Chuyến khảo sát là chuyến bạn sang tỉnh định nộp diện doanh nhân để tìm hiểu thị trường, gặp tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp, xem mặt bằng và cảm nhận cuộc sống trước khi nộp hồ sơ. Với một số tỉnh và một số luồng, chuyến đi này là điều kiện bắt buộc; với số khác, nó được cộng điểm hoặc được khuyến khích. Ngay cả khi không bắt buộc, chuyến đi gần như luôn làm kế hoạch kinh doanh cụ thể và thuyết phục hơn.
Một chuyến khảo sát có ích không phải là chuyến du lịch có chụp ảnh trước toà thị chính. Nó cần có lịch làm việc, những cuộc gặp có mục đích, ghi chép và bằng chứng cho thấy bạn đã thực sự tìm hiểu. Yêu cầu cụ thể như thời lượng tối thiểu, mẫu báo cáo chuyến đi, cuộc gặp bắt buộc khác nhau giữa các tỉnh và thay đổi theo giai đoạn; hãy đọc hướng dẫn chương trình trước khi đặt vé.
Vì sao tỉnh coi trọng chuyến khảo sát
Tỉnh đề cử bạn với hy vọng bạn sẽ ở lại, kinh doanh thành công và hoà nhập. Kinh nghiệm của nhiều chương trình cho thấy người chưa từng đến tỉnh dễ bỏ đi sớm hơn, khi gặp mùa đông đầu tiên, khi thấy thị trường nhỏ hơn hình dung, hay khi gia đình không thích nghi được. Chuyến khảo sát là cách để cả hai bên giảm rủi ro đó.
Về hồ sơ, chuyến khảo sát cho bạn những dữ liệu mà không nguồn trực tuyến nào thay được: giá thuê mặt bằng thật ở khu bạn nhắm, mật độ đối thủ, thói quen khách hàng, ý kiến của các tổ chức kinh tế địa phương. Kế hoạch kinh doanh dựa trên những dữ liệu đó có chiều sâu hơn kế hoạch dựng từ số liệu chung của cả nước Canada.
Về cá nhân, chuyến đi cho bạn và gia đình cơ hội trả lời câu hỏi quan trọng nhất: chúng ta có thật sự muốn sống ở đây nhiều năm không? Không ít người sau chuyến khảo sát đã đổi tỉnh, đổi thành phố, hay đổi ngành, và đó là kết quả tốt chứ không phải thất bại.
Visa và giấy tờ cho chuyến đi
Loại visa. Người mang hộ chiếu Việt Nam thường cần visa tạm trú để nhập cảnh Canada với mục đích khảo sát kinh doanh. Khi nộp, nên khai rõ mục đích là tìm hiểu cơ hội kinh doanh và chuẩn bị hồ sơ đề cử, kèm lịch làm việc dự kiến. Site có bài riêng về visa công tác Canada để bạn tham khảo cách chuẩn bị.
Chứng minh tài chính và ràng buộc. Cán bộ xét visa vẫn xem xét khả năng tài chính và ý định quay về sau chuyến đi. Doanh nghiệp đang điều hành ở Việt Nam, tài sản, gia đình là những ràng buộc nên trình bày.
Thư hẹn gặp. Thư xác nhận lịch gặp với tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp, phòng thương mại, ngân hàng hay người bán doanh nghiệp giúp mục đích chuyến đi rõ ràng hơn, vừa có ích cho visa vừa là bằng chứng cho hồ sơ đề cử.
Thời điểm xin visa. Thời gian xử lý visa thay đổi, nên xin sớm. Kiểm thời gian xử lý hiện hành trên canada.ca và tính dư trước ngày bay.
Không làm việc trong chuyến đi. Visa tạm trú không cho phép làm việc. Gặp gỡ, khảo sát, đàm phán là được; trực tiếp làm việc tại một doanh nghiệp, như đứng quầy hay nhận lương, là vi phạm.
Lịch làm việc mẫu cho một chuyến khảo sát khoảng một tuần
Ví dụ giả định cho người nhắm mở cơ sở chế biến thực phẩm ở một thành phố vừa. Bạn nên điều chỉnh theo ngành và tỉnh của mình.
| Ngày | Việc chính | Kết quả cần mang về |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Đến nơi, đi quanh các khu thương mại và khu công nghiệp nhẹ | Danh sách khu vực tiềm năng, ảnh mặt bằng, ghi chú giao thông |
| Ngày 2 | Gặp tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp hoặc cơ quan phát triển kinh tế thành phố | Thông tin quy hoạch, ưu đãi, thủ tục giấy phép, danh bạ người liên hệ |
| Ngày 3 | Xem ba đến năm mặt bằng với môi giới thương mại | Giá thuê, điều khoản, chi phí cải tạo dự kiến |
| Ngày 4 | Gặp nhà cung cấp tiềm năng, đi chợ đầu mối, quan sát đối thủ | Giá nguyên liệu, khả năng cung ứng, giá bán lẻ của đối thủ |
| Ngày 5 | Gặp ngân hàng, kế toán, luật sư địa phương | Thủ tục mở tài khoản, cấu trúc doanh nghiệp, chi phí dịch vụ |
| Ngày 6 | Xem khu dân cư, trường học, bệnh viện, siêu thị châu Á | Ước lượng chi phí sống, lựa chọn nơi ở cho gia đình |
| Ngày 7 | Tổng hợp ghi chép, gặp lại người cần hỏi thêm | Bản ghi chuyến đi hoàn chỉnh |
Lịch này dày, nhưng mỗi ngày đều cho ra dữ liệu dùng được trong kế hoạch kinh doanh. Nếu tỉnh yêu cầu gặp một cơ quan cụ thể trong chuyến đi, hãy đặt lịch trước khi xin visa.
Ghi chép và giữ bằng chứng
Nhiều tỉnh yêu cầu hoặc khuyến khích nộp kèm báo cáo chuyến khảo sát. Ngay cả khi không bắt buộc, bạn nên tự viết một bản tóm tắt cho mình: đã đến đâu, gặp ai, họ nói gì, bạn rút ra điều gì và thay đổi kế hoạch thế nào. Bản tóm tắt này về sau giúp bạn trả lời trôi chảy trong phỏng vấn.
Bằng chứng nên giữ gồm: thẻ lên máy bay và tem nhập cảnh, hoá đơn khách sạn, danh thiếp và email xác nhận các cuộc gặp, ghi chú viết tay hoặc ghi âm cuộc gặp nếu đối phương đồng ý, báo giá thuê mặt bằng, ảnh có thời gian của các địa điểm. Mỗi tài liệu nên ghi ngày và người liên quan.
Điều quan trọng là bằng chứng phải gắn với kế hoạch. Một tấm ảnh trước một mặt bằng chỉ có giá trị khi kế hoạch của bạn nói rõ vì sao mặt bằng đó phù hợp hoặc không. Cán bộ xét hồ sơ không cần thấy bạn đã đi nhiều nơi, họ cần thấy chuyến đi đã thay đổi hiểu biết của bạn ra sao.
Những sai lầm làm chuyến khảo sát mất giá trị
Các trường hợp dưới đây khá phổ biến và khiến chuyến đi tốn tiền mà hồ sơ không mạnh lên.
- Đi theo đoàn tham quan chung, chỉ ghé các điểm du lịch và một buổi hội thảo, không có cuộc gặp riêng nào liên quan đến ngành của bạn.
- Đi vào thời điểm đẹp nhất trong năm rồi lấy đó làm hình ảnh chung, trong khi phần lớn thời gian sống ở đó là mùa đông.
- Để bên trung gian sắp xếp và nói thay trong mọi cuộc gặp, nên bạn không thực sự hiểu được thông tin.
- Không ghi chép, đến khi viết kế hoạch thì không nhớ ai nói gì.
- Khảo sát một thành phố nhưng kế hoạch đặt ở thành phố khác, khiến chuyến đi không còn liên quan.
- Ký hợp đồng thuê hoặc mua quá sớm trong chuyến đi, trước khi hồ sơ được chấp thuận.
Sai lầm cuối nguy hiểm nhất về tài chính. Thư ý định hoặc thoả thuận có điều kiện thì có ích; hợp đồng ràng buộc đầy đủ khi chưa có kết quả đề cử thì có thể để lại cho bạn một khoản nợ ở nước bạn chưa có quyền sang làm việc.
Đi một mình hay cả gia đình
Chuyến khảo sát chủ yếu phục vụ người nộp chính, nhưng đưa vợ hoặc chồng đi cùng thường đáng giá. Người phối ngẫu sẽ sống ở đó, có thể cùng điều hành doanh nghiệp, và có những câu hỏi riêng về việc làm, trường học, cộng đồng. Quyết định định cư có cả hai người cùng nhìn thấy thực tế bền hơn quyết định chỉ một người xem rồi kể lại.
Đưa con cái đi cùng thì tuỳ tuổi. Con lớn có thể tham quan trường, hỏi về chương trình học, thể thao, hoạt động ngoại khoá; con nhỏ thì thường chỉ làm chuyến đi khó tập trung vào công việc hơn. Nếu đi cả gia đình, hãy tách rõ phần lịch làm việc của người nộp chính và phần tìm hiểu đời sống của gia đình.
Nếu có điều kiện, một số người đi hai lần: một lần ngắn vào mùa lạnh để biết thời tiết thật, một lần dài hơn để làm việc với các bên. Chi phí cao hơn, nhưng so với số vốn sẽ đặt vào doanh nghiệp, đó là khoản chi nhỏ để tránh một quyết định sai.
Biến dữ liệu chuyến đi thành kế hoạch kinh doanh
Giá trị thật của chuyến khảo sát nằm ở chỗ nó làm thay đổi kế hoạch kinh doanh của bạn. Sau khi về, hãy rà lại từng phần của kế hoạch và hỏi: phần này đã dựa trên dữ liệu tận mắt thấy chưa? Ví dụ, chi phí thuê mặt bằng trước đây bạn ước theo số liệu chung, giờ có thể thay bằng báo giá thật của ba mặt bằng đã xem. Phần phân tích đối thủ có thể có tên, vị trí, giờ mở cửa, mức giá của từng đối thủ bạn đã quan sát.
Những điều bạn học được có thể khiến kế hoạch đổi hướng. Ví dụ giả định: bạn định mở tiệm bánh mì kiểu Việt ở trung tâm thành phố, nhưng sau khi khảo sát thấy khu trung tâm đã có ba tiệm tương tự, trong khi khu công nghiệp nhẹ ngoại ô có hàng nghìn công nhân mà chỉ có vài xe bán đồ ăn. Chuyển địa điểm và mô hình sang phục vụ bữa trưa cho công nhân là thay đổi xuất phát từ dữ liệu thật, và kế hoạch nên kể lại lập luận đó.
Hãy ghi rõ nguồn của từng dữ liệu trong kế hoạch: báo giá của môi giới nào, gặp tổ chức hỗ trợ nào ngày nào, quan sát đối thủ vào khung giờ nào. Cán bộ xét hồ sơ dễ tin những con số có nguồn cụ thể hơn những ước tính chung. Đồng thời, khi phỏng vấn, bạn sẽ nói về những điều mình đã tận mắt thấy, và điều đó khó giả được.
Cuối cùng, dùng dữ liệu chuyến đi để tính lại tài chính gia đình: tiền thuê nhà, xe, bảo hiểm, chi tiêu hằng tháng. Nếu con số thực tế cao hơn bạn tính trước khi đi, hãy tăng quỹ dự phòng thay vì hy vọng doanh nghiệp sớm có lãi.
Câu hỏi thường gặp
Tỉnh nào bắt buộc chuyến khảo sát?
Yêu cầu khác nhau theo tỉnh, luồng và thời kỳ. Có tỉnh bắt buộc với một số luồng, có tỉnh cộng điểm, có tỉnh chỉ khuyến khích. Hướng dẫn chương trình hiện hành là căn cứ duy nhất; đừng dựa vào kinh nghiệm của người nộp ở giai đoạn trước.
Chuyến khảo sát phải kéo dài tối thiểu bao lâu?
Một số tỉnh đặt thời lượng tối thiểu cho chuyến đi bắt buộc. Nếu không có yêu cầu, khoảng một tuần thường đủ cho một thành phố. Đi ngắn hơn khó gặp đủ người và xem đủ mặt bằng.
Có thể khảo sát trực tuyến thay vì đi thật không?
Gặp gỡ trực tuyến giúp chuẩn bị nhưng không thay được chuyến đi nếu tỉnh bắt buộc có mặt. Ngay cả khi không bắt buộc, cảm nhận thực tế về thị trường và đời sống rất khó có được qua màn hình.
Bị từ chối visa thì chuyến khảo sát có ảnh hưởng hồ sơ đề cử không?
Từ chối visa không tự động làm hỏng hồ sơ đề cử, nhưng nếu chuyến đi bắt buộc thì bạn chưa đáp ứng được điều kiện. Đọc lý do từ chối, bổ sung chứng cứ và nộp lại, hoặc hỏi chương trình về cách xử lý.
Có nên dùng chuyến khảo sát để gặp người bán doanh nghiệp không?
Nên, nếu bạn có ý định mua lại doanh nghiệp. Hãy xem sổ sách sơ bộ, quan sát hoạt động thực tế, và chỉ ký thư ý định có điều kiện. Thẩm định đầy đủ nên làm với kế toán và luật sư địa phương.
Chi phí chuyến khảo sát có được tính vào vốn đầu tư không?
Thường không. Vốn đầu tư được tính là khoản đưa vào tài sản và hoạt động của doanh nghiệp ở Canada sau khi bạn được chấp thuận. Chi phí đi lại, khách sạn trước khi nộp hồ sơ là chi phí chuẩn bị của cá nhân.