Phần lớn hồ sơ định cư hiện nay được nộp hoặc bổ sung qua cổng trực tuyến, và chất lượng của từng tệp tải lên ảnh hưởng trực tiếp tới việc cán bộ đọc được hồ sơ của bạn hay phải gửi thư yêu cầu nộp lại. Một trang khai sinh scan nghiêng, mất góc dấu; một bản dịch nằm ở tệp khác với bản gốc; một tệp tên là IMG_2041 giữa sáu mươi tệp khác, đều là những lý do nhỏ làm hồ sơ chậm thêm một vòng.
Bài này đi qua những nguyên tắc dùng chung cho cổng của USCIS, NVC qua CEAC, IRCC, ImmiAccount của Úc và cổng của New Zealand: scan thế nào, khi nào cần bản sao có chứng thực, gộp tệp ra sao, đặt tên tệp, ký đơn và lưu bằng chứng đã nộp. Giới hạn dung lượng, định dạng tệp và số tệp mỗi cổng đổi theo thời gian, nên trước mỗi lần tải lên, đọc hướng dẫn ngay trên trang tải.
Bản gốc, bản sao chứng thực và bản scan: ba thứ khác nhau
Ở Việt Nam, bản sao chứng thực là bản sao được UBND cấp xã, phòng tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng chứng thực đúng với bản chính. Ở nhiều nước khác, khái niệm gần tương tự là bản sao được một người có thẩm quyền xác nhận, theo danh sách do luật nước đó quy định. Hai khái niệm không hoàn toàn trùng nhau, nên bản sao chứng thực ở Việt Nam không tự động đáp ứng yêu cầu bản sao có chứng nhận của nước khác.
Với hồ sơ nộp trực tuyến, xu hướng chung là cơ quan di trú chấp nhận bản scan màu của bản gốc, và yêu cầu bạn trình bản gốc khi phỏng vấn hoặc khi được hỏi. Úc cho phép nộp bản scan màu của bản gốc qua ImmiAccount mà không cần chứng thực cho phần lớn giấy tờ. Canada với hồ sơ trực tuyến cũng chủ yếu dùng bản scan; với hồ sơ giấy, một số giấy cần bản sao có chứng nhận. Ở Mỹ, NVC nhận bản scan giấy tờ hộ tịch qua CEAC và Lãnh sự quán yêu cầu mang bản gốc khi phỏng vấn.
Nguyên tắc rút ra: scan từ bản gốc khi có bản gốc, không scan từ bản photo hay bản sao chứng thực trừ khi hướng dẫn cho phép. Nếu bạn chỉ có bản sao, ví dụ cơ quan chỉ cấp bản sao trích lục, thì bản sao trích lục đó chính là bản gốc của loại giấy ấy, scan nguyên như vậy.
Scan cho đúng: những điều nhỏ nhưng quyết định
Một tệp scan tốt là tệp mà cán bộ ở cách bạn nửa vòng trái đất đọc được mọi chữ, mọi con dấu, mà không phải xoay, phóng to hay đoán.
- Scan màu, không scan đen trắng. Con dấu đỏ và chữ ký xanh là thứ chứng minh giấy là thật; scan đen trắng có thể làm mất con dấu hoặc khiến nó trông như dấu photo.
- Đủ mọi trang, kể cả trang có vẻ trống. Mặt sau khai sinh có ghi chú thay đổi, trang cuối sổ có dấu giáp lai, trang hộ chiếu có dấu nhập cảnh. Thiếu một mặt sau là lý do kinh điển của thư yêu cầu bổ sung.
- Không cắt viền sát chữ. Để lộ toàn bộ mép giấy để cán bộ thấy đây là cả trang, không bị che hay cắt.
- Độ phân giải vừa đủ. Đủ để đọc chữ nhỏ nhất và số trên con dấu; quá cao thì tệp nặng vượt giới hạn của cổng. Thử in tệp ra hoặc phóng lên màn hình lớn để kiểm.
- Dùng máy scan hoặc ứng dụng scan có chỉnh phối cảnh. Ảnh chụp điện thoại nghiêng, có bóng tay, có nền bàn là thứ nhiều cổng vẫn nhận nhưng cán bộ đọc vất vả.
- Tuyệt đối không chỉnh sửa nội dung. Không xoá vết bẩn bằng phần mềm, không ghép trang, không làm đẹp con dấu. Mọi can thiệp lên hình ảnh giấy tờ có thể bị coi là làm sai lệch tài liệu.
Nếu giấy gốc bị rách, nhoè hay ố, scan nguyên trạng và nếu cần thì xin cấp lại bản mới, chứ không sửa trên tệp.
Gộp tệp và đặt tên tệp
Mỗi cổng có cách tổ chức riêng: có cổng cho mỗi ô một tệp, có cổng cho tải nhiều tệp vào một hạng mục. Dù cổng nào, cách gộp và đặt tên dưới đây giúp cán bộ đọc nhanh và giúp chính bạn tìm lại khi cần:
- Mỗi giấy một tệp PDF, gồm theo thứ tự: bản gốc tiếng Việt, rồi bản dịch, rồi xác nhận của người dịch nếu nước đó yêu cầu. Cán bộ mở một tệp là thấy cả bản gốc và bản dịch đi liền nhau.
- Không gộp nhiều giấy khác nhau vào một tệp trừ khi ô tải lên yêu cầu như vậy, ví dụ một ô cho toàn bộ bằng chứng quan hệ.
- Đặt tên tệp theo khuôn: họ tên người liên quan, loại giấy, năm hoặc mốc, viết không dấu, không ký tự đặc biệt. Ví dụ: NGUYEN-VAN-AN-khai-sinh-1990, TRAN-THI-BINH-ly-lich-tu-phap-2026.
- Với hồ sơ nhiều người, thêm vai trò vào tên: đương đơn chính, vợ hoặc chồng, con. Cán bộ biết ngay tệp thuộc người nào.
- Kiểm dung lượng và định dạng cho phép ngay trên trang tải trước khi bắt đầu; nén tệp bằng công cụ giảm dung lượng PDF, không giảm chất lượng tới mức mất chữ.
- Sau khi tải lên, mở lại từng tệp ngay trên cổng nếu cổng cho phép, để chắc tệp không lỗi và đúng ô.
Một bảng mục lục riêng cho hồ sơ, liệt kê tên tệp, ô đã tải và ngày tải, là thứ cứu bạn khi phải trả lời thư yêu cầu bổ sung sau nhiều tháng.
Mỗi cổng có điểm riêng cần canh
Tóm tắt dưới đây là những điểm hay gặp tại thời điểm viết; tên chức năng và quy định kỹ thuật có thể đổi, bạn kiểm hướng dẫn trên chính cổng.
| Cổng | Dùng cho | Điểm cần canh |
|---|---|---|
| Tài khoản USCIS | Một số mẫu đơn nộp trực tuyến tại Mỹ, trả lời thư yêu cầu | Không phải mẫu đơn nào cũng nộp trực tuyến được; xem danh sách trên uscis.gov |
| CEAC của NVC | Tải giấy tờ hộ tịch, tài chính cho hồ sơ visa định cư | Mỗi người trong hồ sơ có phần tải riêng; tải nhầm người là lỗi phổ biến |
| Cổng thường trú và tài khoản IRCC | Hồ sơ thường trú, tạm trú, trả lời yêu cầu | Một số ô chỉ nhận một tệp, phải gộp đúng thứ tự trước khi tải |
| ImmiAccount | Mọi visa Úc nộp trực tuyến | Đính kèm theo từng người và từng loại bằng chứng; có thể bổ sung sau khi nộp |
| Cổng trực tuyến của New Zealand | Visa và thường trú | Cán bộ thường liên hệ qua thư điện tử để xin thêm tệp |
Điểm chung: tải nhầm ô, nhầm người là lỗi dễ mắc nhất và khó thấy nhất. Trước khi bấm nộp, đi lại từng ô một lượt, đối chiếu với bảng mục lục của bạn.
Ký đơn và trang xác nhận nộp
Chữ ký điện tử và chữ ký tay. Một số cổng cho ký điện tử bằng cách gõ tên hoặc xác nhận trong tài khoản; một số mẫu vẫn cần in ra ký tay rồi scan. Đọc hướng dẫn của từng mẫu. Ký tay thì ký đúng ô, đúng người, không để người khác ký thay kể cả vợ chồng.
Đọc lại bản xem trước. Nhiều cổng cho xem bản tóm tắt trước khi nộp. Đây là lần cuối bạn sửa được mà không phải gửi thêm giải trình. Đọc chậm, nhất là ngày tháng, số hộ chiếu, tên người phụ thuộc.
Lưu trang xác nhận. Sau khi nộp, tải về hoặc chụp lại trang xác nhận, biên nhận lệ phí, bản đơn đã nộp dạng PDF. Có cổng chỉ cho tải bản đơn trong một thời gian; tải ngay khi có.
Giữ bản đơn đúng như đã nộp. Những gì bạn khai lần này sẽ được đối chiếu với các đơn sau, kể cả khi nhập tịch. Giữ bản đơn đã nộp trong thư mục riêng, không chỉnh sửa, không ghi đè bằng bản nháp.
Khi cổng báo lỗi hoặc bạn tải nhầm
Cổng trực tuyến của các cơ quan di trú thỉnh thoảng lỗi, nhất là gần hạn chót. Nếu bạn còn hạn trả lời một thư yêu cầu mà cổng không nhận tệp, chụp lại màn hình báo lỗi kèm giờ, thử trình duyệt khác, thiết bị khác, rồi liên hệ qua mẫu hỗ trợ kỹ thuật của cơ quan trước hạn chót. Bằng chứng bạn đã cố nộp đúng hạn có giá trị khi xin gia hạn hoặc khi giải thích sau này.
Nếu đã tải nhầm tệp, chẳng hạn khai sinh của con tải vào ô của mẹ, hoặc tải một bản dịch chưa hoàn chỉnh, xem cổng có cho xoá và tải lại trước khi nộp không. Nếu đã nộp rồi, đa số cổng cho bổ sung tệp hoặc gửi thư giải thích qua kênh chính thức. Nói ngắn gọn tệp nào bị nhầm, tệp đúng là tệp nào, và tải tệp đúng lên. Không âm thầm tải chồng mà không giải thích, vì cán bộ có thể đã xem bản nhầm.
Cuối cùng, đừng nhờ người lạ đăng nhập tài khoản của bạn để tải hộ. Tài khoản trực tuyến là nơi cơ quan gửi thư quan trọng; ai giữ mật khẩu là người đọc được và có thể thao tác thay bạn. Nếu dùng người đại diện được cấp phép, họ làm qua tài khoản đại diện của chính họ theo quy định.
Bảo mật khi gửi và lưu giấy tờ dạng số
Một bộ hồ sơ định cư dạng số chứa gần như toàn bộ danh tính của cả gia đình: hộ chiếu, căn cước, khai sinh, sao kê ngân hàng, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ. Rơi vào tay kẻ xấu, bộ hồ sơ này đủ để mở tài khoản, vay tiền hay giả danh. Vậy mà nhiều gia đình gửi qua lại các tệp này trong nhóm chat đông người, qua thư điện tử không mật khẩu, hoặc gửi cho dịch vụ chỉ biết qua mạng xã hội.
Một vài thói quen đơn giản: lưu hồ sơ trong một thư mục có mật khẩu hoặc dịch vụ lưu trữ có xác thực hai lớp; chỉ chia sẻ với người cần, và thu hồi quyền khi xong việc; không gửi ảnh hộ chiếu vào nhóm chat gia đình nhiều người; xoá tệp tạm trên máy tính công cộng sau khi scan ở tiệm. Khi làm việc với người dịch hay người đại diện, hỏi rõ họ lưu tệp ở đâu, bao lâu, và ai trong văn phòng được xem.
Cảnh giác với các cuộc gọi, tin nhắn tự xưng là cơ quan di trú đòi gửi lại giấy tờ hay đòi phí qua đường lạ. Cơ quan di trú liên lạc qua tài khoản trực tuyến và thư điện tử chính thức của họ, không yêu cầu chuyển tiền qua ví điện tử hay gửi giấy tờ qua ứng dụng chat. Khi nghi ngờ, đăng nhập thẳng vào tài khoản của bạn để kiểm có thư thật không.
Một bộ hồ sơ số dùng lại nhiều năm
Hồ sơ định cư không kết thúc ở thẻ thường trú. Sau đó còn gia hạn thẻ, bảo lãnh người thân, nhập tịch, xin visa nước thứ ba, và lần nào cũng có người hỏi lại những giấy bạn đã nộp. Nếu ngay từ đầu bạn tổ chức hồ sơ số theo một khuôn, những lần sau chỉ là lấy ra và cập nhật.
Một khuôn đơn giản: mỗi người trong gia đình một thư mục; trong đó chia thành giấy hộ tịch, giấy tuỳ thân, học vấn, việc làm, tài chính, lý lịch, sức khoẻ, đơn đã nộp. Đơn đã nộp lưu theo năm và mã hồ sơ, kèm trang xác nhận và mọi thư từ cơ quan. Bản dịch lưu cạnh bản gốc, ghi rõ dịch ở đâu, ngày nào. Thêm một tệp ghi chú các mốc chính: ngày nộp, ngày nhận thư, ngày phỏng vấn, ngày nhập cảnh.
Sao lưu bộ hồ sơ ở hai nơi khác nhau, ví dụ một ổ cứng ở nhà và một dịch vụ lưu trữ có xác thực. Mất máy tính hay đổi điện thoại không nên đồng nghĩa với mất toàn bộ lịch sử hồ sơ mà bạn sẽ cần khai lại nhiều lần trong mười năm tới.
Câu hỏi thường gặp
Có nên scan bằng điện thoại không?
Được, nếu dùng ứng dụng scan có chỉnh phối cảnh, đủ sáng, không bóng và xuất ra PDF màu đọc rõ. Với giấy nhiều chữ nhỏ và con dấu mờ, máy scan phẳng cho kết quả tốt hơn và ít phải nộp lại.
Bản dịch có cần nằm chung tệp với bản gốc không?
Phần lớn cơ quan muốn thấy bản dịch đi liền bản gốc. Nếu ô tải chỉ nhận một tệp, gộp bản gốc rồi bản dịch vào cùng một PDF. Nếu cổng có ô riêng cho bản dịch, làm theo cổng nhưng đặt tên tệp khớp nhau.
Nộp trực tuyến rồi có cần gửi bản giấy không?
Thường không, trừ khi cơ quan yêu cầu. Nhưng phải giữ bản gốc để mang theo khi phỏng vấn hoặc nộp khi được hỏi; với Mỹ, Lãnh sự quán yêu cầu bản gốc giấy hộ tịch trong ngày phỏng vấn.
Tệp vượt dung lượng cho phép thì làm sao?
Giảm độ phân giải xuống mức vẫn đọc rõ chữ nhỏ nhất, chuyển ảnh sang PDF nén, hoặc tách giấy dài thành các tệp theo hướng dẫn của cổng. Không cắt bớt trang để vừa dung lượng.
Có nên đặt tên tệp bằng tiếng Việt có dấu không?
Không nên. Tên có dấu và ký tự đặc biệt có thể bị lỗi khi tải lên hoặc hiển thị sai ở phía cơ quan. Dùng chữ không dấu, gạch nối giữa các từ, và giữ một khuôn đặt tên thống nhất cho cả hồ sơ.