Thời gian xử lý mà cơ quan di trú công bố là số thống kê về những hồ sơ đã xong trong thời gian gần đây, không phải lời hẹn cho hồ sơ của bạn. USCIS, IRCC của Canada, Bộ Nội vụ Úc, Immigration New Zealand đều đăng trang thời gian xử lý trên trang chính thức của họ, nhưng mỗi nơi tính theo một cách: có nơi lấy mốc phần lớn hồ sơ đã xong, có nơi lấy mốc bình quân, có nơi tách theo văn phòng hay theo nước nộp.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải là "bao lâu thì xong" mà là "hồ sơ của mình đang ở chặng nào, chặng đó thường mất bao lâu, và đã vượt mức bình thường chưa". Bài này hướng dẫn đọc con số chính thức, tự theo dõi trạng thái trên từng hệ thống, nhận ra khi nào hồ sơ thật sự bị chậm và khi nào mới nên gửi yêu cầu hỏi. Thời gian cụ thể của từng diện đổi theo tháng, nên bài không ghi số; bạn tra trực tiếp trên trang của cơ quan xét.
Con số chính thức được tính như thế nào
Hầu hết các cơ quan di trú tính thời gian xử lý bằng cách nhìn lại những hồ sơ đã có quyết định trong một khoảng gần đây, rồi lấy mốc mà một tỷ lệ lớn trong số đó đã xong. Nói cách khác, con số phản ánh quá khứ. Nếu lượng hồ sơ tồn đọng đang tăng, hồ sơ nộp hôm nay có thể mất lâu hơn con số đang hiện; nếu cơ quan vừa tăng người xét, hồ sơ mới có thể nhanh hơn.
USCIS hiển thị thời gian theo từng mẫu đơn, từng loại yêu cầu và từng trung tâm dịch vụ hoặc văn phòng địa phương, kèm một mốc ngày nhận hồ sơ mà trước mốc đó bạn mới được gửi yêu cầu hỏi. IRCC của Canada có công cụ tra thời gian theo diện, và với một số diện, thời gian được tính từ lúc nhận hồ sơ đầy đủ cho tới khi có quyết định cuối cùng, không gồm thời gian bạn đi khám sức khoẻ hay lấy sinh trắc học chậm. Bộ Nội vụ Úc đăng thời gian theo phân lớp visa, thường ở hai mức phần lớn hồ sơ và gần như toàn bộ hồ sơ.
Ba điều rút ra để đọc cho đúng. Thứ nhất, hãy tra đúng diện, đúng mẫu đơn và đúng nơi xét, vì cùng một diện có thể khác nhau nhiều giữa hai văn phòng. Thứ hai, đọc chú thích ngay trên trang: con số đó tính từ ngày nào tới ngày nào. Thứ ba, nhớ rằng con số chỉ bao một chặng; một hồ sơ bảo lãnh Mỹ đi qua USCIS, NVC rồi Lãnh sự quán, và mỗi chặng có thời gian riêng cộng lại.
Mỗi nước tra trạng thái ở đâu, bằng mã gì
Trước khi lo lắng về chuyện chậm, hãy chắc là bạn đang nhìn đúng chỗ. Mỗi chặng của hồ sơ có một hệ thống theo dõi riêng, dùng một loại mã riêng. Bảng dưới tóm cách tra phổ biến tại thời điểm viết; tên công cụ có thể đổi, bạn kiểm lại trên trang chính thức của từng cơ quan.
| Hệ thống | Chặng hồ sơ | Tra bằng gì | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| USCIS (uscis.gov) | Đơn nộp tại Mỹ: I-130, I-526E, I-485, I-829, N-400 | Số biên nhận 13 ký tự, ba chữ cái đầu cho biết nơi nhận | Tạo tài khoản trực tuyến để nhận thông báo và xem thư |
| NVC và CEAC (travel.state.gov) | Từ khi USCIS chấp thuận tới phỏng vấn ở Lãnh sự quán | Mã hồ sơ NVC, hồ sơ xét tại TP.HCM thường bắt đầu bằng HCM | Trạng thái như sẵn sàng, đang xử lý hành chính, đã cấp, bị từ chối |
| IRCC (canada.ca) | Thường trú, bảo lãnh, visa tạm trú, quốc tịch | Tài khoản trực tuyến hoặc công cụ theo dõi hồ sơ, số hồ sơ | Ghi chú nội bộ GCMS xin qua yêu cầu tiếp cận thông tin |
| ImmiAccount (immi.homeaffairs.gov.au) | Mọi visa Úc nộp trực tuyến | Đăng nhập tài khoản, mã TRN của hồ sơ | Trạng thái: đã nhận, thẩm định ban đầu, thẩm định thêm, đã có kết quả |
| Immigration Online (immigration.govt.nz) | Visa và thường trú New Zealand | Tài khoản trực tuyến, số hồ sơ | Cán bộ xét thường liên hệ qua thư điện tử |
Một hồ sơ có thể có nhiều mã cùng lúc. Gia đình bảo lãnh diện F4 sang Mỹ giữ số biên nhận I-130 của USCIS, sau đó thêm mã NVC; nếu sau này đương đơn chính chuyển hồ sơ hay có người phụ thuộc tách ra, số mã còn nhiều hơn. Hãy ghi tất cả vào một tờ tóm tắt đặt ở đầu bìa hồ sơ, kèm ngày nhận từng mã, vì khi gửi yêu cầu hỏi, cơ quan luôn đòi đúng mã của chặng đó.
Vì sao hồ sơ của bạn chậm hơn con số trung bình
Hồ sơ chưa thật sự đầy đủ. Đây là nguyên nhân hay gặp nhất. Một giấy hết hạn, một bản dịch thiếu trang, một khoản tiền chưa giải thích được nguồn gốc đều khiến cán bộ dừng lại, gửi thư yêu cầu bổ sung, và đồng hồ gần như bắt đầu lại từ lúc bạn trả lời.
Thẩm định lý lịch và an ninh. Nhiều diện có bước kiểm tra lý lịch do cơ quan khác thực hiện. Người từng sống ở nhiều nước, từng làm trong ngành nhạy cảm, hoặc có tên trùng với người trong danh sách theo dõi thường mất thêm thời gian, và cơ quan di trú hầu như không giải thích chi tiết.
Diện bị giới hạn số lượng. Ở Mỹ, các diện bảo lãnh gia đình ưu tiên và diện việc làm phụ thuộc hàng chờ theo ngày ưu tiên trên Visa Bulletin. Hồ sơ của bạn có thể được USCIS chấp thuận rất nhanh nhưng vẫn chờ nhiều năm vì chưa tới lượt.
Xác minh tại Việt Nam. Khi cán bộ cần kiểm giấy tờ hay nơi làm việc ở Việt Nam, họ chuyển yêu cầu sang bộ phận phụ trách ở cơ quan đại diện. Bước này không hiện lên trạng thái trực tuyến nhưng có thể thêm nhiều tháng.
Thay đổi trong hồ sơ. Kết hôn, sinh con, đổi hộ chiếu, đổi địa chỉ trong lúc chờ đều phải báo; mỗi lần báo là một lần hồ sơ được mở ra xem lại. Báo là bắt buộc, nhưng nên báo gọn trong một lần với đủ giấy tờ.
Khi nào mới nên gửi yêu cầu hỏi, và hỏi thế nào
Gửi yêu cầu hỏi quá sớm thường chỉ nhận được câu trả lời mẫu là hồ sơ vẫn trong thời gian xử lý bình thường. Làm theo trình tự dưới đây để mỗi lần hỏi đều có giá trị.
- Tra lại trang thời gian xử lý của đúng diện, đúng nơi xét. Nếu hồ sơ của bạn chưa vượt mốc cơ quan đặt ra cho việc hỏi, hãy chờ. USCIS ghi rõ mốc ngày nhận hồ sơ mà trước mốc đó mới được gửi yêu cầu hỏi qua hệ thống trực tuyến.
- Kiểm hộp thư điện tử, kể cả thư rác, và tài khoản trực tuyến. Không ít hồ sơ "chậm" thật ra đang chờ chính bạn trả lời một thư yêu cầu mà bạn chưa thấy.
- Kiểm địa chỉ liên lạc trong hồ sơ còn đúng không. Thư giấy gửi tới địa chỉ cũ là lý do kinh điển khiến hồ sơ bị coi là bỏ dở.
- Viết yêu cầu ngắn: mã hồ sơ, họ tên và ngày sinh đương đơn, ngày nộp, chặng hiện tại, một câu hỏi cụ thể. Không kể lể, không dán lại toàn bộ hồ sơ.
- Dùng đúng kênh: hệ thống yêu cầu trực tuyến của USCIS, mẫu hỏi công khai của NVC, mẫu web của IRCC, chức năng hỏi trong ImmiAccount. Thư gửi sai kênh thường không có ai trả lời.
- Ghi lại ngày gửi và mã yêu cầu. Nếu sau thời gian cơ quan hẹn vẫn không có phản hồi, lần hỏi kế tiếp nhắc mã của lần trước.
Một số hồ sơ đặc biệt được xét nhanh khi có lý do chính đáng: bệnh nặng, tử vong trong gia đình, thiệt hại tài chính lớn. Mỗi cơ quan có tiêu chí riêng và đòi bằng chứng; xin xét nhanh không có căn cứ dễ bị từ chối và không làm hồ sơ nhanh hơn.
Hiểu lầm hay gặp về thời gian xử lý
"Hồ sơ người quen nộp sau mà xong trước, chắc hồ sơ mình có vấn đề." Không hẳn. Hồ sơ được phân cho các cán bộ và văn phòng khác nhau, xử lý không hoàn toàn theo thứ tự nộp. Hai hồ sơ cùng diện cũng có thể khác nhau về số người đi kèm, số nước từng cư trú, mức độ phức tạp của tài chính.
"Trạng thái không đổi nhiều tháng nghĩa là hồ sơ bị bỏ quên." Trạng thái trực tuyến chỉ cập nhật ở vài mốc lớn. Trong giai đoạn thẩm định, hồ sơ có thể đang được xem mà màn hình vẫn đứng yên. Chỉ khi vượt rõ mức bình thường mới đáng lo.
"Gọi điện hay gửi thư nhiều lần sẽ được ưu tiên." Ngược lại, hỏi dồn dập không đẩy hồ sơ lên trước, chỉ làm tăng việc cho bộ phận trả lời. Một yêu cầu đúng mốc, đủ thông tin có giá trị hơn mười lần hỏi.
"Trả thêm tiền cho dịch vụ quen biết sẽ được xét nhanh." Đây là kịch bản lừa đảo quen thuộc. Cơ quan di trú các nước chỉ có những kênh xét nhanh chính thức, công bố công khai, có lệ phí ghi rõ nếu có. Ai hứa "đẩy hồ sơ" bằng quan hệ là dấu hiệu nên dừng lại.
"Đã quá thời gian trung bình thì có thể kiện ngay." Ở Mỹ, khởi kiện buộc cơ quan ra quyết định là con đường có thật nhưng tốn kém và có điều kiện. Trước đó cần thể hiện bạn đã dùng các kênh hỏi thông thường. Việc này nên bàn với luật sư di trú được cấp phép.
Lập lịch chờ cho cả gia đình
Thời gian xử lý quyết định cách gia đình sống trong lúc chờ: có nên nghỉ việc, có nên bán nhà, con nên học tiếp ở trường nào. Cách an toàn là lập lịch theo ba kịch bản: nhanh, bình thường và chậm. Kịch bản bình thường lấy theo con số chính thức hiện tại của từng chặng cộng lại; kịch bản chậm cộng thêm một khoảng dự phòng cho yêu cầu bổ sung và xác minh. Mọi quyết định khó đảo ngược, như bán nhà hay nghỉ việc, chỉ nên làm khi hồ sơ đã qua chặng cuối có kết quả.
Lịch chờ cũng phải tính đến giấy tờ có hạn. Giấy khám sức khoẻ, lý lịch tư pháp, sao kê ngân hàng đều có giá trị trong một khoảng nhất định; nếu xin quá sớm, tới lúc phỏng vấn đã hết hạn. Đánh dấu trên lịch ngày dự kiến của từng chặng và ngày hết hạn của từng giấy, rồi xin giấy theo ngược từ mốc dự kiến.
Cuối cùng, ghi chép lại mọi mốc thật đã xảy ra: ngày nộp, ngày nhận biên nhận, ngày có thư yêu cầu, ngày trả lời, ngày chấp thuận. Bảng mốc này giúp bạn so với con số chính thức một cách khách quan, và là tài liệu đầu tiên luật sư cần nếu sau này phải can thiệp.
Khi hồ sơ có tiến triển: những trạng thái cần đọc kỹ
Một số trạng thái nghe giống tin tốt hoặc tin xấu nhưng ý nghĩa thật khác. Đọc sai dễ dẫn tới quyết định vội.
- Hồ sơ đã được chuyển. Thường là chuyển giữa các văn phòng để cân bằng khối lượng, không có nghĩa là có vấn đề. Thời gian xử lý từ lúc đó theo văn phòng mới.
- Đang xử lý hành chính sau phỏng vấn. Ở Lãnh sự quán Mỹ, trạng thái này có thể do thiếu giấy hoặc do kiểm tra lý lịch thêm. Nếu đã nhận giấy 221(g) ghi thiếu giấy, việc của bạn là nộp đủ; nếu không, thường chỉ có thể chờ.
- Đã chấp thuận đơn bảo lãnh. Mới là xong một chặng. Với diện có hàng chờ, chấp thuận không đồng nghĩa với sắp có visa.
- Yêu cầu hộ chiếu hoặc yêu cầu lấy sinh trắc học. Ở Canada, thư yêu cầu nộp hộ chiếu thường đến ở cuối quy trình; ở nhiều nước khác, sinh trắc học đến sớm. Làm đúng hạn ghi trong thư.
- Hồ sơ đã đóng hoặc bị coi là bỏ dở. Thường do không trả lời thư đúng hạn. Cần đọc kỹ thư và hỏi ngay về khả năng mở lại; mỗi nước có quy định riêng, thời hạn rất ngắn.
Khi không chắc một trạng thái nghĩa là gì, đừng đoán qua hội nhóm. Đọc giải thích trên trang chính thức của cơ quan, rồi nếu vẫn chưa rõ, hỏi qua kênh chính thức hoặc người đại diện được cấp phép.
Câu hỏi thường gặp
Thời gian xử lý được tính từ ngày nộp hay ngày cơ quan nhận?
Thường từ ngày cơ quan ghi nhận hồ sơ, tức ngày trên biên nhận, không phải ngày bạn gửi bưu điện. Với hồ sơ nộp trực tuyến, hai ngày này gần như trùng nhau. Mỗi cơ quan ghi chú cách tính ngay trên trang thời gian xử lý, nên đọc phần chú thích trước khi so.
Có nên nhờ dân biểu, nghị sĩ hỏi giúp hồ sơ ở Mỹ không?
Người bảo lãnh là công dân hoặc thường trú nhân Mỹ có thể nhờ văn phòng dân biểu hoặc thượng nghị sĩ của mình hỏi USCIS hay NVC. Kênh này hữu ích khi hồ sơ đã vượt xa thời gian bình thường và các kênh thông thường không trả lời, nhưng không làm hồ sơ được xét trước người khác.
Ghi chú GCMS của Canada giúp gì cho việc theo dõi hồ sơ?
Ghi chú GCMS là nhật ký nội bộ mà cán bộ IRCC ghi về hồ sơ. Xin bản ghi này qua yêu cầu tiếp cận thông tin giúp bạn biết hồ sơ đang vướng ở đâu, cán bộ đã kiểm những gì. Bản ghi thường đến chậm và có đoạn bị che, nên dùng khi thật sự cần hiểu lý do chậm.
Hồ sơ của con cái đi kèm có được xét cùng thời gian với cha mẹ không?
Thường được xét cùng nếu nộp chung trong một hồ sơ. Nhưng nếu một thành viên cần thẩm định thêm, chẳng hạn từng sống ở nước khác hoặc phải khám sức khoẻ lại, cả nhà có thể phải chờ người đó. Ở Mỹ, người đi theo diện phái sinh còn phụ thuộc quy định về tuổi.
Có cách nào hợp pháp để hồ sơ định cư được xét nhanh hơn không?
Có một số kênh chính thức: xét nhanh vì lý do nhân đạo hoặc khẩn cấp, dịch vụ trả thêm phí cho vài loại đơn ở Mỹ, ưu tiên theo ngành nghề ở một số diện của Úc. Mỗi kênh có tiêu chí công bố công khai trên trang của cơ quan. Ngoài các kênh này, không có đường tắt nào hợp pháp.
Đổi địa chỉ trong lúc chờ có làm hồ sơ chậm lại không?
Bản thân việc đổi địa chỉ không làm chậm, nhưng không báo thì có thể làm lạc thư và hồ sơ bị coi là bỏ dở. Ở Mỹ, người đang ở Mỹ báo đổi địa chỉ với USCIS theo quy định; hồ sơ ở NVC cập nhật trong CEAC. Ở Canada và Úc, cập nhật qua tài khoản trực tuyến.