Nếu bạn từng sống ở nước thứ ba đủ lâu sau tuổi trưởng thành, hồ sơ định cư sẽ đòi giấy lý lịch tư pháp của nước đó, không chỉ phiếu của Việt Nam. Với người Việt, các nước hay gặp nhất là Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan (đi làm, thực tập sinh, du học), Malaysia, Singapore và các nước Trung Đông. Thường bạn phải tự xin từ Việt Nam qua cơ quan đại diện của nước đó, và việc này có thể mất từ vài tuần đến vài tháng.
Ngưỡng thời gian do nước bạn nộp định cư quyết định, không phải nước bạn từng sống. Bài này giải thích cách xác định có phải xin không, con đường xin phổ biến với từng nhóm nước, các cái bẫy về thời gian, và cách xử lý khi không thể có giấy.
Khi nào phải có giấy lý lịch của nước thứ ba
Các nước nhận hồ sơ đặt ngưỡng khác nhau. Bảng dưới là mốc phổ biến theo hướng dẫn công khai tại thời điểm viết; chúng có thể được điều chỉnh, và một số diện có quy định riêng. Luôn kiểm lại trên trang chính thức của nước bạn nộp.
| Nước nộp hồ sơ | Từ tuổi | Ngưỡng thời gian ở nước thứ ba | Nơi xem hướng dẫn |
|---|---|---|---|
| Mỹ (visa định cư) | 16 | Khoảng 12 tháng trở lên ở một nước | Trang reciprocity theo từng nước trên travel.state.gov |
| Canada (thường trú) | 18 | Khoảng 6 tháng liên tục trở lên | Mục police certificates theo nước trên canada.ca |
| Úc (đa số diện thường trú) | 16 | Tổng 12 tháng trở lên trong 10 năm gần nhất | Mục character requirements trên immi.homeaffairs.gov.au |
| New Zealand (thường trú) | 17 | Theo thời gian sống ở nước đó, mốc do INZ công bố | immigration.govt.nz |
Hai điểm hay bị hiểu sai. Thứ nhất, ngưỡng tính theo thời gian sống, không phải số lần đi; ba năm thực tập ở Nhật dĩ nhiên vượt ngưỡng, còn mười chuyến công tác hai tuần thì thường không. Thứ hai, thời gian tính sau khi đạt tuổi ngưỡng; du học trung học ở Úc từ năm mười lăm tuổi đến mười bảy tuổi có thể chỉ tính phần sau mốc.
Nếu bạn băn khoăn giữa hai cách tính, xin thêm giấy vẫn rẻ hơn bị yêu cầu bổ sung vào đúng giai đoạn cuối, khi giấy của nước kia cần hai tháng mới có.
Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan: con đường xin phổ biến
Nhật Bản. Giấy chứng nhận lý lịch do Cơ quan Cảnh sát quốc gia Nhật cấp, và người đã rời Nhật thường xin qua Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam. Hồ sơ thường gồm lấy dấu vân tay trực tiếp tại cơ quan đại diện, hộ chiếu đã dùng khi ở Nhật, bằng chứng thời gian cư trú (thẻ ngoại kiều cũ nếu còn) và giấy tờ cho thấy nước nào yêu cầu. Giấy được gửi niêm phong và thời gian chờ có thể tính bằng tháng.
Hàn Quốc. Giấy xác nhận lý lịch tội phạm cho người nước ngoài từng cư trú do cảnh sát Hàn Quốc cấp; người ở Việt Nam thường xin qua Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc. Yêu cầu hay gặp là hộ chiếu, số đăng ký người nước ngoài khi ở Hàn và đơn đồng ý tra cứu. Người từng ở Hàn diện lao động EPS nên giữ lại thẻ cư trú cũ, vì số đăng ký trên thẻ giúp việc tra cứu nhanh hơn.
Đài Loan. Giấy chứng nhận lý lịch cảnh sát do cơ quan cảnh sát Đài Loan cấp; người ở Việt Nam thường nộp qua Văn phòng Kinh tế và Văn hoá Đài Bắc tại Hà Nội hoặc TP.HCM. Chuẩn bị hộ chiếu đã dùng, thẻ cư trú cũ (ARC) nếu còn, và chú ý cách viết tên phiên âm trên thẻ cũ có thể khác hộ chiếu hiện tại.
Điều chung cho cả ba. Yêu cầu hồ sơ, lệ phí, cách nhận kết quả do cơ quan nước sở tại thay đổi theo thời gian. Trước khi đi, đọc trang của chính cơ quan đại diện đó và mục hướng dẫn theo nước của cơ quan di trú bạn nộp; hai nguồn này thường đã mô tả đúng loại giấy được chấp nhận.
Malaysia, Singapore, Trung Đông và các nước khác
Với các nước còn lại, nguyên lý giống nhau nhưng thủ tục đa dạng hơn. Có nước cho người đã rời đi xin trực tuyến, có nước bắt nộp qua cơ quan đại diện, có nước chỉ cấp khi nhận được yêu cầu chính thức của chính phủ nước kia. Singapore là một ví dụ của nhóm sau: giấy chứng nhận lý lịch thường chỉ cấp khi có thư yêu cầu từ cơ quan nước ngoài, nên bạn phải đợi có thư yêu cầu của cơ quan di trú rồi mới xin được.
Người từng lao động ở Trung Đông (Ả Rập Xê Út, Qatar, UAE) thường gặp khó hơn vì thủ tục cho người đã rời nước có thể đòi qua đại sứ quán, cần chứng thực nhiều tầng, hoặc chỉ nhận qua một người được uỷ quyền đang ở nước đó. Nếu bạn còn hợp đồng hoặc còn liên lạc với chủ cũ, hỏi bộ phận nhân sự cách làm cho người đã nghỉ việc.
Một quy tắc dùng chung: bắt đầu từ trang hướng dẫn theo nước của cơ quan bạn nộp hồ sơ. Mỹ và Canada đều có danh sách theo từng quốc gia, nói rõ giấy tên gì, ai cấp, xin ở đâu. Danh sách đó là thứ cán bộ xét hồ sơ dùng để đối chiếu, nên làm đúng theo nó là cách an toàn nhất.
Lập kế hoạch xin giấy cho nhiều nước cùng lúc
Khi hồ sơ cần giấy của hai, ba nước, thứ quyết định tốc độ là giấy chậm nhất. Trình tự sau giúp bạn không bị kẹt:
- Liệt kê mọi nơi bạn từng sống sau tuổi ngưỡng, kèm ngày đến, ngày đi chính xác. Dùng dấu xuất nhập cảnh trên hộ chiếu cũ, hợp đồng lao động, thẻ cư trú để đối chiếu. Danh sách này cũng dùng cho phần "lịch sử cư trú" trong mẫu đơn.
- Đối chiếu với ngưỡng của nước nộp để biết nước nào bắt buộc.
- Đọc hướng dẫn của từng nước và ghi lại thời gian xử lý công bố, giấy cần nộp, có cần lấy vân tay không.
- Bắt đầu từ giấy chậm nhất. Nếu nước đó cấp giấy bất kể có thư yêu cầu hay không, nộp ngay khi gần tới giai đoạn nộp giấy dân sự. Nếu nước đó chỉ cấp khi có thư yêu cầu, chuẩn bị sẵn mọi thứ để nộp trong ngày nhận được thư.
- Lưu bằng chứng đã nộp đơn xin: biên nhận, email xác nhận, phiếu hẹn. Nếu giấy chưa về kịp hạn, những thứ này là căn cứ xin gia hạn.
- Khi nhận giấy, kiểm tính toàn vẹn. Một số nước gửi giấy trong phong bì niêm phong và yêu cầu không mở; đọc kỹ hướng dẫn của cơ quan nhận trước khi mở ra để chụp.
Người từng ở nhiều nước nên đọc trước bài về thời hạn hiệu lực giấy tờ trong hồ sơ định cư: giấy về sớm quá có thể hết hiệu lực trước khi giấy cuối cùng về.
Khi không thể xin được giấy
Có những trường hợp thực sự không có giấy: nước đó không cấp cho người đã rời đi, cơ quan không phản hồi dù đã nộp đơn đầy đủ, hoặc tình hình nước đó khiến việc xin bất khả thi. Các cơ quan di trú lớn đều có cơ chế cho tình huống này, nhưng gánh nặng chứng minh nằm ở bạn.
Thông thường bạn sẽ cần: bằng chứng đã nỗ lực xin (đơn đã nộp, biên nhận, thư từ trao đổi, phản hồi từ chối nếu có), một bản tự khai có tuyên thệ về lý lịch của mình trong thời gian ở nước đó, và giấy tờ phụ trợ như xác nhận của chủ lao động, trường học. Mỹ ghi rõ trên trang reciprocity những nước mà giấy "không có sẵn"; nếu nước bạn sống nằm trong danh sách đó thì không phải xin.
Điều không nên làm là bỏ trống, hoặc tự ý thay giấy lý lịch bằng một loại giấy khác (như giấy xác nhận của công ty môi giới lao động) mà không giải thích. Cán bộ xét sẽ coi đó là thiếu hồ sơ. Nộp kèm thư giải trình ngắn, nêu rõ đã làm gì, khi nào, kết quả ra sao, là cách tử tế nhất với người đọc hồ sơ.
Những tình huống riêng của người từng đi lao động
Từng bỏ trốn khỏi hợp đồng, ở lại quá hạn. Đây là thông tin mẫu đơn định cư hỏi trực tiếp (từng vi phạm luật di trú, từng bị trục xuất). Giấy lý lịch của nước kia có thể không ghi chuyện cư trú bất hợp pháp vì đó thường là vi phạm hành chính, nhưng hồ sơ của cơ quan di trú nước kia có, và nhiều nước định cư trao đổi dữ liệu với nhau. Khai thật và hỏi luật sư di trú được cấp phép trước khi nộp.
Từng bị trục xuất về nước. Lệnh trục xuất là yếu tố riêng, độc lập với lý lịch tội phạm. Chuẩn bị quyết định trục xuất nếu còn giữ, và tìm hiểu nước định cư có coi đó là căn cứ từ chối không.
Đổi hộ chiếu sau khi về. Hộ chiếu cũ dùng ở nước ngoài và hộ chiếu mới có số khác nhau. Khi xin giấy, khai cả số hộ chiếu cũ; khi nộp hồ sơ định cư, nộp bản sao hộ chiếu cũ nếu còn, để hai mốc khớp nhau.
Tên phiên âm khác nhau. Tên tiếng Việt viết không dấu, thứ tự họ tên đảo ngược, hoặc phiên âm theo tiếng Nhật, tiếng Hàn. Ghi đủ các biến thể trong đơn xin và trong mẫu khai định cư để cán bộ thấy đó là một người.
Lịch sử cư trú trong mẫu đơn phải khớp với giấy lý lịch
Giấy lý lịch nước ngoài không đứng một mình. Cán bộ xét đặt nó cạnh phần lịch sử cư trú, lịch sử việc làm, lịch sử du lịch bạn khai trong mẫu đơn, rồi tìm chỗ lệch. Một người khai "2016–2019 làm việc tại Hàn Quốc" mà không nộp giấy lý lịch Hàn sẽ bị hỏi ngay; ngược lại, nộp giấy lý lịch Đài Loan mà mẫu đơn không có dòng nào về Đài Loan cũng gây thắc mắc.
Cách tránh là lập một bảng thời gian duy nhất cho cả đời trưởng thành của bạn: từng khoảng thời gian, ở đâu, làm gì, với ai, kèm giấy tờ chứng minh. Mọi mẫu đơn và mọi thư giải trình đều lấy dữ liệu từ bảng này. Khoảng trống (ví dụ ba tháng chờ việc sau khi về nước) phải được ghi rõ là "ở nhà tại Việt Nam, không đi làm", không để trống.
Ngày tháng nên lấy từ dấu xuất nhập cảnh và hợp đồng, không lấy theo trí nhớ. Lệch vài ngày giữa ngày ghi trên thẻ cư trú và ngày bạn nhớ là chuyện thường, nhưng lệch vài tháng, hoặc khai một năm trong khi giấy lý lịch thể hiện ba năm cư trú, là loại chênh lệch cán bộ sẽ yêu cầu giải thích. Hồ sơ của vợ hoặc chồng đi kèm cũng phải khớp với hồ sơ của bạn ở những khoảng thời gian hai người sống cùng nhau ở nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Đi du lịch Nhật ba tuần có phải xin giấy lý lịch Nhật không?
Thường là không. Ngưỡng của các nước định cư tính theo thời gian sống, thường từ sáu tháng liên tục hoặc mười hai tháng trở lên. Chuyến du lịch hay công tác ngắn không chạm ngưỡng. Nếu cộng nhiều chuyến lại gần mức đó, đọc cách tính cụ thể của nước bạn nộp, vì có nước tính tổng thời gian.
Giấy lý lịch nước ngoài có cần dịch không?
Nếu giấy được cấp bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước bạn nộp thì thường không cần. Giấy của Nhật, Hàn, Đài Loan có khi cấp song ngữ, có khi chỉ bằng ngôn ngữ bản địa; khi đó bạn phải nộp kèm bản dịch theo chuẩn của cơ quan nhận, giống như với giấy tiếng Việt.
Có thể nhờ người thân đang ở Hàn Quốc xin hộ không?
Một số nước cho phép nộp qua người được uỷ quyền, một số chỉ nhận đương sự vì cần vân tay hoặc chữ ký trực tiếp. Không có quy tắc chung; đọc hướng dẫn của cơ quan cảnh sát và đại sứ quán nước đó. Nếu được uỷ quyền, giấy uỷ quyền thường phải được chứng thực theo yêu cầu riêng của họ.
Giấy lý lịch nước ngoài có giá trị bao lâu?
Thường không ghi hạn trên giấy; hạn do cơ quan nhận quyết định. Một số cơ quan chấp nhận giấy của nước bạn đã rời từ lâu ngay cả khi cấp đã lâu, vì nội dung không thể thay đổi sau khi bạn rời đi. Kiểm quy định cụ thể của nơi nộp trước khi xin lại.
Người từng ở Nhật theo diện thực tập sinh nhưng làm thêm ngoài hợp đồng có bị ghi vào lý lịch không?
Giấy lý lịch tội phạm thường chỉ ghi bản án hình sự. Vi phạm điều kiện visa thường xử lý hành chính và nằm ở hồ sơ di trú, không nằm trên giấy lý lịch. Tuy vậy mẫu đơn định cư có câu hỏi riêng về vi phạm luật di trú, và bạn phải trả lời đúng câu hỏi đó.
Giấy về chậm hơn hạn nộp trong thư yêu cầu thì làm gì?
Trước khi quá hạn, gửi cho cơ quan di trú bằng chứng đã nộp đơn xin và thời gian xử lý dự kiến, kèm đề nghị gia hạn. Phần lớn cơ quan chấp nhận khi thấy bạn đã làm sớm và đúng thủ tục. Im lặng đến khi quá hạn thì hồ sơ có thể bị xét với tình trạng thiếu giấy.