Khi hồ sơ định cư Canada không thành, việc đầu tiên là xác định bạn đang ở tình huống nào: hồ sơ bị trả lại vì chưa đầy đủ, đang nhận thư công bằng thủ tục trước khi có quyết định, hay đã bị từ chối chính thức. Ba tình huống có cách xử lý và thời hạn khác hẳn nhau, và nhầm lẫn giữa chúng là lý do nhiều người mất cơ hội sửa sai.
Với quyết định từ chối, có bốn hướng thường gặp: nộp lại hồ sơ mới đã khắc phục lý do, xin viên chức xem xét lại, kháng cáo lên Phân ban Kháng cáo Di trú (IAD) với một số diện gia đình, hoặc xin Toà án Liên bang xem xét lại quyết định. Lựa chọn đúng phụ thuộc lý do từ chối, diện hồ sơ và thời hạn còn lại tính từ ngày nhận quyết định.
Ba tình huống khác nhau: trả lại, thư công bằng thủ tục, từ chối
Đọc kỹ tiêu đề và nội dung thư IRCC gửi để biết mình ở ô nào.
| Tình huống | Ý nghĩa | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Hồ sơ bị trả lại vì chưa đầy đủ | Hồ sơ chưa được xét nội dung; thiếu mẫu đơn, chữ ký, phí hoặc giấy tờ bắt buộc | Bổ sung đủ và nộp lại; với Express Entry, nếu thư mời đã hết hạn thì phải chờ thư mời mới |
| Thư công bằng thủ tục (procedural fairness letter) | Viên chức có lo ngại có thể dẫn tới từ chối và cho bạn cơ hội trả lời trước khi quyết định | Trả lời trong thời hạn ghi trong thư, đúng vào từng lo ngại, kèm chứng cứ |
| Từ chối chính thức | Quyết định đã được đưa ra, kèm lý do tóm tắt | Xin ghi chú hồ sơ, đánh giá lý do, chọn nộp lại, xem xét lại, kháng cáo hoặc Toà án Liên bang trong thời hạn |
| Kết luận khai sai | Từ chối kèm hậu quả cấm nộp hồ sơ vào Canada 5 năm | Tìm tư vấn pháp lý có giấy phép ngay; thời hạn xin Toà án xem xét rất ngắn |
Thư công bằng thủ tục là cơ hội quan trọng nhất trong cả quá trình, vì lúc đó quyết định chưa được đưa ra. Rất nhiều người trả lời sơ sài, chỉ khẳng định lại thông tin cũ, và bỏ lỡ cơ hội thay đổi kết quả.
Lý do từ chối thường gặp trong hồ sơ của người Việt
Kinh nghiệm làm việc không khớp mã NOC. Thư xác nhận chỉ ghi chức danh, mô tả nhiệm vụ không khớp mô tả nghề, hoặc khớp nguyên văn đến mức đáng ngờ. Viên chức kết luận bạn không chứng minh được kinh nghiệm đủ điều kiện.
Mâu thuẫn giữa các hồ sơ. Mốc thời gian làm việc, địa chỉ, tình trạng hôn nhân khác nhau giữa hồ sơ Express Entry, hồ sơ thị thực trước đây và hồ sơ hiện tại. IRCC lưu toàn bộ lịch sử hồ sơ của bạn và đối chiếu.
Quan hệ bị nghi không thật hoặc lập để nhập cư. Trong diện vợ chồng, câu trả lời phỏng vấn không khớp, thiếu bằng chứng liên lạc, quen ngắn qua mai mối mà không giải thích được.
Tiền chứng minh tài chính không đáp ứng. Tiền không sẵn có, mới chuyển vào ngay trước khi nộp mà không giải thích nguồn gốc, hoặc là khoản vay.
Thuộc diện bị cấm nhập cảnh. Tiền án kể cả vi phạm giao thông nghiêm trọng như lái xe khi say ở một số nước, vấn đề sức khoẻ gây chi phí vượt ngưỡng, hoặc lịch sử vi phạm điều kiện lưu trú trước đây.
Khai thiếu thông tin. Không khai lần bị từ chối thị thực trước, không khai một cuộc hôn nhân hay một người con, không khai thời gian sống ở nước khác. Đây là nhóm dễ biến thành kết luận khai sai.
Trả lời thư công bằng thủ tục: cách viết có tác dụng
Thư công bằng thủ tục thường nêu cụ thể lo ngại của viên chức, chẳng hạn "chưa thuyết phục rằng bạn đã thực hiện phần lớn nhiệm vụ chính của mã NOC" hoặc "có dấu hiệu bạn không khai một lần bị từ chối thị thực". Câu trả lời tốt đi thẳng vào từng lo ngại theo đúng thứ tự trong thư, mỗi lo ngại một mục, mỗi mục có giải thích ngắn và chứng cứ đánh số đi kèm.
Chứng cứ có giá trị là chứng cứ độc lập và có từ trước: hợp đồng, bảng lương, giấy xác nhận bảo hiểm xã hội, email công việc cho thấy nhiệm vụ, thư của đồng nghiệp hoặc quản lý trực tiếp. Lời khẳng định của chính bạn có giá trị thấp nếu không có tài liệu đi kèm. Nếu thông tin trước đây sai thật, hãy thừa nhận và giải thích bối cảnh trung thực; cố giữ một thông tin sai thường dẫn tới kết luận khai sai, hậu quả nặng hơn nhiều so với một lỗi được giải thích.
Thời hạn trả lời ghi rõ trong thư, thường chỉ vài tuần. Nếu cần thêm thời gian để lấy giấy tờ từ Việt Nam, hãy xin gia hạn trước khi hết hạn và nêu lý do cụ thể; không có gì bảo đảm được chấp nhận, nhưng im lặng chắc chắn bất lợi. Với lo ngại về khai sai hoặc sức khoẻ, đây là lúc nên có tư vấn của luật sư hoặc tư vấn viên di trú được cấp phép.
Xin ghi chú hồ sơ GCMS để biết lý do thật
Thư từ chối thường chỉ nêu lý do tóm tắt. Lập luận chi tiết của viên chức nằm trong ghi chú của Hệ thống quản lý hồ sơ toàn cầu (GCMS). Bạn có thể xin bản ghi chú này qua yêu cầu theo Luật Tiếp cận thông tin hoặc Luật Quyền riêng tư của Canada. Người yêu cầu phải là công dân, thường trú nhân hoặc người đang có mặt ở Canada; người ở Việt Nam thường uỷ quyền cho một người tại Canada nộp thay, kèm mẫu đồng ý của đương đơn.
Ghi chú GCMS cho bạn biết viên chức đã xem những giấy tờ nào, đánh giá từng điều kiện ra sao, và điểm nào là then chốt khiến hồ sơ bị từ chối. Nhiều trường hợp lý do thật khác với điều người nộp đoán: chẳng hạn hồ sơ bị từ chối vì một thư xác nhận thiếu số giờ, chứ không phải vì điểm tài chính như người nộp tưởng.
Thời gian chờ ghi chú có thể mất vài tuần đến vài tháng tuỳ lượng yêu cầu. Nếu bạn định xin Toà án Liên bang xem xét, đừng đợi ghi chú rồi mới hành động, vì thời hạn nộp đơn xin phép Toà án ngắn hơn thời gian chờ ghi chú. Trong thủ tục Toà án, hồ sơ quyết định thường được cung cấp như một phần của quy trình.
Bốn hướng đi sau khi bị từ chối
Nộp lại hồ sơ mới. Phù hợp khi lý do từ chối khắc phục được: thiếu chứng cứ, thư xác nhận chưa chuẩn, tiền chưa đủ thời gian. Hồ sơ mới phải sửa đúng lý do cũ và thống nhất với thông tin đã khai trước; IRCC sẽ thấy hồ sơ cũ. Không có quy định cấm nộp lại, trừ khi bạn bị kết luận khai sai.
Xin xem xét lại. Bạn có thể gửi yêu cầu viên chức xem xét lại quyết định khi có sai sót rõ ràng, như bỏ sót giấy tờ đã nộp. Viên chức không có nghĩa vụ phải xem xét lại; đây là đường có tính chất tuỳ nghi, nên không thay thế được các đường có thời hạn pháp lý.
Kháng cáo lên IAD. Với hồ sơ bảo lãnh gia đình nộp ngoài Canada bị từ chối, người bảo lãnh thường có quyền kháng cáo lên Phân ban Kháng cáo Di trú trong 30 ngày kể từ khi nhận quyết định. IAD tổ chức phiên điều trần, có thể xét cả yếu tố nhân đạo trong nhiều trường hợp. Hồ sơ kinh tế không có đường kháng cáo IAD.
Xin Toà án Liên bang xem xét lại. Bạn nộp đơn xin phép Toà án xem xét quyết định; thời hạn là 15 ngày nếu quyết định đưa ra tại Canada và 60 ngày nếu đưa ra ngoài Canada, tính từ khi được thông báo. Toà không tự cấp thường trú mà xét quyết định có hợp lý và công bằng không; nếu thắng, hồ sơ thường được gửi cho viên chức khác xét lại.
Những điều không nên làm sau khi bị từ chối
Sai lầm sau quyết định từ chối thường gây hại nhiều hơn chính quyết định đó.
- Nộp lại ngay hồ sơ y hệt với hy vọng gặp viên chức dễ hơn; kết quả thường giống, và lịch sử từ chối lặp lại làm hồ sơ sau khó hơn.
- Sửa thông tin cho "đẹp" hơn trong hồ sơ mới: đổi mốc thời gian làm việc, bỏ bớt lần từ chối cũ. IRCC đối chiếu lịch sử và kết quả có thể là kết luận khai sai, cấm 5 năm.
- Tin lời hứa "có người quen trong IRCC", "đẩy hồ sơ nhanh", "đảo ngược quyết định trong một tuần". Không có kênh như vậy.
- Bỏ qua thời hạn Toà án Liên bang vì đang chờ ghi chú hồ sơ hoặc chờ người tư vấn trả lời.
- Không khai lần từ chối này trong các đơn sau, kể cả đơn thị thực du lịch Canada hay đơn của nước khác hỏi về lịch sử từ chối.
- Ở lại Canada quá hạn sau khi tư cách tạm trú hết hiệu lực vì nghĩ hồ sơ sẽ được xét lại; việc này tạo thêm vấn đề mới.
Nếu lý do từ chối liên quan khai sai, tiền án, an ninh hay sức khoẻ, hãy tìm luật sư thuộc hội luật sư tỉnh bang hoặc tư vấn viên di trú được cấp phép, kiểm tên họ trên trang chính thức của cơ quan quản lý. Đây là những trường hợp mà một bước sai có hậu quả kéo dài nhiều năm.
Từ chối ở giai đoạn sau thư mời Express Entry
Một nhóm từ chối riêng xảy ra sau khi đã có thư mời. Điểm CRS trong hồ sơ được tính theo những gì bạn khai; khi nộp hồ sơ thường trú, viên chức kiểm từng yếu tố mang lại điểm. Nếu một yếu tố không được chứng minh, chẳng hạn bằng cấp không có thẩm định còn hạn, kết quả ngôn ngữ đã hết hạn tại ngày nộp, kinh nghiệm không đủ thời gian như khai, điểm của bạn bị tính lại. Nếu điểm sau khi tính lại thấp hơn điểm cắt của đợt đã mời bạn, hồ sơ bị từ chối.
Bẫy hay gặp: thẩm định bằng cấp có hiệu lực 5 năm và kết quả ngôn ngữ có hiệu lực 2 năm, cả hai phải còn hạn tại ngày nộp hồ sơ thường trú, không chỉ tại ngày tạo hồ sơ Express Entry. Một bẫy khác là khai tình trạng hôn nhân "độc thân" để được thang điểm cao hơn trong khi đã sống chung như vợ chồng hơn 12 tháng; đây không phải lỗi kỹ thuật mà là khai sai.
Trước khi chấp nhận thư mời, hãy rà từng dòng điểm trong hồ sơ và tự hỏi: mình có giấy tờ chứng minh điều này không, giấy đó có còn hạn khi nộp không. Nếu phát hiện điểm khai sai, có thể từ chối thư mời và cập nhật hồ sơ, thay vì nộp một hồ sơ gần như chắc chắn bị từ chối và để lại dấu vết.
Câu hỏi thường gặp
Bị từ chối thường trú có ảnh hưởng tới xin thị thực du lịch Canada sau này không?
Có thể ảnh hưởng gián tiếp: viên chức thị thực thấy ý định nhập cư của bạn và sẽ xem kỹ hơn việc bạn có rời Canada khi hết hạn không. Bạn phải khai lần từ chối trong đơn mới. Nếu từ chối do khai sai thì trong 5 năm không được cấp thị thực.
Bị kết luận khai sai có kháng cáo được không?
Tuỳ diện. Với hồ sơ bảo lãnh gia đình nộp ngoài Canada, người bảo lãnh có thể kháng cáo IAD trong nhiều trường hợp. Với các hồ sơ khác, đường chính là xin Toà án Liên bang xem xét trong thời hạn 15 hoặc 60 ngày. Cần tư vấn pháp lý ngay khi nhận quyết định.
Có lấy lại được phí khi hồ sơ bị từ chối không?
Phí xử lý thường không được hoàn lại khi hồ sơ đã được xét và bị từ chối. Phí thường trú, khoản nộp riêng cho quyền thường trú, thường được hoàn nếu hồ sơ không thành. Quy định hoàn phí chi tiết được công bố trên canada.ca.
Hồ sơ Express Entry bị từ chối thì có phải chờ bao lâu mới tạo hồ sơ mới?
Nếu không bị kết luận khai sai, bạn có thể tạo hồ sơ Express Entry mới khi vẫn đủ điều kiện, không có thời gian chờ bắt buộc. Hồ sơ mới cần khắc phục lý do cũ và khai nhất quán với những gì đã nộp trước đó.
Bị từ chối vì sức khoẻ thì có cách nào không?
Khi viên chức lo ngại về chi phí y tế quá mức, bạn thường nhận thư công bằng thủ tục và có thể nộp kế hoạch giảm thiểu, giải trình chi phí thực tế. Ngưỡng và cách tính được IRCC công bố. Vợ chồng và con phụ thuộc được bảo lãnh không chịu điều kiện này.
Có nên tự làm hồ sơ lần hai hay thuê người đại diện?
Nếu lý do từ chối là thiếu giấy tờ đơn giản, nhiều người tự sửa được. Nếu lý do liên quan khai sai, tiền án, sức khoẻ hoặc cần ra Toà án Liên bang, nên có người đại diện được cấp phép. Kiểm tên người đại diện trên trang chính thức trước khi ký hợp đồng.