống E-Verify của liên bang; nếu kết quả báo không khớp, bạn có quyền được thông báo và có thời gian để giải quyết trước khi bị cho nghỉ.
Đơn W-4: khai để chủ khấu trừ thuế đúng mức
W-4 không phải tờ khai thuế, mà là chỉ dẫn cho chủ lao động biết trừ bao nhiêu thuế thu nhập liên bang từ mỗi kỳ lương. Mẫu hiện hành, thay đổi lớn từ năm 2020, không còn dùng khái niệm "số người phụ thuộc trừ lùi" như mẫu cũ. Bạn khai tình trạng khai thuế dự kiến, có nhiều việc hay vợ chồng cùng đi làm không, số con được tính tín thuế, và các khoản thu nhập hay khấu trừ khác.
Hai lỗi phổ biến: một là vợ chồng cùng đi làm mà cả hai đều khai như chỉ một người có thu nhập, dẫn tới trừ thiếu và cuối năm phải nộp thêm. Hai là làm hai việc cùng lúc mà không đánh dấu ô nhiều việc trên cả hai mẫu W-4. Sở Thuế liên bang có công cụ ước tính khấu trừ trên trang chính thức, giúp bạn điền đúng theo hoàn cảnh.
Nhiều bang có thuế thu nhập dùng mẫu khai khấu trừ riêng của bang, bộ phận nhân sự sẽ đưa kèm. Bạn được sửa W-4 bất kỳ lúc nào trong năm, ví dụ khi sinh con, khi vợ hoặc chồng bắt đầu đi làm. Năm đầu ở Mỹ, khi thu nhập trong năm chỉ tính từ tháng nhập cảnh, cách khấu trừ theo W-4 có thể trừ nhiều hơn mức thật phải đóng, và bạn được hoàn lại khi khai thuế.
Đọc phiếu lương: tiền đi đâu
Phiếu lương ở Mỹ ghi lương gộp, các khoản trừ và lương thực nhận cho kỳ đó, kèm cột luỹ kế từ đầu năm. Bảng dưới liệt kê các khoản thường gặp.
| Khoản | Là gì | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lương gộp | Số giờ nhân lương giờ, cộng tăng ca, thưởng, tiền tip khai báo | Kiểm số giờ với giờ bạn tự ghi |
| Thuế thu nhập liên bang | Trừ theo W-4 và bảng khấu trừ của Sở Thuế | Không phải số thuế cuối cùng, chỉ là trả trước |
| An sinh xã hội | Người lao động đóng khoảng 6,2% lương, chủ đóng thêm phần tương ứng | Có trần lương chịu thuế mỗi năm, điều chỉnh hằng năm |
| Medicare | Người lao động đóng khoảng 1,45% lương, chủ đóng thêm phần tương ứng | Không có trần; thu nhập cao đóng thêm |
| Thuế bang, thuế địa phương | Tuỳ bang và thành phố | Một số bang không có thuế thu nhập |
| Bảo hiểm khuyết tật, nghỉ phép bang | Một số bang thu qua lương | Ví dụ ở California, New York, Washington |
| Bảo hiểm y tế, quỹ hưu 401(k) | Phần bạn tự chọn tham gia | Thường trừ trước thuế, làm giảm thu nhập chịu thuế |
Tỷ lệ an sinh xã hội và Medicare ghi ở trên là mức đã áp dụng nhiều năm theo luật liên bang; trần lương chịu thuế an sinh xã hội đổi mỗi năm, kiểm trên trang Cơ quan An sinh Xã hội. Giữ tất cả phiếu lương ít nhất tới khi nhận W-2 cuối năm và khai thuế xong.
Lương giờ, tăng ca và giờ nghỉ
Phần lớn việc nhập môn ở Mỹ trả theo giờ. Theo luật lao động liên bang, người lao động thuộc diện được trả tăng ca làm quá 40 giờ trong một tuần làm việc phải được trả ít nhất 1,5 lần lương giờ thường cho số giờ vượt. Một số bang tính tăng ca theo ngày, ví dụ California tính khi làm quá 8 giờ một ngày. Người làm vị trí quản lý hay chuyên môn trả lương cố định trên một mức nhất định có thể thuộc diện miễn tăng ca, nhưng chức danh "quản lý" trên giấy không tự động làm bạn mất quyền này; điều quyết định là công việc thật và mức lương.
Lương tối thiểu có ba tầng: liên bang, bang và có khi cả thành phố. Chủ phải trả mức cao nhất áp dụng cho nơi bạn làm. Với nghề có tiền tip như nhà hàng, tiệm nail, một số bang cho trả lương giờ thấp hơn rồi tính tip bù vào, với điều kiện tổng không dưới mức tối thiểu; một số bang khác không cho cách này.
Giờ nghỉ giải lao và nghỉ ăn trưa: luật liên bang không bắt buộc, nhưng nhiều bang có quy định riêng. Nghỉ ốm có lương cũng tuỳ bang và thành phố. Khi mới nhận việc, xin bản nội quy hoặc sổ tay nhân viên và hỏi rõ cách chấm công. Tự ghi giờ vào điện thoại mỗi ngày là thói quen nhỏ nhưng rất có ích khi cần đối chiếu.
Phúc lợi khi nhận việc: đọc kỹ trước khi ký chọn
Việc toàn thời gian ở công ty vừa và lớn thường đi kèm gói phúc lợi, và bạn chỉ có một khoảng thời gian ngắn sau ngày bắt đầu, thường khoảng ba mươi ngày, để đăng ký. Bỏ lỡ thời hạn này, bạn thường phải chờ tới kỳ đăng ký mở hằng năm, trừ khi có sự kiện như kết hôn, sinh con. Nhiều nơi có thời gian chờ từ một đến vài tháng trước khi bảo hiểm y tế bắt đầu có hiệu lực, nên người mới sang cần tính chuyện bảo hiểm cho khoảng trống đó.
Bảo hiểm y tế qua chủ thường rẻ hơn tự mua vì chủ trả một phần lớn phí. Bạn sẽ chọn giữa vài gói, mỗi gói khác nhau ở mạng lưới bác sĩ, mức khấu trừ và phí trừ lương mỗi kỳ. Gia đình có trẻ nhỏ hay cha mẹ đi khám thường xuyên nên cân nhắc gói có mức khấu trừ thấp dù phí cao hơn. Thêm vợ chồng con cái vào gói làm phần trừ lương tăng đáng kể.
Quỹ hưu 401(k) hay 403(b) là phần nhiều người Việt bỏ qua vì muốn cầm tiền mặt. Nếu chủ có khoản đóng góp đối ứng, ví dụ chủ đóng thêm theo một tỷ lệ phần lương bạn tự đóng, thì không tham gia là bỏ phí một phần lương. Hỏi rõ thời gian để phần chủ đóng thật sự thuộc về bạn, vì nghỉ việc sớm có thể mất phần đó. Ngoài ra còn bảo hiểm nhân thọ nhóm, bảo hiểm khuyết tật, tài khoản chi tiêu y tế trước thuế; đọc mô tả trước khi đánh dấu.
W-2 hay 1099: nhân viên hay người làm hợp đồng
Nhân viên nhận W-2. Chủ khấu trừ thuế, đóng phần an sinh xã hội và Medicare của chủ, mua bảo hiểm tai nạn lao động, đóng bảo hiểm thất nghiệp. Bạn được hưởng luật lương tối thiểu và tăng ca.
Người làm hợp đồng độc lập nhận 1099. Không ai trừ thuế cho bạn. Bạn tự đóng cả hai phần an sinh xã hội và Medicare dưới dạng thuế tự doanh, tự nộp thuế ước tính theo quý, không có bảo hiểm thất nghiệp hay tai nạn lao động từ chủ.
Gọi tên không quyết định bản chất. Luật lao động xét mức độ chủ kiểm soát công việc: ai quyết định giờ giấc, ai cung cấp dụng cụ, bạn có làm cho nhiều khách không. Thợ làm theo lịch của tiệm, dùng đồ của tiệm, chịu sự điều hành của chủ thì nhiều khả năng là nhân viên dù được trả theo 1099. Một số bang áp tiêu chí rất chặt về chuyện này.
Lương tiền mặt không phiếu lương. Một số nơi trả tiền mặt không khai báo. Ngoài vi phạm luật thuế, bạn mất lịch sử thu nhập dùng cho tín chỉ an sinh xã hội, cho hồ sơ bảo lãnh người thân, cho việc thuê nhà và vay mua nhà. Người có thẻ xanh định bảo lãnh vợ con sau này càng cần thu nhập có giấy tờ.
Khi bị trả thiếu hoặc bị cho nghỉ
Nếu phiếu lương thiếu giờ, thiếu tăng ca, hoặc chủ trừ tiền vì làm hỏng đồ, trước tiên hỏi bộ phận nhân sự hoặc chủ bằng tin nhắn hay email để có dấu vết. Phần lớn sai sót là do chấm công nhầm và được sửa ở kỳ lương sau. Nếu chủ không sửa, bạn có thể nộp đơn khiếu nại lương với Sở Lao động của bang hoặc Bộ Lao động liên bang. Luật cấm trả thù người lao động vì đã khiếu nại lương, và bạn không cần quốc tịch để được bảo vệ.
Phần lớn việc làm ở Mỹ theo nguyên tắc "tự do chấm dứt": chủ có thể cho nghỉ và bạn có thể nghỉ việc bất kỳ lúc nào, không cần lý do, miễn không vì lý do phân biệt đối xử hay trả thù mà luật cấm. Báo trước hai tuần khi nghỉ là phép lịch sự phổ biến, không phải nghĩa vụ luật. Thời hạn trả kỳ lương cuối cùng sau khi nghỉ tuỳ bang, có bang buộc trả ngay trong ngày cho người bị cho nghỉ.
Mất việc không do lỗi của mình, bạn có thể xin trợ cấp thất nghiệp của bang nếu đủ thời gian làm và thu nhập có khai báo. Đây là bảo hiểm do chủ đã đóng cho bạn, không phải trợ cấp xin cho. Nộp đơn sớm vì có tuần chờ và thời gian xét.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có thẻ xanh bản cứng có đi làm được không?
Người nhập cảnh diện định cư thường được dùng hộ chiếu có thị thực định cư và dấu nhập cảnh làm giấy tờ tạm thời chứng minh quyền làm việc khi điền I-9, cho tới khi thẻ xanh gửi về. Hỏi bộ phận nhân sự và kiểm hướng dẫn hiện hành của Sở Di trú về giấy tờ chấp nhận cho I-9.
Vì sao lương thực nhận thấp hơn nhiều so với lương giờ nhân số giờ?
Từ lương gộp, chủ trừ thuế thu nhập liên bang, thuế bang nếu có, thuế an sinh xã hội và Medicare, cùng các khoản bạn chọn như bảo hiểm y tế, quỹ hưu. Đọc từng dòng trên phiếu lương để biết tiền đi đâu, và kiểm W-4 nếu thấy trừ thuế quá nhiều hoặc quá ít.
Khai W-4 sai thì có bị phạt không?
Khai nhầm do không hiểu thường không bị phạt ngay, nhưng có thể dẫn tới trừ thiếu và cuối năm nộp thêm, đôi khi kèm tiền phạt trả thuế thiếu. Bạn được nộp W-4 mới bất kỳ lúc nào trong năm, và nên làm ngay khi hoàn cảnh gia đình thay đổi.
Làm nail nhận 1099 có thiệt gì không?
Bạn phải tự đóng thuế tự doanh và thuế ước tính theo quý, không có bảo hiểm thất nghiệp hay tai nạn lao động từ chủ, không được luật tăng ca bảo vệ. Nếu thực chất bạn làm theo lịch và chỉ đạo của tiệm, có thể bạn đang bị xếp sai loại, nên hỏi Sở Lao động bang.
Làm quá 40 giờ một tuần có chắc được trả tăng ca không?
Nếu bạn thuộc diện được trả tăng ca, chủ phải trả ít nhất 1,5 lần lương giờ cho số giờ vượt 40 trong tuần theo luật liên bang, và một số bang còn tính theo ngày. Người làm vị trí quản lý, chuyên môn lương cố định đủ cao có thể được miễn; điều đó tuỳ công việc thật chứ không tuỳ chức danh.