Mỗi cơ quan di trú có chuẩn riêng cho bản dịch, và "bản dịch công chứng" kiểu Việt Nam không tự động đáp ứng chuẩn nào trong số đó. Mỹ cần lời xác nhận của người dịch rằng bản dịch đầy đủ, chính xác và người dịch đủ năng lực; Canada cần người dịch được chứng nhận hoặc bản tuyên thệ của người dịch; Úc và nhiều nước châu Âu có quy định riêng về người dịch được công nhận.
Điểm chung của mọi nước: dịch trọn văn bản, kể cả con dấu, ghi chú bên lề, mặt sau; người dịch không phải là chính bạn hay người nhà (với nhiều nước); và bản dịch luôn nộp kèm bản sao giấy gốc. Phần dưới so sánh chuẩn của từng nước, rồi đi vào những lỗi dịch hay khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
"Công chứng bản dịch" ở Việt Nam thực chất xác nhận điều gì
Ở Việt Nam có hai cách hợp thức hoá bản dịch hay gặp. Một là chứng thực chữ ký người dịch: cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên bản dịch đúng là của người dịch đã đăng ký, không xác nhận nội dung dịch đúng hay sai. Hai là công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng: công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch là cộng tác viên của tổ chức đó, và về nguyên tắc chịu trách nhiệm về việc người dịch đủ điều kiện. Cả hai đều phục vụ trước hết cho việc dùng giấy tờ trong hệ thống Việt Nam.
Cơ quan di trú nước ngoài không quan tâm nhiều đến con dấu Việt Nam trên bản dịch. Họ hỏi: ai dịch, người đó cam kết điều gì bằng ngôn ngữ họ đọc được, và có đủ thông tin để liên hệ kiểm tra không. Một bản dịch có hai con dấu đỏ nhưng không có câu cam kết của người dịch bằng tiếng Anh vẫn có thể bị coi là thiếu với USCIS.
Vì vậy cách tiếp cận đúng là đọc chuẩn của nơi nhận trước, rồi mới chọn hình thức dịch. Nhiều trường hợp, một bản dịch kèm lời xác nhận đúng mẫu của người dịch có năng lực là đủ, không cần công chứng thêm; một số trường hợp khác (châu Âu, thủ tục toà án) lại đòi người dịch tuyên thệ ở chính nước đó, và bản dịch làm ở Việt Nam không dùng được.
Chuẩn bản dịch theo từng nước nhận
Bảng dưới tóm tắt yêu cầu phổ biến theo hướng dẫn công khai tại thời điểm viết. Đây là nguyên tắc chung; từng diện, từng giai đoạn có thể có quy định riêng, nên đọc lại trên trang chính thức trước khi đặt dịch.
| Nước nhận | Ai được dịch | Kèm theo bản dịch | Nguồn kiểm |
|---|---|---|---|
| Mỹ (USCIS, NVC) | Người thông thạo cả hai ngôn ngữ; luật không bắt buộc phải có chứng chỉ | Lời xác nhận của người dịch: bản dịch đầy đủ, chính xác, người dịch đủ năng lực; họ tên, chữ ký, ngày | uscis.gov, travel.state.gov |
| Canada (IRCC) | Người dịch được chứng nhận bởi hội nghề cấp tỉnh; nếu không, phải có bản tuyên thệ (affidavit) của người dịch | Bản sao có chứng thực của giấy gốc; affidavit lập trước người có thẩm quyền nhận tuyên thệ nếu người dịch chưa được chứng nhận | canada.ca |
| Úc (Home Affairs) | Ở trong Úc: người dịch được NAATI công nhận; ở ngoài Úc: người dịch có đủ thông tin nhận diện và trình độ | Họ tên, địa chỉ, số liên hệ, trình độ của người dịch ghi trên bản dịch | immi.homeaffairs.gov.au |
| New Zealand (INZ) | Người dịch hoặc công ty dịch có uy tín, không phải đương sự hay người nhà | Thông tin người dịch, xác nhận bản dịch chính xác | immigration.govt.nz |
| Nhiều nước châu Âu | Thường là người dịch tuyên thệ hoặc được toà án công nhận ở chính nước đó | Dấu, số đăng ký của người dịch; có nơi đòi chứng nhận Apostille trên giấy gốc trước khi dịch | Cổng di trú, đại sứ quán nước đó |
Một nguyên tắc riêng của Canada đáng nhớ: bản dịch không được do chính đương sự, cha mẹ, vợ chồng, anh chị em, con cái, hay người đại diện hồ sơ thực hiện, kể cả khi họ thông thạo tiếng Anh. Mỹ không cấm thẳng như vậy, nhưng một bản dịch do người bảo lãnh tự làm sẽ dễ bị nghi ngờ khi có chỗ chưa khớp.
Dịch trọn văn bản nghĩa là dịch những gì
Con dấu và chữ ký. Bản dịch phải có dòng mô tả con dấu, ví dụ "[Con dấu tròn: Uỷ ban nhân dân phường …]" và "[Đã ký]" kèm họ tên, chức danh người ký. Bỏ qua con dấu là lỗi phổ biến nhất.
Ghi chú bên lề và mặt sau. Giấy khai sinh cũ hay có ghi chú cải chính, bổ sung ở lề hoặc mặt sau. Những dòng này thường chính là thông tin quan trọng nhất, vì nó giải thích vì sao tên, ngày sinh khác với giấy khác. Không được bỏ.
Ô trống và gạch chéo. Một ô "Họ tên cha" để trống hoặc gạch chéo có ý nghĩa pháp lý. Bản dịch phải thể hiện đúng là "để trống" hoặc "[gạch chéo]", không được tự điền hay bỏ hàng.
Tên riêng và địa danh. Họ tên giữ nguyên chữ Việt, có dấu nếu bộ gõ cho phép, và khớp tuyệt đối với hộ chiếu. Địa danh hành chính cũ (huyện, tỉnh đã sáp nhập) dịch theo tên ghi trên giấy, không tự "cập nhật" theo tên mới; nếu cần, thêm chú thích của người dịch trong ngoặc vuông.
Ngày tháng. Việt Nam ghi ngày trước tháng; tiếng Anh Mỹ ghi tháng trước ngày. Viết tháng bằng chữ (ví dụ 05 March 1988) để không ai hiểu nhầm.
Quy trình đặt dịch an toàn cho một bộ hồ sơ
Bộ hồ sơ định cư thường có hai mươi đến năm mươi trang giấy tờ tiếng Việt. Làm theo trình tự này giúp bạn không phải dịch lại:
- Chốt danh sách giấy tờ cần dịch theo danh mục của cơ quan nhận. Không dịch tràn lan; dịch thừa tốn tiền mà còn tạo thêm chỗ có thể lệch.
- Lập bảng tên chuẩn: họ tên mọi thành viên, tên cha mẹ, địa danh nơi sinh, theo đúng hộ chiếu. Gửi bảng này cho người dịch để mọi giấy dùng một cách viết.
- Gửi bản quét rõ của cả hai mặt, kể cả mặt sau tưởng như trống.
- Yêu cầu người dịch thêm đúng mẫu xác nhận của nước nhận: câu cam kết bằng tiếng Anh cho Mỹ, thông tin người dịch cho Úc, affidavit cho Canada nếu người dịch chưa được chứng nhận.
- Tự soát bản dịch với bảng tên chuẩn và với giấy gốc: số hiệu giấy, ngày cấp, nơi cấp, tên cha mẹ.
- Lưu trữ theo cặp: mỗi bản dịch ghim với bản sao giấy gốc tương ứng, đặt tên tệp quét theo cùng quy tắc để khi nộp trực tuyến không bị lẫn.
Nếu hồ sơ phải nộp ở nhiều nước (ví dụ một người vừa nộp thường trú Canada vừa xin visa thăm thân Mỹ), làm một bản dịch đáp ứng chuẩn khắt khe nhất, rồi bổ sung lời xác nhận phù hợp cho từng nơi. Đừng đặt hai bản dịch khác nhau cho cùng một giấy: hai cách dịch một tên sẽ thành hai dữ kiện khác nhau trong mắt cán bộ.
Lỗi dịch hay gặp làm hồ sơ bị hỏi lại
Những lỗi sau thường không làm hồ sơ bị từ chối ngay, nhưng dẫn tới yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian thêm nhiều tuần:
- Họ tên trên bản dịch đảo thứ tự, mất tên đệm, hoặc không khớp hộ chiếu, đặc biệt khi người dịch tự "Tây hoá" thứ tự họ tên.
- Dịch "Uỷ ban nhân dân" thành tên khác nhau giữa các giấy; tốt nhất dùng một cách dịch thống nhất, ví dụ People's Committee.
- Dịch tóm tắt giấy kết hôn hay bản án ly hôn thay vì dịch toàn văn; bản án ly hôn phải dịch đủ phần quyết định và phần nuôi con, cấp dưỡng.
- Thiếu dòng xác nhận của người dịch, hoặc lời xác nhận viết bằng tiếng Việt.
- Bỏ qua chú thích cải chính trên giấy khai sinh cũ, khiến cán bộ không hiểu vì sao ngày sinh trên hộ chiếu khác.
- Bản dịch đẹp nhưng bản sao giấy gốc kèm theo bị mờ, mất góc, không đọc được con dấu.
Cách kiểm nhanh: đưa bản dịch cho một người không biết tiếng Việt đọc, rồi hỏi họ ba câu: người này tên gì, sinh ngày nào, ai ký giấy. Nếu họ trả lời đúng mà không cần nhìn bản gốc, bản dịch đã làm xong việc chính.
Tự dịch có được không và khi nào nên thuê
Với hồ sơ Mỹ, về nguyên tắc người thông thạo cả hai ngôn ngữ có thể tự dịch và ký xác nhận, không cần chứng chỉ. Tuy vậy, bản dịch do chính đương sự hoặc người bảo lãnh làm dễ bị nghi ngờ khách quan, nhất là với giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc nguồn tiền. Nhiều gia đình nhờ một người quen thông thạo, không liên quan đến hồ sơ, dịch và ký xác nhận; đó là cách hợp lệ nếu người đó thực sự đủ năng lực.
Với Canada, tự dịch hoặc nhờ người nhà dịch không được chấp nhận. Với Úc, châu Âu, thủ tục toà án, công nhận bằng cấp, gần như luôn phải thuê người dịch đáp ứng điều kiện của nơi nhận. Ở các trường hợp này, tiết kiệm bằng cách tự dịch thường dẫn tới dịch lại.
Khi thuê, hỏi người dịch ba điều: họ đã từng làm bản dịch cho cơ quan di trú nước bạn nộp chưa; họ có ghi lời xác nhận theo mẫu nước đó không; và họ có sẵn sàng giải trình nếu cơ quan liên hệ không. Ba câu trả lời đó nói nhiều hơn mọi lời quảng cáo về tốc độ hay giá.
Dịch giấy tờ tài chính, tài sản và hợp đồng
Giấy tờ tài chính là nhóm dễ dịch sai nhất, vì nó có số tiền, đơn vị, thuật ngữ pháp lý Việt Nam không có từ tương đương. Sổ đỏ, hợp đồng chuyển nhượng, tờ khai thuế, sao kê ngân hàng, báo cáo tài chính doanh nghiệp xuất hiện nhiều trong hồ sơ đầu tư và hồ sơ chứng minh nguồn tiền. Một chữ "giấy chứng nhận quyền sử dụng đất" dịch thành "land ownership certificate" đã làm sai bản chất pháp lý: người Việt có quyền sử dụng đất, không sở hữu đất. Cán bộ xét hồ sơ đầu tư có kinh nghiệm sẽ nhận ra, và câu hỏi tiếp theo thường là bạn có hiểu tài sản của mình không.
Với số tiền, giữ nguyên đơn vị đồng Việt Nam như trên giấy gốc, không tự quy đổi sang đô la trong bản dịch. Nếu muốn giúp người đọc, đặt quy đổi trong thư giải trình riêng, ghi rõ tỷ giá dùng và ngày áp tỷ giá. Dấu phân cách hàng nghìn cũng cần thống nhất: tiếng Việt dùng dấu chấm, tiếng Anh dùng dấu phẩy, và một con số một tỷ đồng dịch nhầm dấu có thể thành con số khác hẳn.
Sao kê ngân hàng dài hàng chục trang thường không cần dịch từng giao dịch; nhiều cơ quan chấp nhận dịch phần đầu trang, tiêu đề cột và chú thích các giao dịch liên quan. Nhưng đó là điều phải kiểm theo hướng dẫn của nơi nhận, không tự quyết. Hồ sơ EB-5 hay hồ sơ doanh nhân thường đòi dịch đầy đủ những giấy chứng minh dòng tiền chính.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch cần dịch ra tiếng Anh hay tiếng Pháp khi nộp Canada?
Canada chấp nhận tiếng Anh hoặc tiếng Pháp cho hồ sơ liên bang. Chọn ngôn ngữ bạn dùng trong mẫu đơn để thống nhất. Hồ sơ Quebec có quy định riêng của tỉnh; kiểm trang của Bộ Di trú Quebec khi nộp diện tay nghề hay doanh nhân Quebec.
Giấy tờ đã có sẵn tiếng Anh song ngữ có cần dịch không?
Nếu phần tiếng Anh là một phần chính thức của giấy, do cơ quan cấp in sẵn, thường không cần dịch lại. Nhưng nếu phần ghi chú, con dấu, chữ viết tay chỉ có tiếng Việt, những phần đó vẫn phải dịch. Kiểm từng trang thay vì giả định cả giấy đã song ngữ.
Bản dịch có hết hạn không?
Bản dịch không có thời hạn riêng; nó gắn với giấy gốc. Khi giấy gốc được cấp lại, ví dụ phiếu lý lịch tư pháp mới, bản dịch cũng phải làm mới. Với giấy không đổi như giấy khai sinh, một bản dịch đạt chuẩn dùng được nhiều lần cho cùng một nơi nhận.
Có cần dịch cả hộ chiếu Việt Nam không?
Thường không, vì trang thông tin hộ chiếu đã có tiếng Anh. Các trang có dấu, thị thực, ghi chú bằng tiếng Việt thì tuỳ yêu cầu của nơi nhận. Mỹ, Canada, Úc thường chỉ cần bản sao trang thông tin cá nhân và các trang có dấu nhập xuất cảnh.
Người dịch ở nước ngoài có dịch cho hồ sơ nộp ở Việt Nam được không?
Chiều ngược lại theo quy định Việt Nam: giấy tờ nước ngoài dùng ở Việt Nam thường phải dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch tại Việt Nam, hoặc tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Kiểm quy định của cơ quan Việt Nam nhận giấy.
Bản dịch sai một chữ phát hiện sau khi nộp thì xử lý sao?
Nếu lỗi làm thay đổi nghĩa, như sai ngày sinh, sai tên, gửi bản dịch đã sửa kèm thư giải thích ngắn qua kênh cơ quan cho phép cập nhật hồ sơ. Lỗi chính tả không ảnh hưởng nội dung thường có thể ghi chú ở lần nộp kế tiếp. Đừng chờ đến buổi phỏng vấn mới nói.