Hồ sơ định cư Mỹ, Canada, Úc và phần lớn các nước khác đều đòi giấy chứng nhận lý lịch tư pháp của nước bạn mang quốc tịch; với người Việt, giấy đó gần như luôn là Phiếu lý lịch tư pháp số 2, do Sở Tư pháp nơi bạn cư trú hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cấp. Phiếu số 2 ghi đầy đủ mọi án tích, kể cả án đã được xoá, nên cơ quan di trú nước ngoài tin nó hơn phiếu số 1.
Ba điều quyết định phiếu của bạn có dùng được hay không: xin đúng loại (số 2, không phải số 1), xin đúng thời điểm (cơ quan di trú thường muốn bản cấp gần ngày nộp hoặc ngày phỏng vấn), và khai thật nếu từng có án, kể cả án nhẹ đã xoá từ lâu. Phần dưới đi qua từng điểm, kèm cách xử lý các tình huống hay vướng.
Phiếu số 1 và phiếu số 2 khác nhau ở chỗ nào
Luật Lý lịch tư pháp năm 2009 chia phiếu làm hai loại với mục đích khác nhau. Sự khác biệt nằm ở phạm vi thông tin, và đó chính là lý do các nước định cư chọn phiếu số 2. Bảng dưới tóm theo luật hiện hành tại thời điểm viết; nếu luật được sửa, bạn kiểm lại trên cổng thông tin của Bộ Tư pháp.
| Tiêu chí | Phiếu số 1 | Phiếu số 2 |
|---|---|---|
| Ai được yêu cầu | Cá nhân, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội | Cơ quan tiến hành tố tụng; cá nhân tự xin để biết lý lịch của chính mình |
| Án tích đã được xoá | Không ghi; phiếu thể hiện "không có án tích" | Ghi đầy đủ, kể cả án đã xoá |
| Cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập doanh nghiệp | Chỉ ghi khi có yêu cầu | Ghi đầy đủ |
| Uỷ quyền người khác nộp | Được uỷ quyền | Không được uỷ quyền, đương sự tự yêu cầu |
| Dùng cho hồ sơ di trú | Thường không được chấp nhận | Là loại mà Mỹ, Canada, Úc thường yêu cầu |
Điểm mấu chốt nằm ở hàng thứ hai. Cơ quan di trú muốn biết toàn bộ lịch sử hình sự để tự đánh giá theo luật của họ, không theo khái niệm "xoá án" của Việt Nam. Một bản án đã xoá ở Việt Nam vẫn có thể là căn cứ không cho nhập cảnh theo luật Mỹ hay Canada. Vì vậy họ đòi phiếu số 2 và đòi bạn khai cả những gì đã xoá.
Danh sách giấy tờ theo từng nước được công bố công khai: với Mỹ là trang reciprocity theo quốc gia trên travel.state.gov, với Canada là trang hướng dẫn police certificate theo nước trên canada.ca, với Úc là mục character requirements trên immi.homeaffairs.gov.au. Đọc đúng mục "Vietnam" trước khi đi xin.
Ai trong gia đình phải xin, xin cho những nước nào
Ngưỡng tuổi khác nhau theo nước. Theo hướng dẫn tại thời điểm viết, Mỹ yêu cầu người từ 16 tuổi, Úc thường từ 16 tuổi, Canada từ 18 tuổi. Trẻ dưới ngưỡng thì không cần, nhưng nếu con bạn sắp chạm ngưỡng trong lúc hồ sơ đang chạy, hãy hỏi trước để khỏi bị yêu cầu bổ sung đúng lúc sắp phỏng vấn.
Không chỉ Việt Nam. Mỗi nước bạn từng sống đủ lâu sau tuổi trưởng thành đều có thể phải có giấy tương ứng. Ngưỡng thời gian cũng khác nhau: Canada hay dùng mốc sáu tháng liên tục, Mỹ dùng mốc mười hai tháng ở nước không phải quốc tịch, Úc dùng tổng mười hai tháng trong mười năm gần nhất. Người từng đi làm ở Nhật, Hàn, Đài Loan cần xin cả ở đó.
Người đi kèm cũng xin. Vợ hoặc chồng và con trên ngưỡng tuổi đi kèm trong hồ sơ đều phải có phiếu riêng. Ở một số diện của Canada và Úc, cả thành viên gia đình không đi cùng nhưng được khai trong hồ sơ cũng có thể bị yêu cầu. Đọc kỹ thư yêu cầu, đừng suy từ kinh nghiệm của người quen nộp diện khác.
Người bảo lãnh thường không cần. Ở diện bảo lãnh gia đình Mỹ, phiếu lý lịch là của người được bảo lãnh, không phải của người bảo lãnh đang sống ở Mỹ. Ở Canada và Úc, một số diện bảo lãnh vợ chồng có xét lý lịch của người bảo lãnh, nhưng theo cách riêng của nước sở tại, không qua phiếu Việt Nam.
Các bước xin phiếu số 2 ở Việt Nam
Quy trình không phức tạp, nhưng mỗi bước có một chỗ hay sai. Đây là trình tự cho người đang ở trong nước; người đã ra nước ngoài đọc mục kế tiếp.
- Xác định nơi nộp. Công dân đang ở trong nước nộp tại Sở Tư pháp nơi thường trú; không có nơi thường trú thì nơi tạm trú. Từ khi bỏ cấp huyện và sáp nhập còn 34 tỉnh thành (7/2025), tên tỉnh trên phiếu có thể khác tên tỉnh trên giấy tờ cũ của bạn; điều này bình thường, không cần giải trình.
- Nộp trực tiếp hoặc trực tuyến. Nhiều nơi nhận yêu cầu qua Cổng dịch vụ công quốc gia và ứng dụng VNeID. Nộp trực tuyến tiện, nhưng bạn vẫn nên kiểm xem bản giấy trả về có đúng là phiếu số 2 có chữ ký, con dấu, vì cơ quan di trú cần bản giấy gốc hoặc bản quét của bản gốc.
- Khai tờ khai cho khớp hộ chiếu. Họ tên, ngày sinh, nơi sinh trên phiếu phải trùng với hộ chiếu và giấy khai sinh. Nếu từng đổi tên, khai cả tên cũ ở mục tương ứng. Phiếu ghi tên khác hộ chiếu một dấu cũng có thể bị hỏi lại.
- Chờ kết quả. Luật quy định thời hạn cấp không quá mười ngày làm việc, trường hợp phải xác minh ở nhiều nơi thì dài hơn. Thực tế mỗi Sở mỗi khác; tính dư một đến hai tuần.
- Nhận phiếu, kiểm ngay tại chỗ. Đúng loại số 2, đúng thông tin cá nhân, có ngày cấp rõ. Sai một chữ, đề nghị sửa luôn, đừng mang về rồi mới phát hiện.
- Dịch và nộp. Phiếu tiếng Việt cần bản dịch tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước nộp, theo chuẩn dịch của từng cơ quan. Có cần Apostille hay hợp pháp hoá hay không tuỳ nước và tuỳ cơ quan nhận, không phải lúc nào cũng cần.
Lệ phí xin phiếu do Bộ Tài chính quy định và có mức miễn giảm cho một số đối tượng; con số có thể thay đổi nên bạn xem trên cổng dịch vụ công ngay lúc nộp.
Đã ra nước ngoài thì xin phiếu thế nào
Nhiều người chỉ nhận thư yêu cầu phiếu lý lịch khi đã sang nước ngoài theo visa du học hoặc lao động. Theo luật, công dân Việt Nam đang ở nước ngoài nộp yêu cầu tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh, hoặc qua Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia trong một số trường hợp. Vì phiếu số 2 không cho uỷ quyền, bạn cần xem kỹ hình thức nộp từ xa hiện có: trực tuyến bằng tài khoản định danh điện tử, hoặc qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước bạn đang sống.
Một cách nhiều gia đình làm để khỏi rơi vào thế khó: xin phiếu ngay trước khi rời Việt Nam nếu biết sẽ nộp định cư trong vòng một năm. Phiếu có thể chưa dùng được ngay vì quá cũ khi tới lượt nộp, nhưng nó cho bạn biết trước nội dung lý lịch, và nếu có sai sót (ví dụ ghi nhầm án của người trùng tên) thì còn ở trong nước để xử lý.
Lưu ý nữa là thời gian gửi bưu điện quốc tế. Phiếu cấp xong ở Việt Nam, gửi sang Canada hay Úc mất thêm một đến hai tuần. Nếu hạn nộp trong thư yêu cầu chỉ ba mươi ngày, đó là khoảng thời gian rất căng. Bạn có quyền nộp bằng chứng đã nộp đơn xin phiếu kèm giải trình, và xin gia hạn nếu cơ quan cho phép; đừng im lặng để hồ sơ quá hạn.
Phiếu có giá trị bao lâu và nên xin lúc nào
Luật Việt Nam không ghi thời hạn hiệu lực trên phiếu. Thời hạn là do bên nhận quyết định. Nguyên tắc chung của các cơ quan di trú là phiếu phải phản ánh tình trạng gần với thời điểm xét: Mỹ ở giai đoạn NVC thường chấp nhận phiếu cấp trong khoảng một năm và có thể đòi bản mới nếu phiếu cũ trước buổi phỏng vấn; Canada và Úc thường đòi phiếu cấp không quá xa ngày nộp, và có thể yêu cầu phiếu mới nếu hồ sơ kéo dài. Mốc cụ thể từng nước thay đổi; kiểm lại trên trang chính thức ngay khi lên kế hoạch.
Từ nguyên tắc đó, thời điểm hợp lý nhất là xin khi cơ quan yêu cầu hoặc ngay trước giai đoạn nộp giấy tờ dân sự, không phải lúc mới bắt đầu tìm hiểu. Với diện bảo lãnh Mỹ chờ nhiều năm, xin phiếu từ năm đầu là phí công: tới lúc hồ sơ về NVC thì phiếu đã quá cũ.
Ngoại lệ là khi bạn nghi lý lịch có vấn đề. Lúc đó nên xin sớm, chỉ để biết, trước khi bỏ tiền vào phí hồ sơ. Một phiếu ghi án mà bạn không biết, hoặc ghi án của người khác do trùng thông tin, cần thời gian để đính chính, và không nên để chuyện đó vỡ ra vào tháng cuối.
Khi phiếu ghi có án tích: những việc cần làm
Đọc chính xác tội danh và hình phạt. Cơ quan di trú đánh giá theo tội danh tương đương trong luật của họ, không theo tên tội ở Việt Nam. Hai bản án cùng gọi là "trộm cắp" có thể bị xếp khác nhau tuỳ giá trị tài sản và mức án. Bạn cần bản án hoặc quyết định của toà, không chỉ phiếu lý lịch.
Khai thật ở mọi mẫu đơn. Mẫu DS-260 của Mỹ, mẫu khai lý lịch của Canada và Úc đều hỏi "đã từng bị bắt, bị kết án chưa", không hỏi "án còn hay đã xoá". Trả lời "không" khi phiếu số 2 ghi có án là khai sai, và hậu quả của khai sai thường nặng hơn chính bản án.
Chuẩn bị hồ sơ toà án đầy đủ. Gồm bản án, quyết định thi hành án, giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt, giấy chứng nhận xoá án nếu có, kèm bản dịch. Một vụ việc rõ ràng, đã chấp hành xong từ lâu, được trình bày gọn gàng thường dễ xét hơn một hồ sơ thiếu mảnh.
Tìm hiểu cơ chế miễn trừ của nước nộp. Mỹ có các đơn xin miễn trừ (waiver) cho một số loại vi phạm với điều kiện chặt; Canada có cơ chế phục hồi (rehabilitation) sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi chấp hành xong án. Đây là phần nên có luật sư di trú được cấp phép xem trước khi nộp.
Kiểm nếu phiếu ghi nhầm. Nếu bạn chưa từng bị kết án mà phiếu lại ghi có, đề nghị Sở Tư pháp đính chính theo thủ tục khiếu nại về nội dung phiếu. Giữ giấy tờ chứng minh quá trình đính chính để nộp kèm nếu cơ quan di trú hỏi.
Những lỗi hay gặp làm phiếu bị trả lại
Phần lớn trường hợp phải xin lại không đến từ nội dung lý lịch mà từ những chi tiết hình thức. Danh sách sau tổng hợp các lỗi hay xảy ra với hồ sơ người Việt:
- Xin phiếu số 1 thay vì số 2 vì nghĩ "phiếu nào cũng như nhau", hoặc vì nhờ người khác nộp hộ mà phiếu số 2 lại không cho uỷ quyền.
- Họ tên trên phiếu thiếu tên đệm hoặc sai dấu so với hộ chiếu; ngày sinh ghi khác giấy khai sinh do giấy tờ gốc vốn đã lệch.
- Không khai nơi cư trú cũ ở tỉnh khác, khiến việc tra cứu không đầy đủ và cơ quan nhận nghi ngờ.
- Phiếu quá cũ vào ngày phỏng vấn hoặc ngày cơ quan xét, vì xin quá sớm.
- Bản dịch bỏ sót phần ghi chú, con dấu hoặc mục "thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ"; người dịch phải dịch trọn văn bản, kể cả các dòng trống mang ý nghĩa "không có".
- Thiếu phiếu của nước thứ ba nơi bạn từng sống, vì tưởng chỉ cần giấy của Việt Nam.
Một mẹo nhỏ: chụp lại tờ khai trước khi nộp và giữ biên nhận. Nếu phiếu bị chậm hoặc sai, đó là bằng chứng bạn đã làm đúng phần của mình, dùng được khi xin gia hạn hạn nộp với cơ quan di trú.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu lý lịch tư pháp số 2 có cần hợp pháp hoá lãnh sự hay Apostille không?
Tuỳ nước và tuỳ cơ quan nhận. Hồ sơ định cư Mỹ, Canada thường chỉ cần bản gốc hoặc bản quét kèm bản dịch, không đòi chứng nhận thêm. Một số nước châu Âu, Caribe và châu Á lại yêu cầu. Từ 11/9/2026 Việt Nam áp dụng Apostille, nên với nước thành viên, một chứng nhận Apostille có thể thay cho chuỗi hợp pháp hoá; kiểm yêu cầu cụ thể của nơi nộp.
Đã đổi họ tên sau khi kết hôn thì phiếu ghi tên nào?
Phiếu ghi theo thông tin hộ tịch hiện tại của bạn. Khi khai tờ khai, ghi rõ cả họ tên cũ để việc tra cứu bao trùm thời gian dùng tên cũ. Nộp kèm giấy tờ chứng minh việc thay đổi, ví dụ quyết định thay đổi hộ tịch, để cơ quan di trú nối được hai tên là một người.
Từng bị phạt hành chính, ví dụ vi phạm giao thông, thì phiếu có ghi không?
Phiếu lý lịch tư pháp ghi án tích hình sự và thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ, không ghi xử phạt vi phạm hành chính. Tuy vậy, một số mẫu khai di trú hỏi rộng hơn về việc từng bị bắt, giữ hay xử lý; đọc kỹ từng câu hỏi và trả lời đúng phạm vi câu hỏi, không trả lời theo phạm vi của phiếu.
Người chưa đủ 14 tuổi có xin được phiếu không?
Theo luật hình sự Việt Nam, người dưới 14 tuổi không phải chịu trách nhiệm hình sự, và các nước định cư thường chỉ đòi phiếu từ 16 hoặc 18 tuổi. Vì vậy trẻ nhỏ trong hồ sơ hầu như không cần. Nếu thư yêu cầu vẫn ghi tên con bạn, liên hệ cơ quan đó để xác nhận trước khi đi xin.
Phiếu số 2 có ghi án tích ở nước ngoài không?
Phiếu chỉ phản ánh thông tin trong cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp Việt Nam, bao gồm bản án của toà án Việt Nam và một số bản án nước ngoài được thông báo theo điều ước tương trợ tư pháp. Bản án ở nước khác thường không có trên phiếu, nên bạn vẫn phải xin giấy riêng của nước đó và tự khai trong mẫu đơn.
Nộp phiếu rồi nhưng hồ sơ kéo dài, có phải xin lại không?
Có thể. Khi phiếu đã cũ so với mốc cơ quan chấp nhận, họ sẽ gửi yêu cầu bổ sung phiếu mới. Bạn không cần tự nộp lại khi chưa được yêu cầu, nhưng nên theo dõi mốc thời gian và chủ động xin khi biết sắp tới buổi phỏng vấn hoặc giai đoạn xét cuối.