Hộ chiếu là giấy tờ nhận dạng được dùng ở mọi chặng của hồ sơ định cư, từ khai đơn, lấy sinh trắc học, phỏng vấn, dán visa tới lúc qua cửa khẩu, nên một sơ suất nhỏ về hộ chiếu có thể làm lệch cả chuỗi. Số hộ chiếu trong đơn khác số trong tay, hộ chiếu hết hạn đúng lúc có thư mời nộp, tên viết không dấu khác với khai sinh dịch ra tiếng Anh, là những chuyện gặp thường xuyên mà ít ai chuẩn bị.
Bài này đi qua những điểm cần canh: khi nào nên làm hộ chiếu mới trước khi nộp, cách báo khi phải đổi hộ chiếu giữa chừng, chuyện tên không dấu và các trường thông tin như nơi sinh, xử lý khi mất hộ chiếu đang chờ visa, và hộ chiếu cho trẻ em trong hồ sơ. Quy định cấp hộ chiếu tại Việt Nam theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 và các văn bản hướng dẫn; thủ tục cụ thể bạn kiểm với Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc cổng dịch vụ công của Bộ Công an.
Thời hạn còn lại: tính ngược từ ngày dự kiến nhập cảnh
Hộ chiếu phổ thông Việt Nam cấp cho người từ đủ 14 tuổi có thời hạn 10 năm, cho trẻ dưới 14 tuổi là 5 năm, và không gia hạn được; hết hạn thì làm hộ chiếu mới. Nghe thì dài, nhưng một hồ sơ định cư có thể kéo dài nhiều năm, và hộ chiếu còn đủ hạn lúc nộp đơn có thể đã gần hết lúc có lịch phỏng vấn.
Nhiều nước đòi hộ chiếu còn hạn một khoảng nhất định khi cấp visa hoặc khi nhập cảnh, mức phổ biến là sáu tháng, có nơi tính theo thời hạn visa. Cách an toàn là tính ngược: lấy ngày dự kiến nhận visa và nhập cảnh theo kịch bản chậm, cộng thêm khoảng đệm mà nước đó yêu cầu. Nếu hộ chiếu hết hạn trước mốc đó, làm mới trước khi nộp đơn sẽ đỡ một lần cập nhật.
Ngược lại, nếu hồ sơ của bạn thuộc diện chờ rất lâu như bảo lãnh anh chị em, làm hộ chiếu mới ngay lúc nộp đơn cũng không giải quyết được gì vì nhiều khả năng nó lại hết hạn trước lúc phỏng vấn. Với những hồ sơ này, giữ hộ chiếu hiện tại, ghi chú ngày hết hạn trong lịch, và làm mới khi hồ sơ tới chặng chuẩn bị phỏng vấn.
Đổi hộ chiếu khi hồ sơ đang xét: báo ở đâu
Đổi hộ chiếu không làm hỏng hồ sơ, nhưng không báo thì có thể vướng ở chặng sinh trắc học, phỏng vấn hoặc khi cơ quan cấp visa điện tử gắn với số hộ chiếu cũ. Bảng dưới là cách cập nhật phổ biến tại thời điểm viết; tên mẫu và kênh có thể đổi, bạn kiểm trên trang chính thức.
| Nước | Chặng hồ sơ | Cách cập nhật thường gặp | Điểm cần canh |
|---|---|---|---|
| Mỹ | Hồ sơ đang ở NVC hoặc chờ phỏng vấn | Cập nhật số hộ chiếu trong đơn DS-260 trên CEAC hoặc mang hộ chiếu mới khi phỏng vấn theo hướng dẫn | Mang theo cả hộ chiếu cũ khi đi phỏng vấn |
| Canada | Hồ sơ thường trú hoặc tạm trú đang xét | Báo qua mẫu web hoặc tài khoản trực tuyến, nộp trang thông tin hộ chiếu mới | Thư yêu cầu nộp hộ chiếu ở cuối quy trình phải dùng hộ chiếu đúng |
| Úc | Mọi visa nộp qua ImmiAccount | Cập nhật thông tin hộ chiếu trong tài khoản hoặc nộp mẫu thay đổi thông tin hộ chiếu | Visa điện tử gắn với số hộ chiếu, đổi mà không báo dễ bị kẹt ở sân bay |
| New Zealand | Visa và thường trú | Báo qua tài khoản trực tuyến hoặc liên hệ cán bộ xét | Visa điện tử cần chuyển sang hộ chiếu mới |
Báo một lần, đủ thông tin và ngay sau khi nhận hộ chiếu mới. Giữ lại hộ chiếu cũ, kể cả khi cơ quan cấp hộ chiếu đã cắt góc huỷ giá trị, vì nó chứng minh lịch sử đi lại và có thể còn mang visa cũ mà bạn cần trình.
Tên không dấu và những chỗ lệch hay gặp
Hộ chiếu Việt Nam ghi họ tên bằng chữ in hoa không dấu. Chữ Đ thành D, các dấu thanh và dấu mũ bị bỏ. Phần này nghe đơn giản nhưng là nguồn lệch thông tin phổ biến nhất giữa hộ chiếu với các giấy dịch thuật, bằng cấp nước ngoài, giấy tờ đã cấp ở nước thứ ba.
Ví dụ giả định: anh Đặng Văn Đức làm việc ở Hàn Quốc ba năm, thẻ cư trú ở đó ghi DANG VAN DUC. Bản dịch khai sinh do một văn phòng dịch ở Việt Nam làm lại giữ dấu, ghi Đặng Văn Đức, còn một bằng cấp ở Hàn ghi DANG DUC VAN vì đảo thứ tự họ tên. Ba cách viết cho cùng một người. Cán bộ xét không có lý do nghi ngờ nếu bạn chủ động chỉ ra cách viết chuẩn là theo hộ chiếu và giải thích phần đảo thứ tự, kèm giấy xác nhận nếu có.
Cách giữ an toàn là chọn hộ chiếu làm chuẩn: mọi mẫu đơn điền đúng như trang thông tin hộ chiếu, kể cả khoảng trắng và thứ tự họ, tên đệm, tên. Trong ô tên khác hoặc tên từng dùng, liệt kê mọi biến thể từng xuất hiện trên giấy tờ. Bản dịch khai sinh, kết hôn nên ghi tên có dấu như bản gốc và có thể ghi thêm dạng không dấu theo hộ chiếu, tuỳ chuẩn dịch thuật của nước nhận.
Một điểm cần biết nữa: năm 2022 mẫu hộ chiếu mới từng không có mục nơi sinh, khiến vài nước tạm thời không chấp nhận cho tới khi phía Việt Nam bổ sung thông tin này. Nếu bạn đang cầm hộ chiếu cấp trong giai đoạn đó, kiểm xem đã có thông tin nơi sinh chưa và nước bạn nộp có yêu cầu gì không.
Mất hoặc hỏng hộ chiếu khi đang chờ visa
Mất hộ chiếu ở giai đoạn sát phỏng vấn hoặc đã có visa dán bên trong là tình huống gây hoảng nhất. Trình tự xử lý giúp tránh mất thêm thời gian:
- Báo mất với cơ quan công an hoặc cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo quy định hiện hành. Báo mất khiến hộ chiếu cũ bị huỷ giá trị, nên dù sau đó tìm lại được cũng không dùng được nữa.
- Làm hộ chiếu mới. Nếu có lịch phỏng vấn hoặc thư yêu cầu nộp hộ chiếu cận ngày, hỏi cơ quan cấp hộ chiếu về khả năng cấp nhanh theo thủ tục hiện có.
- Báo cho cơ quan di trú đang xét số hộ chiếu mới, kèm giấy xác nhận đã báo mất nếu có.
- Nếu visa đã dán trong hộ chiếu bị mất, visa đó coi như không còn. Liên hệ cơ quan đã cấp để hỏi cách cấp lại; với visa định cư, thủ tục và lệ phí cấp lại do cơ quan lãnh sự quy định.
- Nếu mất hộ chiếu khi đang ở nước ngoài, liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam để được cấp giấy tờ thay thế, đồng thời báo cảnh sát nước sở tại để có biên bản.
Phòng hơn chữa: chụp và lưu trang thông tin, các trang visa, dấu nhập xuất cảnh của mọi hộ chiếu cũ và mới. Bản chụp không thay được hộ chiếu nhưng giúp mọi thủ tục cấp lại và khai đơn nhanh hơn nhiều.
Hộ chiếu của trẻ em và người lớn tuổi
Trẻ em có hộ chiếu ngắn hạn hơn. Hộ chiếu trẻ dưới 14 tuổi có thời hạn ngắn, và gương mặt trẻ đổi nhanh. Một đứa bé ba tuổi lúc nộp hồ sơ có thể đã bảy tuổi lúc phỏng vấn; ảnh hộ chiếu cũ khác xa gương mặt thật. Kiểm hạn hộ chiếu của từng đứa trẻ, không chỉ của người lớn.
Thủ tục cho trẻ cần cha mẹ. Làm hộ chiếu cho trẻ chưa thành niên cần cha mẹ hoặc người đại diện hợp pháp, và giấy tờ chứng minh quan hệ. Nếu cha mẹ đã ly hôn hoặc một người ở nước ngoài, chuẩn bị trước giấy đồng ý hoặc quyết định nuôi con theo yêu cầu của cơ quan cấp.
Người lớn tuổi có giấy tờ cũ lệch ngày sinh. Ông bà sinh trước những năm 1960 hay có ngày sinh khác nhau giữa khai sinh, căn cước, hộ chiếu cũ. Làm hộ chiếu mới là dịp chuẩn hoá thông tin theo căn cước đã cập nhật vào cơ sở dữ liệu dân cư; sau đó khai mọi đơn theo hộ chiếu mới và giải trình các biến thể cũ.
Người song tịch. Người đã có quốc tịch nước khác nhưng còn quốc tịch Việt Nam có thể giữ hộ chiếu Việt Nam. Trong hồ sơ định cư nước thứ ba, khai đủ các quốc tịch và hộ chiếu đang có, vì cơ quan di trú hỏi trực tiếp và đối chiếu với dữ liệu đi lại.
Làm hộ chiếu ở Việt Nam: tính thời gian vào lịch hồ sơ
Người đã có căn cước gắn chip và tài khoản định danh điện tử có thể đề nghị cấp hộ chiếu qua cổng dịch vụ công của Bộ Công an, hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh theo quy định hiện hành. Thời gian trả kết quả do luật và văn bản hướng dẫn quy định, nhưng trên thực tế còn phụ thuộc lượng hồ sơ ở từng địa phương vào từng thời điểm, nhất là các tháng cao điểm du lịch và du học. Đừng để việc làm hộ chiếu rơi vào tuần trước buổi phỏng vấn.
Thông tin trên hộ chiếu mới được lấy theo cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin trong cơ sở dữ liệu của bạn còn sai, chẳng hạn ngày sinh, quê quán hay tên đệm, hộ chiếu mới sẽ mang theo cái sai đó. Vì vậy, trước khi làm hộ chiếu cho hồ sơ định cư, kiểm thông tin trên căn cước và trên ứng dụng định danh điện tử, sửa ở công an nơi cư trú nếu cần, rồi mới làm hộ chiếu.
Với cả gia đình, gom việc làm hộ chiếu vào một đợt để mọi người có hộ chiếu cùng giai đoạn, dễ theo dõi ngày hết hạn. Ghi lại số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn của từng người vào tờ tóm tắt đầu bìa hồ sơ, cạnh các mã hồ sơ di trú.
Ngày phỏng vấn và lúc nhận visa: hộ chiếu cần ở trạng thái nào
Vào ngày phỏng vấn hoặc ngày nộp hộ chiếu để dán visa, hộ chiếu bạn cầm phải là hộ chiếu có số đã khai trong đơn hoặc đã được cập nhật. Mang theo hộ chiếu cũ nếu từng đổi, nhất là khi hộ chiếu cũ chứa visa hay dấu xuất nhập cảnh mà đơn có nhắc tới. Nhiều buổi phỏng vấn bị kéo dài vì người đi phỏng vấn để quên hộ chiếu cũ ở nhà và không trả lời được câu hỏi về một chuyến đi.
Hộ chiếu không được rách, bong trang, thấm nước làm nhoè trang thông tin, hay bị viết, dán thêm vào trang. Những hư hỏng nhỏ người dùng thấy không sao có thể khiến cơ quan lãnh sự từ chối dán visa và yêu cầu hộ chiếu mới. Nếu hộ chiếu của bạn có dấu hiệu hư hỏng, làm mới trước khi tới chặng cuối.
Sau khi nhận lại hộ chiếu có visa, kiểm ngay mọi thông tin trên visa: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, loại visa, thời hạn. Sai một chữ trên visa định cư có thể gây rắc rối khi nhập cảnh và khi làm thẻ thường trú; báo cơ quan cấp để sửa trước khi bay.
Câu hỏi thường gặp
Có nên làm hộ chiếu mới trước khi nộp hồ sơ định cư không?
Nên làm nếu hộ chiếu hiện tại sẽ hết hạn trước ngày dự kiến nhận visa và nhập cảnh theo kịch bản chậm. Với diện chờ rất lâu, làm mới sớm không có lợi vì hộ chiếu mới cũng có thể hết hạn trước khi tới lượt; làm khi hồ sơ gần tới phỏng vấn.
Đổi hộ chiếu rồi có phải nộp lại đơn từ đầu không?
Không. Bạn chỉ cần cập nhật số và thông tin hộ chiếu mới qua kênh chính thức của cơ quan đang xét. Giữ hộ chiếu cũ để chứng minh lịch sử đi lại và trình khi được yêu cầu.
Visa Mỹ còn hạn nằm trong hộ chiếu cũ thì sao?
Với visa không định cư, visa còn hạn trong hộ chiếu cũ thường vẫn dùng được nếu mang cả hai hộ chiếu khi nhập cảnh và thông tin khớp. Với hồ sơ định cư đang xét, việc cần làm là báo hộ chiếu mới cho cơ quan xét theo hướng dẫn.
Tên trong hộ chiếu khác tên trong khai sinh thì có sao không?
Khác do bỏ dấu là bình thường và không cần giải thích. Khác về nội dung, như thiếu tên đệm hay sai một chữ, thì cần giải trình kèm giấy chứng minh, và nên cân nhắc điều chỉnh giấy tờ ở Việt Nam để thống nhất trước khi nộp.
Hộ chiếu có cần còn trang trống không?
Visa định cư dạng dán và dấu nhập cảnh cần trang trống. Mỗi nước có yêu cầu riêng về số trang trống tối thiểu; hộ chiếu đầy trang là lý do thực tế để làm mới, kiểm hướng dẫn của nơi cấp visa trước ngày phỏng vấn.