Một hồ sơ bảo lãnh gia đình có thể nằm chờ năm năm, mười năm, thậm chí lâu hơn. Trong chừng ấy thời gian, người bảo lãnh chuyển nhà, người được bảo lãnh đổi hộ chiếu, đổi số điện thoại, bỏ địa chỉ email cũ, người khai giúp năm xưa không còn liên lạc. Những thay đổi nhỏ này nghe có vẻ không quan trọng, nhưng một lá thư gửi tới địa chỉ cũ có thể làm hồ sơ chậm cả năm, có khi còn tệ hơn.
Bài này đi qua từng loại thông tin cần cập nhật, báo cho cơ quan nào ở giai đoạn nào, và những lỗi hay gặp khi hồ sơ chuyển từ USCIS sang NVC rồi sang Lãnh sự quán. Thay đổi về hoàn cảnh gia đình như kết hôn, ly hôn, nhập tịch, qua đời đã có bài riêng; ở đây tập trung vào thông tin liên lạc và giấy tờ tuỳ thân. Kênh cập nhật cụ thể có thể đổi theo thời kỳ, nên làm theo hướng dẫn hiện hành trên uscis.gov và travel.state.gov.
Hồ sơ đang ở đâu thì báo cho ai
Việc đầu tiên là biết hồ sơ của bạn đang nằm ở cơ quan nào, vì mỗi giai đoạn có một nơi nhận cập nhật khác nhau.
| Giai đoạn | Cơ quan giữ hồ sơ | Cập nhật qua đâu |
|---|---|---|
| Đơn I-130 đang chờ duyệt | USCIS | Tài khoản USCIS trực tuyến hoặc công cụ đổi địa chỉ của USCIS |
| Đơn đã duyệt, chờ ngày ưu tiên hoặc nộp giấy tờ | NVC | Tài khoản hồ sơ trên hệ thống của Bộ Ngoại giao, mẫu liên hệ của NVC |
| Đã có lịch hoặc đã phỏng vấn | Lãnh sự quán | Kênh liên hệ ghi trong thư hẹn, hệ thống đặt lịch |
| Sau khi nhập cảnh, chờ thẻ xanh | USCIS | Đổi địa chỉ với USCIS trước khi thẻ được gửi |
Điểm hay nhầm: báo đổi địa chỉ cho USCIS không có nghĩa là NVC tự biết, và ngược lại. Khi hồ sơ đã chuyển sang NVC, cập nhật với USCIS gần như không có tác dụng với giai đoạn đó. Hãy xác định đúng nơi trước khi báo.
Người bảo lãnh chuyển nhà
Người bảo lãnh ở Mỹ thường là người nhận thư của USCIS ở giai đoạn đầu: biên nhận, yêu cầu bổ sung, thông báo chấp thuận. Nếu bạn chuyển nhà trong lúc I-130 đang xét, hãy cập nhật địa chỉ với USCIS càng sớm càng tốt. Thư của USCIS thường không được chuyển tiếp tự động qua bưu điện, và một yêu cầu bổ sung giấy tờ gửi tới địa chỉ cũ mà bạn không trả lời đúng hạn có thể khiến đơn bị từ chối.
Nếu người bảo lãnh là thường trú nhân, ngoài việc cập nhật địa chỉ của từng hồ sơ, luật còn đòi thường trú nhân báo đổi địa chỉ trong vòng mười ngày kể từ khi chuyển nhà, theo mẫu AR-11 hoặc công cụ trực tuyến tương ứng của USCIS. Công dân Mỹ không có nghĩa vụ AR-11, nhưng vẫn cần cập nhật địa chỉ cho hồ sơ mình đang bảo lãnh.
Khi hồ sơ đã sang NVC, địa chỉ của người bảo lãnh còn xuất hiện trong mẫu I-864. Nếu bạn chuyển nhà sau khi đã nộp I-864, đặc biệt là chuyển sang bang khác hoặc ra nước ngoài, hãy cân nhắc cập nhật giấy tờ bảo trợ, vì viên chức sẽ xem nơi cư trú của người bảo lãnh khi xét cam kết tài chính.
Người được bảo lãnh đổi hộ chiếu
Trong thời gian chờ dài, hộ chiếu Việt Nam của người được bảo lãnh gần như chắc chắn hết hạn ít nhất một lần. Hộ chiếu mới có số mới, có khi ảnh và chữ ký khác. Ở giai đoạn NVC, bạn cần nộp bản chụp trang thông tin của hộ chiếu hiện hành, và đơn DS-260 có câu hỏi về số hộ chiếu. Nếu bạn đổi hộ chiếu sau khi đã nộp DS-260, hãy tải lên bản chụp hộ chiếu mới, và nếu hệ thống đòi, mở khoá đơn để sửa số hộ chiếu theo hướng dẫn.
Visa định cư được dán vào hộ chiếu bạn mang tới phỏng vấn. Hộ chiếu đó cần còn hạn đủ lâu theo yêu cầu của Lãnh sự quán; mức tối thiểu cụ thể nằm trong hướng dẫn chuẩn bị phỏng vấn, bạn đọc kỹ trước khi đi. Một mẹo thực tế: nếu hộ chiếu còn dưới một năm khi bạn sắp được xếp lịch, làm mới ngay, đừng đợi tới khi có thư hẹn.
Mang theo cả hộ chiếu cũ khi đi phỏng vấn. Hộ chiếu cũ có thể chứa visa Mỹ cũ, dấu xuất nhập cảnh, là bằng chứng hữu ích nếu viên chức hỏi về lịch sử đi lại. Thông tin trên hộ chiếu mới như cách viết họ tên, ngày sinh cũng phải khớp với giấy khai sinh; nếu có khác biệt do đổi cách viết, chuẩn bị giấy tờ giải thích.
Email, điện thoại và người đại diện trong hồ sơ NVC
Email là kênh liên lạc chính. NVC chủ yếu liên lạc qua email đã đăng ký và qua thông báo trong tài khoản. Nếu email đó không còn dùng, hay bị rơi vào hộp thư rác, bạn sẽ không biết khi hồ sơ cần bổ sung hoặc khi có lịch phỏng vấn. Kiểm tra định kỳ và cập nhật khi đổi.
Người đại diện do bạn chọn. Trong hồ sơ NVC có phần chọn người đại diện: có thể là chính người được bảo lãnh, người bảo lãnh, một người thân hoặc một luật sư. Thư từ được gửi tới người này. Nhiều gia đình chọn người đại diện là người khai giúp năm xưa, rồi mất liên lạc với họ. Khi đó hãy đổi người đại diện theo hướng dẫn hiện hành.
Số điện thoại ở Việt Nam. Một số liên hệ từ Lãnh sự quán hoặc bác sĩ khám sức khoẻ cần số điện thoại còn dùng. Đổi số mà không cập nhật thì mất kênh liên lạc khi cần gấp.
Địa chỉ ở Việt Nam. Địa chỉ cư trú của người được bảo lãnh xuất hiện trong DS-260 và có thể được dùng để gửi hộ chiếu đã dán visa. Sau các đợt sắp xếp đơn vị hành chính, cách ghi địa chỉ có thể đổi; ghi đúng địa chỉ hiện hành và nhất quán với giấy tờ cư trú.
Mật khẩu tài khoản. Giữ mật khẩu ở nơi an toàn, nhưng ít nhất hai người trong gia đình nên biết cách đăng nhập. Mất quyền truy cập tài khoản đúng lúc hồ sơ cần cập nhật gây chậm trễ không cần thiết.
Cách báo một thay đổi cho NVC
Ở giai đoạn NVC, trình tự thường gặp khi muốn cập nhật thông tin:
- Đăng nhập tài khoản hồ sơ trên hệ thống chính thức của Bộ Ngoại giao bằng số hồ sơ và mã định danh đã được cấp.
- Kiểm tra phần có thể tự sửa được: địa chỉ liên lạc, người đại diện, tải lên giấy tờ mới như hộ chiếu mới.
- Nếu thay đổi nằm trong DS-260 đã nộp, đọc hướng dẫn mở khoá đơn; một số trường hợp phải gửi yêu cầu để NVC mở khoá.
- Với thay đổi không tự sửa được, dùng mẫu liên hệ trực tuyến của NVC, ghi rõ số hồ sơ, tên người được bảo lãnh chính, nội dung thay đổi.
- Lưu lại bằng chứng đã gửi và theo dõi phản hồi; không gửi lặp lại nhiều yêu cầu cùng nội dung trong thời gian ngắn, vì điều đó có thể làm chậm việc xử lý.
Nếu hồ sơ đã được chuyển sang Lãnh sự quán và có lịch phỏng vấn, một số thay đổi phải báo cho Lãnh sự quán thay vì NVC. Đọc kỹ thư hẹn để biết kênh liên hệ.
Tình huống giả định: mất liên lạc nhiều năm
Tình huống giả định: năm 2014, anh Thắng ở Mỹ nộp đơn F4 bảo lãnh chị gái là chị Nga. Một người quen giúp điền đơn và đăng ký email của chính người đó làm email liên lạc. Mười năm sau, anh Thắng đã chuyển nhà hai lần, chị Nga đã đổi hộ chiếu, người khai giúp không còn liên lạc. Hồ sơ đã sang NVC từ lâu, và trong thời gian đó NVC đã gửi thư thông báo nộp giấy tờ mà không ai đọc.
Việc đầu tiên anh Thắng cần làm là tìm lại số hồ sơ, từ thông báo chấp thuận I-130 hoặc các giấy tờ cũ. Có số hồ sơ, anh cùng chị Nga đăng nhập hệ thống, xem trạng thái, đổi người đại diện và email, cập nhật địa chỉ. Nếu hồ sơ đã nhận thông báo đủ điều kiện mà không có động thái theo đuổi trong một năm, có nguy cơ bị chấm dứt theo điều 203(g); site có bài riêng về chuyện xin khôi phục.
Bài học: ngay khi nộp đơn, ghi lại mọi số hồ sơ, mã định danh, email đăng ký, tên người đại diện vào một chỗ mà cả người bảo lãnh và người được bảo lãnh đều biết. Kiểm tra trạng thái ít nhất vài lần mỗi năm, kể cả khi ngày ưu tiên còn xa.
Những lỗi hay gặp
Các lỗi dưới đây thường không làm hồ sơ bị từ chối ngay, nhưng làm chậm nhiều tháng và đôi khi khiến gia đình lỡ những mốc quan trọng:
- Báo đổi địa chỉ cho USCIS trong khi hồ sơ đã sang NVC, rồi yên tâm là đã báo.
- Để email của dịch vụ hoặc người khai giúp làm email liên lạc duy nhất, không ai trong gia đình đọc được.
- Đổi hộ chiếu mà không tải bản mới lên, tới phỏng vấn mới mang hộ chiếu mới khác với hồ sơ.
- Cập nhật thông tin nhưng không lưu bằng chứng, khi cần chứng minh mình đã báo thì không có gì trong tay.
- Thường trú nhân bảo lãnh chuyển nhà mà không báo AR-11 trong mười ngày, sau này bị hỏi khi nhập tịch.
- Chỉ một người trong gia đình biết cách đăng nhập; người đó đi vắng hoặc ốm thì không ai kiểm được hồ sơ.
Cập nhật thông tin là việc đơn giản nhất trong cả hành trình bảo lãnh, nhưng lại là việc hay bị bỏ quên nhất, chính vì nó không có hạn chót rõ ràng. Đặt lịch nhắc kiểm tra hồ sơ định kỳ là thói quen rẻ tiền mà giữ cho hồ sơ không bị rơi.
Câu hỏi thường gặp
Đổi địa chỉ với USCIS rồi có cần báo NVC không?
Có, nếu hồ sơ đã chuyển sang NVC. Hai cơ quan dùng hệ thống khác nhau và không tự đồng bộ thông tin liên lạc. Hãy cập nhật địa chỉ trong tài khoản hồ sơ NVC hoặc qua mẫu liên hệ của NVC theo hướng dẫn hiện hành.
Đổi hộ chiếu sau khi nộp DS-260 thì phải làm gì?
Tải bản chụp trang thông tin của hộ chiếu mới lên tài khoản hồ sơ và, nếu hệ thống yêu cầu, mở khoá DS-260 để sửa số hộ chiếu. Mang cả hộ chiếu cũ và mới khi đi phỏng vấn để viên chức đối chiếu.
Người khai giúp giữ email hồ sơ, giờ mất liên lạc thì sao?
Tìm lại số hồ sơ từ thông báo chấp thuận I-130 hoặc giấy tờ cũ, đăng nhập hệ thống bằng thông tin hồ sơ, rồi đổi người đại diện và email liên lạc. Nếu không tự làm được, gửi mẫu liên hệ của NVC kèm thông tin xác minh.
Công dân Mỹ bảo lãnh có phải nộp AR-11 khi chuyển nhà không?
Không. AR-11 là nghĩa vụ của người không phải công dân, như thường trú nhân, phải báo trong vòng mười ngày. Công dân Mỹ vẫn nên cập nhật địa chỉ cho từng hồ sơ đang bảo lãnh để nhận thư của USCIS hoặc NVC.
Bao lâu nên kiểm tra trạng thái hồ sơ một lần?
Không có quy định cố định, nhưng với hồ sơ chờ nhiều năm, kiểm vài lần mỗi năm và mỗi khi Visa Bulletin cho thấy diện của mình tiến gần là hợp lý. Khi ngày ưu tiên sắp tới lượt, kiểm hằng tháng và đọc email đều đặn.