Gia đình ở Cà Mau, Quảng Ngãi hay Điện Biên khi làm định cư sẽ sớm nhận ra một điều: gần như mọi chặng phải có mặt trực tiếp đều nằm ở Hà Nội hoặc TP.HCM. Khám sức khoẻ ở cơ sở được chỉ định, lấy dấu vân tay và chụp ảnh ở trung tâm tiếp nhận thị thực, phỏng vấn ở cơ quan đại diện. Với hồ sơ định cư Mỹ, phỏng vấn visa định cư cho người ở Việt Nam diễn ra tại Lãnh sự quán Mỹ ở TP.HCM, nên người ở miền Bắc cũng phải vào Nam.
Một người đi thì đơn giản. Cả nhà năm người, có đứa bé hai tuổi và bà ngoại tám mươi, phải đi hai chặng cách nhau vài tuần, thì việc xếp lịch thành một dự án nhỏ. Nhiều hồ sơ chuẩn bị giấy tờ rất kỹ nhưng hỏng ở chuyện đi lại: đến trễ vì xe khách kẹt, bé sốt đêm trước ngày khám, ông bà mệt không trả lời nổi câu hỏi đơn giản, quên bản gốc ở nhà. Bài này đi qua cách xếp lịch, chuẩn bị cho trẻ nhỏ và người lớn tuổi, những thứ nên và không nên mang, và cách giảm số chuyến đi.
Có những chặng nào phải có mặt, và chặng nào ghép được
Tuỳ nước và diện, một hồ sơ định cư có thể có tới ba loại hẹn phải có mặt. Khám sức khoẻ di trú ở cơ sở do cơ quan di trú chỉ định. Với hồ sơ định cư Mỹ, khám phải xong trước buổi phỏng vấn và kết quả được gửi cho lãnh sự quán. Sinh trắc học, tức lấy vân tay và chụp ảnh, thường ở trung tâm tiếp nhận thị thực cho hồ sơ Canada, Úc, Anh và nhiều nước châu Âu. Phỏng vấn ở cơ quan đại diện, bắt buộc với hồ sơ định cư Mỹ, còn ở Canada, Úc thì chỉ một số hồ sơ bị gọi.
Câu hỏi quan trọng nhất khi xếp lịch là: chặng nào ghép được vào cùng một chuyến. Nếu cơ sở khám và nơi phỏng vấn cùng thành phố, có thể khám trước vài ngày rồi ở lại chờ phỏng vấn, thay vì đi hai chuyến. Nhưng kết quả khám có thể cần vài ngày mới gửi đi, có khi còn phải làm thêm xét nghiệm, nên khám sát ngày phỏng vấn có nguy cơ kết quả chưa tới kịp. Đọc kỹ thư hẹn và hướng dẫn của cơ sở khám để biết khoảng cách tối thiểu cần có.
Với sinh trắc học, nhiều trung tâm có điểm ở cả Hà Nội và TP.HCM, nên người ở miền Bắc có thể làm ngay ở Hà Nội. Một số nước miễn sinh trắc học cho trẻ nhỏ hoặc người cao tuổi theo độ tuổi; ví dụ Canada miễn cho một số nhóm tuổi trong hồ sơ thường trú. Kiểm đúng quy định hiện hành của nước bạn nộp trước khi đưa cả nhà đi.
Mẫu lịch trình cho một chuyến khám và phỏng vấn
Bảng dưới là ví dụ giả định cho một gia đình ở tỉnh xa đi một chuyến ghép khám sức khoẻ và phỏng vấn, không phải lịch chuẩn. Khoảng cách giữa ngày khám và ngày phỏng vấn phải theo hướng dẫn của cơ sở khám và thư hẹn của bạn.
| Mốc | Việc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trước 3–4 tuần | Đặt hẹn khám, đặt vé, đặt chỗ ở gần cơ sở khám và nơi phỏng vấn | Chọn chỗ ở đi bộ hoặc đi xe ngắn tới được |
| Trước 1 tuần | Gom bản gốc và bản sao theo từng người, kiểm hộ chiếu, ảnh, giấy tiêm chủng | Mỗi người một bìa, tên ghi ở góc |
| Ngày 1 | Đến thành phố, nghỉ ngơi, đi thử đường tới cơ sở khám | Không đi xe đêm rồi khám ngay sáng hôm sau |
| Ngày 2 | Khám sức khoẻ cả nhà | Trẻ nhỏ và người già khám sáng sớm khi còn khoẻ |
| Ngày 3–vài ngày sau | Chờ kết quả, bổ sung xét nghiệm nếu được yêu cầu | Có thể về rồi quay lại nếu khoảng cách dài |
| Ngày phỏng vấn | Phỏng vấn | Đến sớm, mang đủ bản gốc, không mang đồ bị cấm |
| Sau phỏng vấn | Chờ nhận hộ chiếu qua kênh đã đăng ký | Đăng ký địa chỉ nhận ở tỉnh nếu được |
Nếu khoảng cách giữa khám và phỏng vấn dài hơn một tuần, nhiều gia đình chọn về rồi đi lại, vì chi phí ở lại thành phố cho năm người có thể cao hơn một vé khứ hồi. Tính cả hai phương án trước khi đặt vé.
Đưa trẻ nhỏ đi: chuẩn bị thực tế
Giấy tờ riêng cho trẻ. Hộ chiếu, giấy khai sinh bản gốc, sổ tiêm chủng hoặc giấy xác nhận tiêm chủng. Với hồ sơ định cư Mỹ, bác sĩ khám sẽ xem lịch sử tiêm chủng theo danh mục yêu cầu; thiếu mũi nào có thể phải tiêm bổ sung ngay hoặc hẹn lại. Mang sổ tiêm để tránh tiêm lại mũi đã có.
Trẻ có phải có mặt ở phỏng vấn không. Với hồ sơ định cư Mỹ, người được cấp visa thường phải có mặt, kể cả trẻ em, trừ khi thư hẹn ghi khác. Đọc thư hẹn chứ đừng đoán, vì đưa trẻ đi không cần thì vất vả, còn không đưa trẻ đi khi cần thì hồ sơ của trẻ bị hoãn.
Giờ giấc và sức khoẻ. Trẻ ốm sốt ngay trước ngày khám là chuyện hay gặp sau chuyến đi dài. Nên đến thành phố sớm một ngày, giữ giờ ngủ, chuẩn bị đồ ăn quen. Nếu trẻ ốm nặng, liên hệ cơ sở khám hoặc nơi phỏng vấn hỏi cách dời hẹn, đừng cố đưa đi.
Chờ đợi lâu. Khám sức khoẻ và phỏng vấn đều có thể chờ vài giờ. Chuẩn bị đồ chơi nhỏ không phát tiếng, nước, bánh khô, tã. Một số nơi giới hạn đồ mang vào, nên kiểm trước loại nào được phép.
Con riêng hoặc trẻ chỉ đi với một bên cha mẹ. Mang theo giấy đồng ý hoặc giấy tờ quyền nuôi con đã dùng trong hồ sơ. Cán bộ có thể hỏi lại ở buổi phỏng vấn.
Đưa ông bà, cha mẹ lớn tuổi đi: sức khoẻ trước, giấy tờ sau
Người lớn tuổi thường mệt nhất trong chuyến đi kiểu này, và cũng là người bị khám kỹ nhất. Đi xa, ngủ lạ, chờ lâu có thể làm huyết áp tăng, đường huyết lệch đúng hôm khám. Nên đến sớm hơn để nghỉ, mang đủ thuốc đang dùng kèm đơn thuốc, và mang hồ sơ bệnh án liên quan nếu người đó có bệnh mãn tính, vì bác sĩ khám di trú có thể hỏi về điều trị. Bệnh mãn tính được kiểm soát tốt và có hồ sơ điều trị đầy đủ thường dễ trình bày hơn bệnh không có giấy tờ gì.
Về đi lại, nhiều cơ sở và cơ quan đại diện có lối đi cho người dùng xe lăn hoặc người cần hỗ trợ, nhưng người đi kèm không có hẹn thường không được vào khu phỏng vấn. Nếu ông bà cần người giúp, liên hệ trước qua kênh chính thức để hỏi về hỗ trợ người cao tuổi hoặc người khuyết tật, và mang theo giấy tờ chứng minh nhu cầu. Đừng tự đến cổng rồi mới xin.
Ở phỏng vấn, người lớn tuổi hay lúng túng với câu hỏi về ngày tháng, tên người thân, địa chỉ cũ. Đây là chỗ cần ôn trước bằng cách nói chuyện tự nhiên ở nhà về những thông tin trong hồ sơ, không phải học thuộc câu trả lời. Nếu ông bà nghe kém, đọc chậm, hoặc chỉ nói tiếng địa phương, nói với cán bộ ngay từ đầu. Người phỏng vấn thường có phiên dịch và quen với các tình huống này.
Mang gì, không mang gì
Cơ quan đại diện và trung tâm tiếp nhận thị thực thường có quy định an ninh nghiêm ngặt. Quy định cụ thể nằm trong thư hẹn hoặc trang chính thức của từng nơi, nên đọc lại trước ngày đi.
- Nên mang: thư hẹn in sẵn, hộ chiếu của từng người, bản gốc và bản sao giấy tờ theo danh sách trong thư hẹn, mỗi người một bìa riêng; ảnh theo chuẩn nếu được yêu cầu; biên nhận đóng phí; giấy kết quả khám nếu được giao trực tiếp.
- Không nên mang: túi lớn, vali, đồ điện tử nếu nơi đó cấm, đồ ăn uống không được phép, vật sắc nhọn. Nhiều nơi không có chỗ gửi đồ bên trong; người đi cùng có thể giữ hộ ở ngoài.
- Bản gốc quan trọng: không bỏ chung một túi với đồ dùng hằng ngày. Bìa giấy tờ đi trong túi xách tay của người cẩn thận nhất nhà, không để trong hành lý gửi.
- Bản sao dự phòng: bản chụp toàn bộ giấy tờ lưu trong điện thoại, để ở chỗ ở, phòng khi mất túi vẫn biết mình đã nộp gì.
- Tiền mặt nhỏ và thẻ: cho đi lại, ăn uống, có khi phí chuyển phát hộ chiếu. Kiểm trước các khoản phí nào phải trả tại chỗ.
Có nhiều dịch vụ quanh cơ quan đại diện như giữ đồ, chụp ảnh, photocopy. Dùng chúng là lựa chọn của bạn, nhưng không ai trong số đó giúp bạn phỏng vấn tốt hơn; cảnh giác với người tự giới thiệu có thể "đưa vào nhanh" hay "quen người bên trong".
Ví dụ giả định: gia đình năm người từ miền Trung
Ví dụ giả định để minh hoạ cách tính, không phải lịch cho một hồ sơ cụ thể. Gia đình anh Phúc ở một tỉnh miền Trung gồm vợ chồng, hai con bảy tuổi và hai tuổi, cùng mẹ vợ bảy mươi tám tuổi đi kèm theo diện bảo lãnh. Thư hẹn phỏng vấn ở TP.HCM, cả nhà phải khám sức khoẻ trước.
Phương án một: đi hai chuyến, một chuyến khám, một chuyến phỏng vấn. Mỗi chuyến năm vé máy bay khứ hồi, hai đêm khách sạn. Phương án hai: một chuyến dài, khám xong ở lại chờ phỏng vấn tám ngày. Năm vé khứ hồi, chín đêm thuê căn hộ có bếp. Anh Phúc so hai phương án và thấy chi phí gần bằng nhau, nhưng phương án hai giảm số lần đưa bé hai tuổi và mẹ vợ đi máy bay, và có thời gian dự phòng nếu phải làm thêm xét nghiệm.
Anh chọn phương án hai, thuê căn hộ gần cơ sở khám, đến trước một ngày. Bé út tiêm bổ sung một mũi tại cơ sở khám vì sổ tiêm thiếu. Mẹ vợ mang theo đơn thuốc huyết áp và kết quả khám gần nhất ở tỉnh. Hôm phỏng vấn, cả nhà đến sớm, giấy tờ trong năm bìa riêng. Điều duy nhất phát sinh là phải chờ lâu hơn dự kiến; đồ chơi và bánh khô mang theo phát huy tác dụng.
Sai lầm hay gặp
Những lỗi dưới đây không liên quan tới nội dung hồ sơ, nhưng có thể làm lỡ hẹn hoặc làm buổi phỏng vấn kém hơn mức đáng có.
- Đi xe đêm, sáng ra khám hoặc phỏng vấn ngay. Thiếu ngủ làm huyết áp, nhịp tim và cả khả năng trả lời đều kém đi.
- Khám quá sát ngày phỏng vấn. Kết quả chưa kịp gửi, hoặc phải làm thêm xét nghiệm, dẫn tới hoãn phỏng vấn.
- Gom giấy tờ cả nhà vào một bìa. Đến quầy mới lục tìm, mất thời gian và dễ sót bản gốc của một người.
- Không đọc phần quy định trong thư hẹn. Mang đồ bị cấm, phải quay ra gửi, trễ giờ.
- Để người lớn tuổi tự trả lời mà không ôn trước. Không phải để học thuộc, mà để ông bà nhớ lại các mốc trong hồ sơ của chính mình.
- Không đăng ký đúng địa chỉ nhận hộ chiếu. Hộ chiếu có visa gửi về địa chỉ cũ hoặc điểm nhận xa, mất thêm một chuyến đi.
Câu hỏi thường gặp
Người ở miền Bắc có được phỏng vấn visa định cư Mỹ ở Hà Nội không?
Theo cách sắp xếp hiện tại, visa định cư Mỹ cho người ở Việt Nam được xử lý tại Lãnh sự quán Mỹ ở TP.HCM, nên người ở miền Bắc thường phải vào TP.HCM. Sắp xếp này có thể thay đổi; luôn làm theo địa điểm ghi trong thư hẹn của bạn.
Khám sức khoẻ định cư nên làm trước phỏng vấn bao lâu?
Không có con số chung cho mọi nước. Kết quả cần thời gian để gửi đi và có thể phải làm thêm xét nghiệm, nên đừng khám quá sát ngày phỏng vấn. Đọc hướng dẫn của cơ sở khám được chỉ định và thư hẹn để biết khoảng cách phù hợp.
Trẻ em có phải lấy sinh trắc học không?
Tuỳ nước. Một số nước miễn sinh trắc học cho trẻ dưới một độ tuổi nhất định hoặc cho người cao tuổi, ví dụ Canada có miễn trừ theo độ tuổi trong hồ sơ thường trú. Kiểm quy định hiện hành của nước bạn nộp trước khi đưa trẻ đi.
Người đi kèm không có hẹn có được vào cùng ông bà không?
Thường không, trừ khi được chấp thuận trước vì lý do hỗ trợ người cao tuổi hoặc khuyết tật. Liên hệ qua kênh chính thức trước ngày hẹn, mang giấy tờ chứng minh nhu cầu, thay vì đến cổng rồi mới xin.
Bé bị ốm đúng ngày khám thì làm gì?
Nếu ốm nhẹ, có thể vẫn khám được nhưng nên báo bác sĩ. Nếu ốm nặng, liên hệ cơ sở khám để dời hẹn. Với hẹn phỏng vấn, làm theo hướng dẫn dời lịch của cơ quan đại diện. Dời đúng cách tốt hơn cố đưa trẻ đi rồi phải làm lại.
Có nên thuê người đưa đón, dẫn đi làm thủ tục không?
Thuê xe đưa đón là chuyện đi lại bình thường. Nhưng không ai bên ngoài có thể giúp bạn qua khám sức khoẻ hay phỏng vấn nhanh hơn. Người hứa có quan hệ bên trong để làm nhanh là dấu hiệu của lừa đảo; mọi việc chính thức chỉ làm qua kênh ghi trong thư hẹn.