Khi visa Schengen bị từ chối, cơ quan đại diện phải trao cho bạn một mẫu từ chối chung của EU, trong đó đánh dấu một hoặc vài ô lý do và ghi cách khiếu nại theo luật của nước ra quyết định. Bạn có hai đường: khiếu nại quyết định đó trong thời hạn ghi trên tờ giấy, hoặc nộp một hồ sơ mới đã sửa đúng chỗ yếu. Không có thời gian chờ bắt buộc trước khi nộp lại, nhưng nộp lại y nguyên hồ sơ cũ gần như chắc chắn nhận cùng kết quả.
Chọn đường nào phụ thuộc vào ô lý do được đánh dấu. Nếu cơ quan lãnh sự hiểu sai một giấy tờ bạn đã nộp, khiếu nại có cơ sở. Nếu hồ sơ thật sự thiếu, ví dụ tài chính mỏng hay ràng buộc quay về chưa rõ, sửa hồ sơ rồi nộp lại thường nhanh và thực tế hơn. Lần từ chối được lưu trong Hệ thống Thông tin Thị thực (VIS) mà mọi nước Schengen cùng đọc, nên lần sau phải khai trung thực và giải thích được điều gì đã thay đổi.
Đọc các ô lý do trên mẫu từ chối
Mẫu từ chối theo Bộ luật Thị thực của EU liệt kê sẵn các lý do; cơ quan lãnh sự chỉ đánh dấu, ít khi viết thêm. Bảng dưới gom các ô người Việt hay gặp nhất, kèm cách hiểu thực tế và việc nên làm. Câu chữ trên bản bạn nhận có thể khác đôi chút theo bản dịch của từng nước.
| Ô lý do (diễn đạt gần đúng) | Thường có nghĩa là | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Mục đích và điều kiện chuyến đi không được chứng minh | Lịch trình mơ hồ, đặt phòng không khớp, thư mời không rõ quan hệ, mục đích công tác thiếu giấy của đối tác | Viết lại lịch trình theo ngày, đặt phòng khớp từng đêm, bổ sung giấy tờ chứng minh mục đích |
| Không đủ phương tiện tài chính cho thời gian lưu trú và để quay về | Số dư không tương xứng với chuyến đi, tiền mới nộp vào sát ngày, thu nhập không có chứng cứ đều đặn | Bổ sung sao kê nhiều tháng, giấy tờ thu nhập, giải thích nguồn của các khoản lớn |
| Ý định rời lãnh thổ trước khi visa hết hạn không được xác lập | Ràng buộc với Việt Nam chưa đủ thuyết phục: việc làm, gia đình, tài sản, lịch sử đi lại | Bổ sung hợp đồng lao động, đơn nghỉ phép được duyệt, giấy tờ gia đình, lịch sử visa đã dùng đúng |
| Đã ở 90 ngày trong 180 ngày hiện tại | Chuyến dự định cộng với các lần ở trước vượt hạn mức ngắn hạn | Tính lại ngày, dời chuyến hoặc xin loại visa phù hợp |
| Thông tin hoặc giấy tờ không đáng tin cậy | Giấy tờ bị nghi giả, mâu thuẫn giữa các giấy, khai sai | Cân nhắc kỹ; nếu là hiểu nhầm, khiếu nại kèm chứng cứ. Nếu thật sự có sai, không nộp lại khi chưa tìm hiểu hậu quả |
| Không có bảo hiểm y tế du lịch phù hợp | Thiếu bảo hiểm, mức chi trả hoặc phạm vi không đạt, ngày hiệu lực lệch chuyến đi | Mua lại hợp đồng đáp ứng yêu cầu Schengen |
Ô “ý định quay về chưa được xác lập” là lý do phổ biến nhất với hồ sơ du lịch tự túc của người Việt, và cũng khó sửa nhất vì nó không gắn với một giấy cụ thể. Cơ quan lãnh sự nhìn tổng thể: tuổi, công việc, thu nhập, gia đình, chuyến đi trước. Một hồ sơ chỉ có sổ tiết kiệm lớn mà không có việc làm ổn định vẫn có thể rơi vào ô này.
Khiếu nại: thủ tục theo luật từng nước, không theo một mẫu chung
Bộ luật Thị thực của EU bắt buộc mọi nước Schengen cho người bị từ chối quyền khiếu nại, nhưng thủ tục khiếu nại theo luật quốc gia của nước ra quyết định. Vì vậy mỗi nước một kiểu: có nước cho bạn gửi thư khiếu nại hành chính lên chính cơ quan đại diện đã từ chối để xét lại, có nước yêu cầu gửi tới một cơ quan ở thủ đô nước đó, có nước chỉ cho đường khởi kiện ra toà hành chính. Thời hạn, ngôn ngữ được dùng và nơi gửi đều ghi ở phần cuối của chính mẫu từ chối bạn nhận. Đây là nguồn đáng tin nhất, hơn mọi bài viết chung.
Một lá thư khiếu nại có giá trị khi nó chỉ ra cơ quan lãnh sự đã đánh giá sai dựa trên giấy tờ có trong hồ sơ lúc nộp. Ví dụ: bạn đã nộp xác nhận nghỉ phép có chữ ký và đóng dấu, nhưng mẫu từ chối ghi ràng buộc công việc chưa rõ; hoặc tài chính bị đánh giá thiếu trong khi sao kê thể hiện thu nhập đều đặn mỗi tháng. Thư nên ngắn, đi thẳng vào từng ô lý do, đánh số các giấy tờ liên quan, viết bằng ngôn ngữ cơ quan chấp nhận (thường là ngôn ngữ của nước đó hoặc tiếng Anh).
Khiếu nại có hai nhược điểm thực tế. Thời gian xét thường lâu hơn một hồ sơ mới, có khi vượt qua ngày dự định đi. Và nếu khiếu nại thành công, nhiều nước cấp visa cho đúng chuyến đi trong hồ sơ cũ; khi ngày đi đã qua, kết quả chỉ còn ý nghĩa ghi nhận. Vì vậy khiếu nại hợp với người có lý do đi cố định nhưng linh động thời gian, hoặc người muốn sửa một quyết định mà họ cho là sai để hồ sơ lịch sử sạch hơn.
Nộp lại hồ sơ mới: sửa đúng chỗ, không nộp lại y nguyên
Bắt đầu từ ô lý do, không từ cảm giác. Ghi từng ô được đánh dấu ra giấy, bên cạnh ghi giấy tờ nào trong hồ sơ cũ liên quan tới ô đó, và còn thiếu gì. Nhiều người nộp lại bằng cách thêm thật nhiều giấy, trong khi ô lý do chỉ nói về tài chính. Giấy thừa không bù được chỗ thiếu.
Giải thích điều đã thay đổi. Lần nộp thứ hai nên có một thư ngắn nêu rằng bạn từng bị từ chối ngày nào, lý do ghi trên mẫu, và lần này đã bổ sung gì. Cơ quan lãnh sự thấy được lần từ chối trước trong VIS; một hồ sơ chủ động giải thích được đánh giá tốt hơn hồ sơ im lặng.
Đừng vội vàng đổi nước nộp. Quy tắc điểm đến chính vẫn áp dụng: bạn phải nộp ở nước là đích chính của chuyến đi. Đổi lịch trình chỉ để sang nước khác với hy vọng dễ hơn là sai mục đích, và nước mới vẫn thấy lần từ chối cũ.
Khoảng cách giữa hai lần nộp. Không có quy định bắt chờ, nhưng nộp lại sau vài ngày mà không có giấy tờ mới là phí lệ phí. Nếu điểm yếu là thu nhập hay công việc, đôi khi chờ vài tháng để có thêm sao kê, hợp đồng mới hay thăng chức lại là cách tăng cơ hội thật.
Lệ phí không hoàn lại. Lệ phí visa là phí xét hồ sơ, không phải phí cấp visa, nên bị từ chối vẫn không được hoàn. Phí dịch vụ của đơn vị nhận hồ sơ cũng tính riêng. Khi tính có nên thử lại, cộng cả hai khoản này vào ngân sách chuyến đi.
Lần từ chối ảnh hưởng gì tới hồ sơ sau này
Hệ thống Thông tin Thị thực lưu hồ sơ visa, kể cả quyết định từ chối và lý do, trong nhiều năm theo quy định của EU. Mọi nước Schengen đều tra được. Điều này không có nghĩa là một lần từ chối đóng cửa châu Âu: rất nhiều người bị từ chối một lần, sửa hồ sơ và được cấp ở lần sau, rồi dùng visa đúng mục đích và lần sau nữa thuận lợi hơn.
Điều gây hại lâu dài là sự không nhất quán. Nếu lần đầu bạn khai làm ở công ty A với mức lương nhất định, lần sau khai khác mà không giải thích, hoặc nộp giấy tờ không đúng sự thật, cơ quan lãnh sự có căn cứ đánh dấu ô thông tin không đáng tin cậy. Ô này nặng hơn hẳn các ô về tài chính hay ý định quay về, vì nó chạm tới độ tin cậy của mọi giấy tờ bạn nộp sau này.
Visa nước khác như Mỹ, Anh, Canada, Úc thường có câu hỏi trên đơn về việc bạn đã từng bị từ chối thị thực ở bất kỳ nước nào chưa. Trả lời có và ghi đúng nước, năm là cách an toàn. Một lần từ chối Schengen vì tài chính chưa đủ không phải vết đen, nhưng giấu nó rồi bị phát hiện thì trở thành vấn đề khai sai.
Quy trình xử lý trong 14 ngày đầu sau khi nhận kết quả
Thời hạn khiếu nại ở nhiều nước khá ngắn, tính bằng tuần. Vì vậy những ngày đầu nên làm theo thứ tự:
- Chụp và lưu mẫu từ chối, ghi ngày nhận. Thời hạn khiếu nại thường tính từ ngày bạn nhận quyết định.
- Đọc phần hướng dẫn khiếu nại ở cuối mẫu: thời hạn, nơi gửi, ngôn ngữ, có cần luật sư hay không.
- Đối chiếu từng ô lý do với giấy tờ đã nộp. Tự hỏi: cơ quan lãnh sự sai hay hồ sơ của mình thiếu?
- Nếu cho rằng họ sai và có giấy chứng minh đã nằm trong hồ sơ, soạn thư khiếu nại, gửi đúng kênh, giữ biên nhận.
- Nếu hồ sơ thiếu, lập danh sách giấy tờ cần bổ sung và thời điểm có được chúng; dời ngày đi nếu cần.
- Kiểm lại đặt vé và đặt phòng: huỷ những gì còn huỷ được miễn phí để giảm thiệt hại.
- Khi nộp lại, khai đầy đủ lần từ chối trước trên đơn và kèm thư giải thích ngắn.
Người đi theo đoàn tour mà bị từ chối trong khi cả đoàn được cấp nên hỏi công ty du lịch bản sao mẫu từ chối của chính mình. Quyết định là cá nhân, lý do cũng cá nhân, và việc sửa hồ sơ phải dựa trên tờ giấy đó chứ không dựa trên lời giải thích chung chung.
Những tình huống dễ bị hiểu sai
Hộ chiếu mới, chưa đi đâu. Không có lịch sử du lịch không phải lý do từ chối. Nhưng khi không có lịch sử, các giấy tờ về việc làm, thu nhập và gia đình phải chắc hơn, vì đó là thứ duy nhất để cơ quan lãnh sự đánh giá ý định quay về.
Người tự do, chủ hộ kinh doanh. Không có hợp đồng lao động nên phải thay bằng giấy đăng ký hộ kinh doanh, chứng từ thuế, sao kê tài khoản kinh doanh, hợp đồng với khách hàng. Hồ sơ thiếu các giấy này thường rơi vào ô ý định quay về.
Người đã nghỉ hưu. Sổ hưu trí, sao kê lương hưu, giấy tờ nhà, con cháu ở Việt Nam là ràng buộc. Nhiều hồ sơ của người lớn tuổi đi thăm con bị từ chối vì thiếu giấy chứng minh khoản tiền mà con cái hỗ trợ.
Từ chối vì “đã ở 90 ngày”. Thường gặp ở người đi lại nhiều lần trong năm. Hạn 90 ngày tính trong cửa sổ 180 ngày trượt lùi từ mỗi ngày dự định ở, không phải theo năm dương lịch. Tính lại bằng công cụ tính ngày của Uỷ ban châu Âu trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Bị từ chối visa Schengen bao lâu thì được nộp lại?
Không có thời gian chờ bắt buộc; bạn có thể nộp hồ sơ mới ngay khi có giấy tờ bổ sung. Nộp lại nhanh mà không thay đổi gì thường nhận cùng kết quả. Thời điểm hợp lý là khi bạn đã sửa được chỗ yếu ghi trên mẫu từ chối.
Có nên dùng dịch vụ viết thư khiếu nại không?
Thư khiếu nại hiệu quả khi nó chỉ ra sai sót cụ thể của cơ quan lãnh sự dựa trên giấy tờ đã nộp. Bạn tự viết được nếu hiểu rõ hồ sơ. Với nước chỉ cho đường khởi kiện ra toà, cần luật sư được hành nghề tại nước đó; tránh bên nào hứa chắc thắng.
Từ chối visa Schengen có ảnh hưởng tới xin visa Mỹ không?
Đơn DS-160 hỏi bạn từng bị từ chối visa ở bất kỳ nước nào chưa. Trả lời đúng và nêu lý do ngắn gọn. Lần từ chối Schengen vì chưa đủ tài chính hay ràng buộc không tự động làm hỏng hồ sơ Mỹ, nhưng khai sai câu này lại là vấn đề nghiêm trọng.
Bị từ chối có được hoàn lệ phí visa không?
Không. Lệ phí visa Schengen là phí xử lý hồ sơ, thu dù kết quả thế nào. Phí dịch vụ của đơn vị tiếp nhận cũng không hoàn. Một số trường hợp được miễn hoặc giảm lệ phí theo quy định chung của EU, như trẻ nhỏ.
Đi theo đoàn mà chỉ mình bị từ chối thì sao?
Quyết định visa xét từng người, nên đoàn được cấp không làm hồ sơ của bạn mạnh hơn. Xin bản mẫu từ chối của chính mình, đọc ô lý do, rồi quyết định khiếu nại hoặc nộp lại cho chuyến sau với giấy tờ đã bổ sung.
Mẫu từ chối không ghi lý do cụ thể thì làm gì?
Mẫu chung chỉ có các ô đánh dấu, ít khi có lời giải thích chi tiết. Nếu cần biết thêm, một số nước cho phép yêu cầu xem hồ sơ hoặc giải thích trong thủ tục khiếu nại. Cách thực tế hơn là tự đối chiếu ô lý do với giấy tờ đã nộp.