Trong thoả thuận thực hiện kinh doanh mà bạn ký với tỉnh, cam kết tạo việc làm thường là dòng khó đạt nhất sau cam kết vốn. Lý do không nằm ở chỗ không tìm được người, mà ở chỗ nhiều doanh nhân hiểu sai thế nào là một việc làm được tính: thuê người nhà, trả lương tiền mặt, thuê theo giờ vài buổi mỗi tuần, hay tuyển đúng trước ngày nộp báo cáo rồi cho nghỉ.
Bài này đi vào phần thực hành: ai được tính, điều kiện về số giờ và thời gian giữ việc, cách mở tài khoản trả lương, các khoản khấu trừ bắt buộc, và bộ chứng từ bạn cần có khi tỉnh kiểm. Mức lương tối thiểu, số việc làm phải tạo và thời gian phải duy trì khác nhau theo tỉnh và theo luồng — luôn đọc đúng điều khoản trong thoả thuận của chính bạn.
Thế nào là một việc làm được tính
Phần lớn các tỉnh đặt ba điều kiện chung cho một việc làm đạt cam kết. Thứ nhất, người được thuê phải là công dân hoặc thường trú nhân Canada; nhiều tỉnh không tính người đang có giấy phép lao động tạm thời. Thứ hai, việc làm phải là toàn thời gian, thường được định nghĩa theo một số giờ tối thiểu mỗi tuần do tỉnh quy định, hoặc tương đương khi cộng nhiều vị trí bán thời gian nếu tỉnh cho phép. Thứ ba, người đó không phải người thân của bạn hay của các chủ sở hữu khác, theo định nghĩa người thân mà tỉnh dùng.
Ngoài ra, việc làm phải tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định trước ngày báo cáo cuối kỳ, không phải chỉ có mặt trên giấy vào đúng tuần nộp. Việc làm của chính bạn với tư cách chủ sở hữu thường không được tính. Vị trí phải có thật trong vận hành doanh nghiệp, được trả ít nhất mức lương tối thiểu của tỉnh, và ở một số luồng phải gần với mức lương phổ biến cho nghề đó.
Nếu bạn mua lại doanh nghiệp có sẵn, nhiều tỉnh tách hai loại: việc làm được giữ lại từ chủ cũ và việc làm mới tạo. Có tỉnh chỉ tính việc làm mới, có tỉnh tính cả hai nhưng với điều kiện khác nhau. Đọc kỹ định nghĩa trong thoả thuận trước khi lập kế hoạch nhân sự.
Những trường hợp hay bị nhầm
Bảng dưới gom các tình huống thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ của người Việt. Cột kết luận là nguyên tắc chung; quy định cụ thể của tỉnh bạn mới là căn cứ cuối cùng.
| Tình huống | Thường được tính? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thuê con đã trưởng thành, là công dân Canada | Thường không | Phần lớn tỉnh loại người thân, kể cả khi họ đủ điều kiện cư trú |
| Thuê du học sinh đang có giấy phép học tập | Thường không | Không phải công dân hay thường trú nhân |
| Hai nhân viên bán thời gian, mỗi người nửa số giờ | Tuỳ tỉnh | Một số tỉnh cho cộng giờ thành tương đương toàn thời gian |
| Thợ làm theo hợp đồng dịch vụ, tự xuất hoá đơn | Thường không | Không phải nhân viên trong bảng lương |
| Nhân viên giữ lại từ chủ cũ | Tuỳ tỉnh | Có tỉnh tính, có tỉnh chỉ tính việc làm mới |
| Nhân viên thuê hai tháng trước ngày báo cáo | Thường không đủ | Phần lớn tỉnh đòi việc làm duy trì một khoảng thời gian liên tục |
Nếu bạn ở vào một tình huống không có trong bảng, hãy hỏi tỉnh bằng văn bản và giữ lại câu trả lời. Đừng dựa vào cách làm của người quen ở tỉnh khác.
Dựng hệ thống trả lương ngay từ đầu
Bằng chứng mạnh nhất cho việc làm là một hệ thống trả lương chuẩn, chạy liên tục. Trình tự thường gặp khi bạn mới lập doanh nghiệp ở Canada:
- Đăng ký số doanh nghiệp với Cơ quan Thuế Canada (CRA) và mở tài khoản khấu trừ lương (payroll account).
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng; mọi khoản lương trả qua chuyển khoản hoặc tiền gửi trực tiếp, không trả tiền mặt.
- Tính và khấu trừ các khoản bắt buộc từ lương: đóng góp lương hưu CPP (hoặc QPP ở Quebec), bảo hiểm việc làm EI và thuế thu nhập; nộp phần khấu trừ cùng phần chủ phải đóng cho CRA theo kỳ hạn.
- Đăng ký bảo hiểm tai nạn lao động với cơ quan của tỉnh nếu ngành của bạn thuộc diện bắt buộc.
- Lập hồ sơ nhân sự cho từng người: hợp đồng hoặc thư mời việc, bằng chứng tư cách công dân hoặc thường trú nhân, bảng chấm công.
- Cuối năm phát hành phiếu T4 cho nhân viên và nộp tờ khai tổng hợp; khi nhân viên nghỉ, phát hành hồ sơ thôi việc ROE.
Nhiều chủ doanh nghiệp mới dùng phần mềm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán làm bảng lương ngay từ tháng đầu. Chi phí này nhỏ so với rủi ro báo cáo cuối kỳ thiếu chứng từ.
Chi phí thật của một việc làm: đừng chỉ tính lương giờ
Khi lập kế hoạch kinh doanh, nhiều người nhân mức lương theo giờ với số giờ làm và coi đó là chi phí nhân sự. Con số thật cao hơn đáng kể. Ngoài lương, chủ doanh nghiệp ở Canada phải đóng phần của chủ cho lương hưu CPP và bảo hiểm việc làm EI, trả tiền nghỉ phép năm theo luật tỉnh, trả lương cho các ngày lễ theo luật định, và đóng bảo hiểm tai nạn lao động nếu ngành thuộc diện bắt buộc. Một số doanh nghiệp còn mua thêm bảo hiểm sức khoẻ nhóm để giữ người.
Tỷ lệ đóng góp và mức trần của CPP, EI được điều chỉnh hằng năm và công bố trên trang của CRA; mức lương tối thiểu cũng do từng tỉnh điều chỉnh, thường mỗi năm một lần. Vì vậy đừng dùng con số từ bài viết hay từ người quen của vài năm trước. Cách an toàn là nhờ kế toán dựng một bảng chi phí nhân sự theo đúng tỉnh và năm bạn dự định mở, rồi cộng thêm một khoảng dự phòng.
Ví dụ giả định: nếu kế hoạch của bạn cần hai việc làm toàn thời gian để đạt cam kết, hãy tính cả chi phí trong những tháng doanh thu chưa ổn định. Đây chính là giai đoạn nhiều chủ cắt giờ nhân viên để giảm chi, và cũng là lý do vị trí không còn đủ điều kiện toàn thời gian. Có quỹ dự phòng cho lương ít nhất vài tháng đầu giúp bạn giữ cam kết mà không phải chọn giữa dòng tiền và hồ sơ.
Tuyển người khi bạn là chủ mới, tiếng Anh chưa mạnh
Ở thành phố lớn, nhiều chủ người Việt tuyển qua mạng lưới cộng đồng và vô tình chỉ nhận được ứng viên là người thân của người quen, du học sinh hoặc người có giấy phép tạm thời — đều có thể không được tính. Ở thị trấn nhỏ, khó khăn ngược lại: ít người tìm việc, và bạn cạnh tranh với các chủ địa phương đã có tiếng.
Cách làm thực tế là dùng song song nhiều kênh: cổng việc làm của chính phủ, các trang tuyển dụng phổ biến, trung tâm dịch vụ việc làm của tỉnh hay thành phố, trường cao đẳng địa phương, và các tổ chức hỗ trợ người tìm việc. Nhiều cộng đồng nhỏ có tổ chức phát triển kinh tế sẵn sàng giới thiệu ứng viên cho doanh nghiệp mới. Giữ lại tin tuyển dụng và danh sách ứng viên đã phỏng vấn như một phần hồ sơ.
Khi tiếng Anh của bạn chưa đủ để quản lý trực tiếp, cân nhắc tuyển một vị trí quản lý ca hay quản lý cửa hàng làm cầu nối. Nhưng nhớ rằng tỉnh vẫn kỳ vọng bạn là người điều hành thực sự. Một doanh nghiệp mà mọi quyết định đều do người quản lý thuê đưa ra sẽ khó chứng minh vai trò chủ động của bạn trong báo cáo cuối kỳ.
Ví dụ giả định: cam kết hai việc làm ở một tiệm bánh
Ví dụ giả định để minh hoạ: chị Lan mở một tiệm bánh ở một thành phố vừa, thoả thuận với tỉnh ghi cam kết tạo hai việc làm toàn thời gian cho công dân hoặc thường trú nhân. Tháng thứ ba sau khai trương, chị thuê một thợ làm bánh là thường trú nhân, làm đủ giờ. Vị trí bán hàng thì chị để con gái là du học sinh làm cuối tuần, và một người quen là công dân làm bán thời gian.
Đến tháng thứ mười, khi rà soát cùng kế toán, chị nhận ra chỉ có một việc làm chắc chắn được tính. Con gái chị bị loại vì là người thân và chưa có tư cách thường trú. Người quen làm bán thời gian không đủ giờ. Chị còn đủ thời gian để tuyển thêm một nhân viên bán hàng toàn thời gian, chuyển con gái sang hỗ trợ ngoài giờ học và không ghi vào danh sách việc làm cam kết.
Điểm then chốt trong ví dụ là rà soát sớm. Nếu chị Lan chỉ kiểm vào tháng cuối, việc làm mới tuyển sẽ không đủ thời gian duy trì theo yêu cầu. Thói quen nên có là mỗi quý đối chiếu danh sách nhân viên với điều khoản việc làm trong thoả thuận, đánh dấu ai được tính, ai không, và còn bao lâu để bù.
Bộ chứng từ việc làm khi nộp báo cáo cuối kỳ
Khi bạn nộp báo cáo cuối kỳ để xin đề cử, tỉnh thường đối chiếu việc làm qua nhiều nguồn cùng lúc. Chuẩn bị sẵn một bộ hồ sơ cho từng nhân viên được tính vào cam kết, gồm:
- Thư mời việc hoặc hợp đồng lao động ghi chức danh, số giờ, mức lương và ngày bắt đầu.
- Bản sao giấy tờ chứng minh tư cách công dân hoặc thường trú nhân, lưu đúng quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.
- Bảng chấm công và phiếu lương theo từng kỳ trả lương.
- Sao kê tài khoản doanh nghiệp cho thấy các khoản lương được chuyển.
- Chứng từ nộp tiền khấu trừ lương cho CRA và phiếu T4 cuối năm.
- Nếu có nhân viên nghỉ: hồ sơ thôi việc ROE và hồ sơ người thay thế.
Một số tỉnh còn có thể liên hệ trực tiếp nhân viên hoặc đến thăm doanh nghiệp. Bộ chứng từ đầy đủ không chỉ giúp qua vòng kiểm mà còn là thứ bạn cần cho chính doanh nghiệp khi bị cơ quan thuế hay cơ quan lao động hỏi.
Sai lầm hay gặp với cam kết việc làm
Những lỗi dưới đây thường chỉ lộ ra khi tỉnh đối chiếu bảng lương với báo cáo cuối kỳ:
- Trả lương tiền mặt "cho nhanh", không qua bảng lương, nên không có bằng chứng việc làm.
- Ghi nhân viên toàn thời gian nhưng bảng chấm công cho thấy số giờ thấp hơn mức tỉnh quy định.
- Tuyển dồn ngay trước ngày báo cáo, không đủ thời gian duy trì liên tục.
- Đưa người thân vào danh sách việc làm cam kết với hy vọng tỉnh không kiểm quan hệ.
- Không lưu hồ sơ chứng minh tư cách cư trú của nhân viên, đến lúc cần thì nhân viên đã nghỉ.
- Hợp đồng thuê người qua một doanh nghiệp khác hoặc qua dịch vụ cung ứng lao động, nên người đó không nằm trong bảng lương của doanh nghiệp bạn.
Nếu biết trước mình khó đạt cam kết vì lý do thật như thị trường lao động khan hiếm, hãy liên hệ tỉnh sớm để trao đổi về khả năng điều chỉnh, thay vì đợi tới báo cáo cuối kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Vợ hoặc chồng làm trong doanh nghiệp có được tính là một việc làm không?
Thường không. Phần lớn tỉnh loại vợ chồng, con cái và nhiều quan hệ họ hàng khác khỏi danh sách việc làm cam kết. Người thân vẫn được làm việc và nhận lương bình thường, chỉ là vị trí đó không được dùng để đạt cam kết.
Thuê người có giấy phép lao động sau tốt nghiệp có được tính không?
Phần lớn tỉnh chỉ tính công dân và thường trú nhân, nên người đang có giấy phép lao động tạm thời thường không được tính dù họ làm đủ giờ. Nếu nhân viên đó có thường trú trong thời gian làm việc, hỏi tỉnh cách tính từ thời điểm nào.
Toàn thời gian là bao nhiêu giờ mỗi tuần?
Mỗi tỉnh tự định nghĩa trong hướng dẫn chương trình, thường quanh mức ba mươi giờ mỗi tuần trở lên. Đọc đúng định nghĩa trong thoả thuận của bạn và giữ bảng chấm công khớp với bảng lương.
Nhân viên nghỉ việc giữa chừng thì sao?
Bạn cần tuyển người thay thế và giữ hồ sơ cả hai người. Nhiều tỉnh xét tổng thời gian vị trí đó được lấp đầy, nhưng khoảng trống dài có thể làm vị trí không đạt. Báo cáo trung thực khoảng trống và lý do.
Có bắt buộc trả lương cao hơn mức tối thiểu không?
Tối thiểu phải đạt lương tối thiểu theo luật tỉnh. Một số luồng còn yêu cầu mức lương hợp lý so với mức phổ biến của nghề tại địa phương. Trả quá thấp có thể khiến cán bộ nghi vị trí không thật hoặc không bền.
Thợ làm theo hợp đồng có được tính không?
Thường không, vì họ không phải nhân viên trong bảng lương mà là người cung cấp dịch vụ. Nếu vị trí đó là công việc thường xuyên của doanh nghiệp, nên chuyển sang thuê làm nhân viên có khấu trừ lương đầy đủ.