Người làm công ăn lương thường nghĩ hồ sơ nguồn tiền của mình đơn giản nhất: lương có hợp đồng, có thuế, có sao kê. Điều đó đúng ở phần từng đồng lương, nhưng câu hỏi USCIS đặt ra lại là một phép tính: với mức thu nhập đã khai, sau khi trừ chi tiêu sống, gia đình có thể tích luỹ được số tiền đầu tư trong khoảng thời gian đó không. Hồ sơ lương bị hỏi lại chủ yếu vì phép tính này không khớp.
Bài này dành cho người có thu nhập chính từ tiền lương, thưởng, phụ cấp: bác sĩ, kỹ sư, quản lý, nhân viên tập đoàn nước ngoài, giảng viên. Nội dung gồm bộ chứng từ chuẩn, cách dựng phép tích luỹ, những trường hợp lương khó chứng minh như lương tiền mặt hay thu nhập ngoài lương, và cách ghép lương với các nguồn khác.
Bộ chứng từ của một hồ sơ lương
Mỗi loại chứng từ trả lời một câu hỏi khác nhau. Không loại nào đủ một mình; sức thuyết phục đến từ việc chúng khớp nhau.
| Chứng từ | Chứng minh điều gì | Lưu ý với hồ sơ Việt Nam |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, nâng lương | Bạn làm ở đâu, vị trí gì, mức lương qua các năm | Gom đủ các lần thay đổi, không chỉ hợp đồng mới nhất |
| Xác nhận của nơi làm việc | Tổng thu nhập từng năm, thời gian làm việc | Nên ghi rõ lương, thưởng, phụ cấp tách riêng; ký và đóng dấu |
| Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ quyết toán thuế | Thu nhập đã kê khai với cơ quan thuế | Là chứng cứ mạnh nhất; có thể tra trên hệ thống thuế điện tử theo mã số thuế cá nhân |
| Quá trình đóng bảo hiểm xã hội | Thời gian làm việc liên tục, mức lương đóng bảo hiểm | Mức đóng thường thấp hơn lương thật vì có trần và cách tính riêng, nên chỉ dùng để chứng thực thời gian |
| Sao kê tài khoản nhận lương | Tiền lương thực sự đã vào tài khoản | Sao kê nhiều năm, đối chiếu với tổng thu nhập trên chứng từ thuế |
| Sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gửi, tài khoản đầu tư | Tiền lương đã được tích luỹ ở đâu | Giữ cả các sổ đã tất toán; ghi chú dòng tiền từ tài khoản lương sang |
Chứng từ thuế đóng vai trò trung tâm vì nó là lời khai của chính bạn với nhà nước, được lập trước khi có ý định đầu tư. Thu nhập không qua thuế không bị cấm dùng, nhưng sẽ phải giải thích nhiều hơn và có thể dẫn tới câu hỏi về nghĩa vụ thuế.
Dựng phép tính tích luỹ: phần USCIS thực sự đọc
Phép tính tích luỹ đi từ tổng thu nhập sau thuế của các năm, trừ chi tiêu sinh hoạt ước tính, trừ các khoản lớn đã chi như mua nhà, mua xe, học phí cho con, rồi đối chiếu với số tiền tiết kiệm hiện có. Số dư phải đủ trang trải số vốn đầu tư cộng phí hành chính, hoặc phần còn thiếu phải có nguồn khác chứng minh được.
Ví dụ giả định: hai vợ chồng là bác sĩ và kỹ sư, làm việc 15 năm. Tổng thu nhập sau thuế của hai người cộng dồn theo chứng từ thuế khoảng 30 tỷ đồng. Chi tiêu gia đình ước khoảng 25–35% thu nhập mỗi năm, tổng khoảng 9 tỷ. Đã mua một căn hộ hết khoảng 6 tỷ, học phí trường quốc tế cho hai con khoảng 4 tỷ. Còn lại khoảng 11 tỷ, khớp với tổng số dư các sổ tiết kiệm hiện có. Số này có thể đủ hoặc chưa đủ cho mức vốn EB-5 cộng phí, tuỳ tỷ giá lúc chuyển; phần thiếu phải lấy từ nguồn khác như bán căn hộ.
Hai sai lầm hay gặp: ước chi tiêu quá thấp để phép tính "đẹp" và quên các khoản chi lớn mà chính hồ sơ đã lộ ra, như căn nhà đang ở hay con đang học trường quốc tế. Người xét hồ sơ có kinh nghiệm thấy ngay một gia đình bốn người ở thành phố lớn mà khai chi tiêu chỉ bằng một phần nhỏ thu nhập là không hợp lý. Một phép tính thận trọng, có ghi rõ giả định, thuyết phục hơn một phép tính vừa khít.
Các khoản thu nhập ngoài lương cố định
Thưởng cuối năm, thưởng hiệu suất. Nên nằm trong chứng từ khấu trừ thuế. Nếu thưởng trả tách, giữ quyết định khen thưởng và sao kê ngày nhận.
Cổ phiếu thưởng, quyền chọn mua cổ phần của công ty. Phổ biến với nhân viên tập đoàn nước ngoài. Cần giấy tờ cấp cổ phần, chứng từ bán và thuế đã nộp trên khoản bán, ở Việt Nam hoặc nước nơi công ty niêm yết.
Thu nhập từ phòng khám, dạy thêm, tư vấn. Nghề y, giáo dục, kỹ thuật thường có thu nhập ngoài giờ. Nếu đã kê khai thuế thì dùng như nguồn bình thường. Nếu chưa, đây là phần yếu; hỏi luật sư về cách trình bày trung thực và có cần xử lý nghĩa vụ thuế trước không.
Lương từ nước ngoài khi từng đi làm, đi học. Lương nhận ở Nhật, Hàn, Singapore hay Úc trong các năm làm việc ở đó cần chứng từ thuế của nước đó và sao kê tài khoản nước ngoài, kèm chứng từ chuyển về Việt Nam nếu có.
Lãi tiết kiệm nhiều năm. Với khoản tích luỹ lâu, lãi tiền gửi là phần đáng kể. Sao kê sổ tiết kiệm thể hiện tiền lãi là chứng cứ rõ, nên tính lãi vào phép tích luỹ thay vì bỏ qua.
Khi một phần lương được trả bằng tiền mặt
Ở một số doanh nghiệp tư nhân, đặc biệt những năm trước, một phần lương được trả bằng tiền mặt và không nằm trong chứng từ thuế. Người lao động không làm gì sai, nhưng hồ sơ EB-5 không thể công nhận thu nhập không có dấu vết.
Có ba hướng xử lý trung thực. Thứ nhất, bỏ phần đó ra khỏi phép tính, chỉ dùng thu nhập có chứng từ. Đây là cách an toàn nhất nếu phần chứng từ đã đủ. Thứ hai, nếu doanh nghiệp vẫn còn hoạt động và có ghi sổ phần chi trả này, xin xác nhận bằng văn bản kèm bảng lương nội bộ; giá trị chứng minh thấp hơn chứng từ thuế nhưng vẫn có. Thứ ba, nếu phần đó là đáng kể, hỏi luật sư thuế Việt Nam về việc kê khai bổ sung; xử lý xong nghĩa vụ thuế thì thu nhập có thêm chứng từ.
Không nên nhờ doanh nghiệp cũ lập xác nhận thu nhập cao hơn số thật hay làm lại bảng lương. Viên chức có thể đối chiếu với dữ liệu thuế, và một văn bản không khớp có thể làm mất uy tín toàn bộ hồ sơ.
Đường đi từ tài khoản lương tới dự án
Nguồn hợp pháp mới là nửa câu chuyện. Nửa còn lại là cho thấy chính số tiền đó, chứ không phải tiền khác, đã đi tới dự án.
- Lập sơ đồ các tài khoản: tài khoản nhận lương, tài khoản tiết kiệm, tài khoản đầu tư chứng khoán nếu có, và tài khoản cuối cùng chuyển đi.
- Đánh dấu các lần chuyển lớn giữa các tài khoản bằng ngày và số tiền khớp hai đầu; với khoản nào đi qua tài khoản của người khác, ghi rõ lý do và kèm chứng từ cả hai phía.
- Tất toán sổ tiết kiệm vào đúng tài khoản sẽ dùng để mua ngoại tệ, tránh rút tiền mặt rồi nộp lại.
- Nếu vợ chồng gom tiền vào một tài khoản, giữ giấy đăng ký kết hôn và chứng từ chuyển từ tài khoản người kia.
- Mua ngoại tệ và chuyển ra nước ngoài qua ngân hàng theo quy định quản lý ngoại hối hiện hành; làm việc trước với ngân hàng về hồ sơ cần có.
- Lưu xác nhận tài khoản ký quỹ của dự án đã nhận tiền, đối chiếu với lệnh chuyển.
Một hồ sơ lương tốt thường có thể vẽ lên một trang giấy: các cột năm, dòng thu nhập, dòng chi lớn, dòng số dư, và mũi tên dòng tiền cuối cùng. Nếu chính bạn không vẽ được, người xét hồ sơ cũng khó thấy.
Ghép tiền lương với các nguồn khác
Rất ít người làm công đủ tiền EB-5 chỉ bằng lương. Hồ sơ thực tế thường là ghép: một phần lương tích luỹ, một phần bán căn hộ đã mua bằng lương, một phần cha mẹ tặng. Mỗi nguồn cần chuỗi chứng cứ riêng, và tổng các nguồn phải khớp với số tiền chuyển đi.
Khi ghép, tránh đếm một đồng hai lần. Nếu căn hộ được mua bằng tiền lương rồi bán đi để đầu tư, thì tiền lương đó đã chuyển thành căn hộ; phép tính tích luỹ phải trừ tiền mua căn hộ, và phần bán căn hộ mới là nguồn. Lỗi này hay xảy ra khi hai luật sư hoặc hai người khác nhau soạn từng phần.
Với tiền cha mẹ tặng, cha mẹ phải chứng minh nguồn của chính họ, không thể dựa vào hồ sơ lương của người con. Với khoản vay, phải có tài sản bảo đảm của nhà đầu tư; khoản vay tín chấp dựa vào lương không đủ điều kiện làm vốn EB-5 theo cách hiểu thông thường của USCIS.
Ba hồ sơ lương giả định và chỗ mỗi hồ sơ cần gia cố
Hồ sơ A, giả định: trưởng phòng ở một ngân hàng thương mại, 18 năm làm việc ở hai ngân hàng, toàn bộ lương qua tài khoản, chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ. Phần thu nhập gần như không có chỗ hở. Chỗ cần gia cố là phần tích luỹ: tiền lương đã chuyển qua chứng khoán, trái phiếu, rồi về lại tài khoản nhiều lần. Cần sao kê tài khoản chứng khoán và bảng đối chiếu các lần chuyển qua lại.
Hồ sơ B, giả định: bác sĩ ở bệnh viện công, thu nhập lương không lớn nhưng có phòng khám ngoài giờ nhiều năm. Phòng khám đã đăng ký hộ kinh doanh và nộp thuế khoán. Thu nhập lương dễ chứng minh, nhưng phần lớn tài sản lại đến từ phòng khám, nơi thuế khoán không phản ánh doanh thu thật. Hồ sơ cần xử lý phòng khám như một nguồn riêng với cách chứng minh của hộ kinh doanh, và cẩn thận không để con số khoán mâu thuẫn với mức tích luỹ khai trong phép tính.
Hồ sơ C, giả định: kỹ sư làm cho công ty nước ngoài, lương cao, một phần nhận cổ phiếu thưởng của công ty mẹ niêm yết ở nước ngoài, đã bán và chuyển về. Chứng từ có nhưng nằm ở ba nơi: công ty ở Việt Nam, công ty mẹ, công ty chứng khoán nước ngoài. Chỗ cần gia cố là nối ba nguồn thành một dòng thời gian, kèm chứng từ thuế cho phần bán cổ phiếu.
Ba hồ sơ đều là người làm công, nhưng chỗ yếu khác hẳn nhau. Đó là lý do không nên dùng một danh mục giấy tờ chung cho mọi người làm công.
Câu hỏi thường gặp
Cần chứng minh thu nhập bao nhiêu năm trở về trước?
Không có số năm cố định chung. Nguyên tắc là đủ dài để giải thích được toàn bộ số tiền đầu tư. Với tiền tích luỹ 15 năm, cần chứng từ cho cả quãng đó, ít nhất ở mức tổng hợp mỗi năm. Hồ sơ nhiều năm trước thiếu giấy thì dùng xác nhận và chứng cứ gián tiếp.
Mức đóng bảo hiểm xã hội thấp hơn lương thật có làm hồ sơ bị nghi ngờ không?
Thường không, vì mức đóng bảo hiểm có trần và cách tính riêng, khác với tổng thu nhập chịu thuế. Nên kèm giải thích ngắn trong hồ sơ để người xét không phải đoán. Chứng từ thuế mới là chỗ thể hiện tổng thu nhập.
Làm việc cho công ty nước ngoài, lương trả về tài khoản ở nước ngoài thì sao?
Dùng hợp đồng, chứng từ thuế ở nước trả lương hoặc ở Việt Nam tuỳ nơi bạn là cư dân thuế, và sao kê tài khoản nước ngoài. Nếu tiền nằm sẵn ở nước ngoài, đường đi tới dự án có thể ngắn hơn, nhưng vẫn phải chứng minh tiền vào tài khoản đó hợp pháp.
Tiền tích luỹ đã đổi sang vàng nhiều năm thì chứng minh thế nào?
Cần chuỗi: lương vào tài khoản, rút ra mua vàng có hoá đơn của doanh nghiệp kinh doanh vàng, giữ vàng, rồi bán lại có hoá đơn và tiền vào tài khoản. Vàng mua không hoá đơn hoặc tích từ lâu khó chứng minh, nên tách thành phần dự phòng.
Giảng viên đại học có thu nhập từ đề tài, dự án thì kê vào đâu?
Thu nhập từ đề tài, giảng dạy ngoài thường do trường hoặc đơn vị chủ trì chi trả và khấu trừ thuế. Xin chứng từ khấu trừ thuế từng nguồn và cộng vào tổng thu nhập. Hợp đồng đề tài và biên bản nghiệm thu là chứng cứ hỗ trợ tốt.
Có cần thuê kế toán độc lập lập báo cáo nguồn tiền không?
Không bắt buộc. Với hồ sơ lương đơn giản, luật sư thường tự dựng phép tính. Báo cáo của kế toán độc lập hữu ích khi có nhiều nguồn, nhiều tài khoản và giao dịch qua nhiều năm, nhưng nó chỉ sắp xếp chứng cứ, không thay thế được chứng từ gốc.