Trong một bộ hồ sơ định cư, giấy tờ chia làm hai loại: giấy không đổi theo thời gian (khai sinh, kết hôn, bằng cấp) và giấy có "tuổi thọ" (hộ chiếu, lý lịch tư pháp, kết quả khám sức khoẻ, chứng chỉ ngoại ngữ, sao kê tài chính, ảnh). Nhóm thứ hai quyết định lịch trình: chúng phải còn hiệu lực cùng một lúc, vào đúng ngày cơ quan cần.
Thời hạn của phần lớn giấy tờ này không ghi trên giấy, mà do nước nhận quy định, và có khi tính từ ngày cấp, có khi từ ngày làm bài thi, có khi từ ngày khám. Bài này lập bảng thời hạn phổ biến, rồi chỉ cách xếp lịch ngược từ mốc nộp hồ sơ hoặc mốc phỏng vấn để không giấy nào hết hạn giữa chừng.
Giấy nào có hạn và hạn tính thế nào
Bảng dưới là các mốc phổ biến tại thời điểm viết. Mốc cụ thể thay đổi theo diện và theo thời gian; luôn đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan bạn nộp trước khi lên lịch.
| Giấy tờ | Hạn tính từ | Mốc phổ biến | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Hộ chiếu | Ngày hết hạn in trên hộ chiếu | Nên còn hạn dài, thường từ sáu tháng trở lên tại thời điểm nhập cảnh | Canada có thể cấp hạn thường trú không vượt quá hạn hộ chiếu |
| Lý lịch tư pháp | Ngày cấp | Do nước nhận quy định; nhiều nơi muốn bản gần ngày xét | Hồ sơ kéo dài có thể bị đòi bản mới |
| Khám sức khoẻ di trú | Ngày khám | Mỹ khoảng sáu tháng; Canada, Úc khoảng mười hai tháng | Thường quyết định hạn nhập cảnh |
| Chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, CELPIP…) | Ngày thi | Canada hai năm; Úc thường ba năm cho diện tay nghề | Phải còn hạn vào ngày nộp |
| Thẩm định bằng cấp ECA (Canada) | Ngày cấp | Năm năm | Hết hạn thì làm lại |
| Ảnh visa Mỹ | Ngày chụp | Trong vòng sáu tháng | Không dùng lại ảnh cũ |
| Sao kê ngân hàng, xác nhận số dư | Ngày cấp | Thường đòi bản gần ngày nộp | Mỗi nước, mỗi diện một mốc |
Hai cột cuối cùng mới là phần cần đọc kỹ. Một chứng chỉ IELTS còn hạn khi bạn tạo hồ sơ Express Entry nhưng hết hạn trước khi nhận thư mời và nộp hồ sơ thường trú sẽ không dùng được. Một hộ chiếu còn chín tháng có thể khiến giấy xác nhận thường trú Canada bị cấp với hạn ngắn theo hộ chiếu.
Vì sao giấy hết hạn là lỗi phổ biến nhất
Hồ sơ định cư hiếm khi đi thẳng một mạch. Bảo lãnh gia đình Mỹ chờ ngày ưu tiên nhiều năm; Express Entry phụ thuộc vào đợt rút thăm; hồ sơ đầu tư có thể chờ thẩm định dự án. Trong lúc đó, các giấy có tuổi thọ lần lượt hết hạn mà người nộp không để ý, vì họ nghĩ "đã nộp rồi thì thôi".
Ngược lại, có người lo xa làm hết giấy quá sớm: thi IELTS khi chưa biết bao giờ đủ điều kiện, khám sức khoẻ khi chưa có lịch phỏng vấn, xin lý lịch tư pháp ngay năm đầu của hồ sơ bảo lãnh. Kết quả là phải làm lại, tốn tiền và mất thêm thời gian ở đúng giai đoạn cần tốc độ.
Cả hai lỗi đều đến từ việc thiếu một lịch tổng. Bạn cần biết hai mốc của hồ sơ: mốc nộp (khi nào cơ quan bắt đầu xét giấy) và mốc nhập cảnh (khi nào bạn phải sang). Mọi giấy có tuổi thọ được xếp ngược từ hai mốc đó.
Lập lịch ngược từ mốc nộp và mốc phỏng vấn
Cách lập lịch dưới đây áp dụng được cho hầu hết các diện. Ví dụ giả định: hồ sơ dự kiến được yêu cầu nộp giấy dân sự vào tháng 6 và phỏng vấn vào tháng 10.
- Liệt kê mọi giấy có tuổi thọ của từng thành viên, kèm thời hạn theo quy định của nước nhận.
- Xác định thời gian chuẩn bị cho từng giấy: lý lịch tư pháp Việt Nam khoảng hai tuần, giấy lý lịch nước thứ ba có thể vài tháng, lịch thi IELTS vài tuần, khám sức khoẻ cần đặt lịch trước.
- Xếp giấy cần cho mốc nộp: chứng chỉ ngoại ngữ, thẩm định bằng cấp, lý lịch tư pháp phải sẵn sàng và còn hạn vào tháng 6. Bắt đầu từ giấy chậm nhất.
- Xếp giấy cần cho mốc phỏng vấn hoặc mốc cấp visa: khám sức khoẻ thường làm gần ngày phỏng vấn, khoảng tháng 9 trong ví dụ giả định, để kết quả còn đủ hạn cho ngày nhập cảnh.
- Kiểm hộ chiếu: nếu hộ chiếu hết hạn trong vòng một năm sau mốc nhập cảnh dự kiến, đổi hộ chiếu trước khi nộp để khỏi phải cập nhật thông tin giữa chừng.
- Đặt nhắc lịch cho từng ngày hết hạn, kèm khoảng dự phòng.
- Cập nhật lịch khi hồ sơ trễ: mỗi lần mốc nộp hay mốc phỏng vấn dời, rà lại toàn bộ.
Một bảng tính đơn giản với cột "giấy", "người", "ngày cấp", "ngày hết hạn theo nước nhận", "cần cho mốc nào" là đủ. Điều quan trọng là có nó, và cả gia đình cùng nhìn vào một bảng.
Ví dụ giả định: gia đình bốn người nộp diện tay nghề Canada
Ví dụ giả định để thấy các mốc chồng lên nhau ra sao. Anh Minh và chị Lan có hai con, mười sáu và chín tuổi. Anh Minh thi IELTS tháng 1, làm thẩm định bằng cấp tháng 2, tạo hồ sơ Express Entry tháng 3. Nhận thư mời tháng 9, có sáu mươi ngày để nộp hồ sơ thường trú đầy đủ. Lúc này chứng chỉ IELTS còn hạn (thi tháng 1, hạn hai năm), thẩm định bằng cấp còn hạn (năm năm).
Trong sáu mươi ngày đó, anh chị phải có lý lịch tư pháp Việt Nam cho cả hai vợ chồng (con dưới mười tám tuổi thường chưa cần), giấy lý lịch của Hàn Quốc vì chị Lan từng làm việc ở đó ba năm, sao kê chứng minh quỹ định cư, và hộ chiếu cho cả nhà. Giấy lý lịch Hàn Quốc là giấy chậm nhất; nếu chị Lan xin ngay khi có thư mời, có thể vẫn chưa về kịp, nên tốt nhất là bắt đầu thủ tục ngay khi điểm hồ sơ của anh Minh gần ngưỡng mời, kèm hiểu biết rằng giấy đó có thể phải xin lại nếu quá cũ.
Khám sức khoẻ có thể làm trước khi nộp hoặc chờ yêu cầu. Nếu làm trước vào tháng 10, kết quả còn hạn tới khoảng tháng 10 năm sau; hạn của giấy xác nhận thường trú sẽ tính theo đó, nên cả nhà phải sang Canada trước mốc này. Hộ chiếu của con nhỏ hết hạn vào tháng 3 năm sau thì nên đổi trước khi nộp, không đợi. Một lịch tổng như vậy cho thấy ngay giấy nào là nút thắt.
Hộ chiếu: giấy dễ bị coi nhẹ nhất
Hộ chiếu quyết định hạn của visa và giấy xác nhận. Nhiều nước không cấp visa hoặc giấy xác nhận thường trú có hạn vượt quá hạn hộ chiếu. Hộ chiếu ngắn hạn có thể khiến bạn chỉ có ít thời gian để nhập cảnh.
Đổi hộ chiếu giữa chừng phải báo. Khi hồ sơ đang xét mà bạn đổi hộ chiếu, cơ quan di trú cần số hộ chiếu mới. Mỗi nước có cách cập nhật riêng; báo ngay để visa được in trên hộ chiếu đúng.
Hộ chiếu cũ vẫn cần giữ. Hộ chiếu cũ có dấu xuất nhập cảnh là bằng chứng lịch sử đi lại. Không bỏ hộ chiếu cũ khi đổi mới; nếu cơ quan cấp hộ chiếu giữ lại hoặc cắt góc, xin giữ bản đã huỷ giá trị.
Visa còn hạn trên hộ chiếu cũ. Một số nước, như Mỹ, cho phép dùng visa còn hạn trên hộ chiếu cũ đã hết hạn khi đi kèm hộ chiếu mới, nếu thông tin cá nhân không đổi. Kiểm quy định của từng nước trước khi đi.
Trẻ em cần hộ chiếu riêng. Từ khi Việt Nam cấp hộ chiếu riêng cho trẻ em, mỗi con trong hồ sơ cần hộ chiếu riêng; hộ chiếu trẻ em có thể có thời hạn ngắn hơn hộ chiếu người lớn, nên kiểm ngày hết hạn kỹ.
Giấy tài chính: hạn ngắn nhất, dễ lệch nhất
Sao kê ngân hàng, xác nhận số dư, giấy xác nhận việc làm và thu nhập thường có tuổi thọ ngắn nhất trong hồ sơ, vì chúng phản ánh tình trạng tại một thời điểm. Nhiều cơ quan muốn bản cấp gần ngày nộp, và có thể yêu cầu bản mới ở bước sau. Một số diện tay nghề Canada đòi chứng minh quỹ định cư liên tục trong một khoảng thời gian trước khi nộp; số tiền tối thiểu được cập nhật hằng năm trên canada.ca.
Điều quan trọng không chỉ là ngày cấp, mà là tính liên tục. Một tài khoản có số dư tăng đột ngột ngay trước ngày xin sao kê sẽ bị hỏi về nguồn tiền. Nếu bạn cần chuyển tiền giữa các tài khoản để gom quỹ, hãy làm sớm và giữ đủ chứng từ, để khi xin sao kê gần ngày nộp thì lịch sử giao dịch đã rõ ràng.
Với người bảo lãnh ở Mỹ, giấy tờ tài chính của bản bảo trợ I-864 thường dựa vào tờ khai thuế năm gần nhất. Khi hồ sơ kéo dài qua mùa khai thuế, cán bộ có thể đòi tờ khai năm mới. Đánh dấu mốc nộp thuế vào lịch tổng của hồ sơ để khỏi bị yêu cầu bổ sung vào sát ngày phỏng vấn.
Giấy không có hạn nhưng vẫn có thể bị đòi làm mới
Một số giấy không có thời hạn hiệu lực theo nghĩa pháp lý, nhưng vẫn có lúc phải làm lại. Những trường hợp hay gặp:
- Bản sao giấy khai sinh, kết hôn quá cũ, mờ, rách: không hết hạn, nhưng nếu cán bộ không đọc được con dấu hay chữ ký thì phải xin trích lục mới.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: ở Việt Nam thường chỉ có giá trị trong một thời gian nhất định kể từ ngày cấp theo quy định hộ tịch; dùng cho kết hôn ở nước ngoài thì kiểm cả quy định của nước nơi đăng ký.
- Thư mời làm việc, thư xác nhận của chủ lao động: không hết hạn, nhưng nếu hồ sơ kéo dài, cán bộ có thể muốn biết vị trí đó còn hay không.
- Bản dịch: gắn với giấy gốc, giấy gốc làm mới thì bản dịch cũng làm mới.
- Chứng nhận Apostille hoặc hợp pháp hoá: không ghi hạn, nhưng giấy được chứng nhận có thể bị coi là quá cũ.
Nguyên tắc chung: giấy phản ánh sự kiện đã xảy ra (sinh, kết hôn, tốt nghiệp) thường không hết hạn; giấy phản ánh tình trạng hiện tại (độc thân, không tiền án, có việc làm, có tiền trong tài khoản) luôn có thể bị đòi bản mới.
Câu hỏi thường gặp
Hộ chiếu còn bao lâu thì nên đổi trước khi nộp hồ sơ định cư?
Không có con số chung cho mọi nước, nhưng nếu hộ chiếu sẽ hết hạn trước hoặc gần mốc nhập cảnh dự kiến, nên đổi trước khi nộp. Nhiều nước cấp visa hoặc giấy xác nhận không vượt quá hạn hộ chiếu, nên hộ chiếu ngắn hạn làm thời gian nhập cảnh của bạn bị rút ngắn.
IELTS hết hạn sau khi nộp hồ sơ thường trú Canada có sao không?
Theo hướng dẫn của IRCC, kết quả ngôn ngữ phải còn hiệu lực vào ngày bạn nộp hồ sơ thường trú. Hết hạn sau ngày nộp thường không ảnh hưởng hồ sơ đó. Nhưng nếu kết quả hết hạn trước khi nộp, bạn phải thi lại và cập nhật hồ sơ Express Entry.
Có nên khám sức khoẻ trước khi có lịch phỏng vấn để chủ động?
Với hồ sơ định cư Mỹ, không nên, vì kết quả có hạn ngắn và quyết định hạn nhập cảnh. Với Canada và Úc, một số diện cho phép khám trước để rút ngắn thời gian; cân nhắc khi bạn ước tính được thời gian xét. Khám quá sớm có thể phải khám lại.
Giấy tờ tài chính cấp ba tháng trước có dùng được không?
Tuỳ nước và tuỳ diện. Một số nơi chấp nhận, một số muốn bản cấp gần hơn. Nếu không chắc, xin bản mới gần ngày nộp là cách an toàn, vì chi phí xin sao kê thấp so với rủi ro bị yêu cầu bổ sung.
Hồ sơ dời lịch phỏng vấn sáu tháng thì giấy nào cần làm lại?
Rà lại các giấy có tuổi thọ: kết quả khám sức khoẻ, lý lịch tư pháp, giấy tài chính, ảnh, tờ khai thuế của người bảo lãnh. So từng giấy với mốc phỏng vấn mới theo quy định của nơi nhận, rồi làm lại những giấy sẽ quá hạn.
Có cách nào kiểm nhanh mốc thời hạn của từng nước không?
Đọc danh mục giấy tờ của chính diện bạn nộp trên trang chính thức: travel.state.gov và uscis.gov cho Mỹ, canada.ca cho Canada, immi.homeaffairs.gov.au cho Úc, immigration.govt.nz cho New Zealand, gov.uk cho Anh. Các mốc nằm ngay trong hướng dẫn từng loại giấy.