Gia đình ở Việt Nam chuẩn bị sang Mỹ định cư cần lo giấy tờ theo năm công đoạn: (1) giấy tờ hộ tịch như khai sinh, kết hôn, ly hôn; (2) lý lịch tư pháp và giấy tờ pháp lý; (3) giấy tờ tài chính do người bảo trợ ở Mỹ chuẩn bị; (4) khám sức khoẻ, tiêm chủng và ảnh; (5) giấy tờ, tiền bạc và hành lý cho ngày bay.
Tên chính xác của từng loại giấy mà phía Mỹ chấp nhận cho người Việt nằm trong Vietnam Reciprocity Schedule (bảng đối chiếu giấy tờ theo quốc gia) trên travel.state.gov. Đây là tài liệu quan trọng nhất của cả bộ hồ sơ: nó nói giấy nào cần, cơ quan nào cấp, độ tuổi nào phải nộp, và giấy nào phía Việt Nam không cấp được. Bài này đi theo năm công đoạn, nêu những chỗ người Việt hay vướng, và cách sắp xếp để không phải chạy đi chạy lại.
Công đoạn 1: giấy tờ hộ tịch
Giấy khai sinh. Mỗi người xin visa cần giấy khai sinh có đủ thông tin cha mẹ. Nếu bản gốc đã mất, xin trích lục hoặc bản sao từ sổ gốc tại cơ quan hộ tịch nơi đã đăng ký. Bản cấp lại phải thống nhất với các giấy tờ khác về họ tên, ngày sinh, nơi sinh và tên cha mẹ. Với người bảo lãnh cha mẹ, chính giấy khai sinh của người bảo lãnh mới là bằng chứng quan hệ, nên giấy này cũng phải chuẩn.
Giấy đăng ký kết hôn. Cần cho người được bảo lãnh đã kết hôn và vợ hoặc chồng đi kèm. Với diện vợ chồng, đây là giấy cốt lõi.
Chấm dứt hôn nhân trước. Ai từng kết hôn phải có quyết định hoặc bản án ly hôn có hiệu lực, hoặc giấy chứng tử của vợ chồng cũ. Thiếu giấy này, cuộc hôn nhân hiện tại có thể bị coi là không hợp lệ theo luật Mỹ.
Giấy tờ con nuôi, đổi tên, cải chính. Nếu có, mang đủ quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Giấy không phải tiếng Anh cần kèm bản dịch tiếng Anh có xác nhận của người dịch về năng lực và độ chính xác, theo hướng dẫn của NVC. Từ 1/7/2025 nhiều địa danh hành chính đã đổi do sắp xếp tỉnh thành và bỏ cấp huyện; giấy tờ cũ ghi tên cũ vẫn có giá trị, nhưng khi khai DS-260 nên ghi nhất quán và có thể ghi chú tên mới để viên chức dễ đối chiếu.
Công đoạn 2: lý lịch tư pháp và giấy tờ pháp lý
Lý lịch tư pháp. Người xin visa ở độ tuổi theo quy định phải nộp phiếu lý lịch tư pháp đúng loại mà bảng đối chiếu của Bộ Ngoại giao Mỹ chỉ định cho Việt Nam (thường là phiếu số 2), cấp bởi Sở Tư pháp nơi cư trú hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia tuỳ trường hợp. Người từng sống ở nước khác một thời gian dài theo quy định cũng cần lý lịch của nước đó.
Hồ sơ toà án. Ai từng bị kết án, kể cả đã được xoá án tích, cần bản án và giấy tờ liên quan. Khai trung thực; giấu thông tin mà phía Mỹ tra ra được biến vấn đề có thể xử lý thành khai man.
Hồ sơ quân sự. Bảng đối chiếu cho biết có cần và có cấp được hay không với người Việt. Đọc mục này thay vì đoán.
Hộ chiếu. Mỗi người, kể cả trẻ em, cần hộ chiếu Việt Nam còn hạn đủ lâu theo yêu cầu. Kiểm tên trên hộ chiếu khớp giấy khai sinh, kể cả dấu và thứ tự họ tên.
Giấy tờ di trú cũ. Ai từng có visa Mỹ, từng bị từ chối, từng ở nước ngoài, nên giữ bản sao hộ chiếu cũ và giấy tờ liên quan để khai DS-260 chính xác về ngày tháng.
Công đoạn 3: tài chính do người bảo trợ ở Mỹ chuẩn bị
Phần này không phải việc của gia đình ở Việt Nam, nhưng gia đình nên biết để nhắc và để hiểu khi viên chức hỏi. Người bảo lãnh (và người đồng bảo trợ nếu có) thường cần:
- Mẫu I-864 đã ký, bản cho từng người bảo trợ.
- Bản khai thuế liên bang năm gần nhất (thường là bản sao hoặc bản trích từ IRS) kèm W-2 hoặc 1099.
- Bằng chứng việc làm và thu nhập hiện tại: thư xác nhận của chủ, phiếu lương gần đây.
- Bằng chứng quốc tịch Mỹ hoặc thường trú của người bảo trợ.
- Nếu dùng tài sản: giấy tờ sở hữu và định giá theo hướng dẫn.
- Nếu dùng thu nhập người cùng hộ: mẫu I-864A và giấy tờ của người đó.
Ngưỡng thu nhập theo chuẩn nghèo liên bang được USCIS cập nhật hằng năm trong mẫu I-864P. Gia đình ở Việt Nam không cần chứng minh tài chính của chính mình cho mục đích này, nhưng nếu có tài sản muốn mang sang, giữ giấy tờ nguồn gốc để dùng khi cần.
Sổ tiết kiệm hay giấy xác nhận làm ở Việt Nam chỉ để "cho đẹp hồ sơ" là không cần, và nếu là giấy làm giả thì còn gây hại.
Sắp xếp bộ hồ sơ: bản giấy và bản số
Một bộ hồ sơ định cư gia đình bốn năm người có thể có vài chục giấy, kèm bản dịch. Cách sắp xếp tốt giúp ba việc: tải lên CEAC không sót, mang đi phỏng vấn tìm được ngay, và sang Mỹ còn dùng tiếp. Nguyên tắc đơn giản là mỗi người một bìa, mỗi giấy một bản số.
Bản số: scan từng giấy thành tệp PDF riêng, rõ nét, đủ trang, đặt tên theo quy tắc thống nhất như họ tên không dấu, loại giấy, năm cấp. Bản gốc tiếng Việt và bản dịch để chung một tệp hoặc đặt tên cặp để không lệch. Lưu ít nhất hai nơi, ví dụ một ổ cứng và một dịch vụ lưu trữ có mật khẩu mạnh. Không gửi bộ scan qua những nhóm chat đông người.
Bản giấy: bìa nhựa trong suốt cho mỗi người, xếp theo thứ tự trong hướng dẫn chuẩn bị phỏng vấn. Đầu bìa là một tờ danh mục liệt kê giấy có trong bìa. Giấy chung của cả gia đình như đăng ký kết hôn của cha mẹ để ở bìa người được bảo lãnh chính.
Giữ một tờ ghi các số quan trọng: số biên nhận I-130, ngày ưu tiên, số hồ sơ NVC, mã xác nhận DS-260 của từng người. Tờ này dùng suốt hành trình, kể cả khi sang Mỹ làm giấy tờ.
Công đoạn 4: khám sức khoẻ, tiêm chủng và ảnh
Khám sức khoẻ cho visa định cư làm tại phòng khám của bác sĩ được Lãnh sự quán chỉ định (panel physician), không làm ở bệnh viện tuỳ chọn. Danh sách và cách đặt lịch có trong hướng dẫn kèm thư hẹn. Mang hộ chiếu, thư hẹn, ảnh nếu được yêu cầu, và toàn bộ sổ tiêm chủng.
Bác sĩ sẽ đối chiếu lịch sử tiêm với danh mục vắc xin theo yêu cầu của Trung tâm Kiểm soát Dịch bệnh Mỹ (CDC) cho từng độ tuổi. Mũi nào không có bằng chứng thì phải tiêm bổ sung. Với trẻ em, sổ tiêm chủng là giấy rất đáng tìm lại; với người lớn tuổi, nhiều mũi chưa từng tiêm nên chuẩn bị tinh thần tiêm thêm.
Người có bệnh mạn tính nên mang hồ sơ bệnh án và đơn thuốc đang dùng. Một số tình trạng sức khoẻ, như lao đang hoạt động, cần điều trị trước khi được cấp visa. Bệnh mạn tính đã kiểm soát thường không phải là lý do bị từ chối, nhưng phải khai trung thực.
Ảnh visa theo chuẩn 5x5 cm, phông trắng, không đeo kính, mỗi người một bộ. Chi tiết chuẩn ảnh được trình bày trong bài riêng về ảnh visa định cư Mỹ.
Giấy tờ riêng cho trẻ em đi kèm
Trẻ em là người xin visa độc lập trong hồ sơ, nhưng phần giấy tờ của trẻ hay bị làm qua loa. Những thứ cần cho mỗi bé:
- Giấy khai sinh có đủ tên cha mẹ, khớp với giấy tờ của cha mẹ trong hồ sơ.
- Hộ chiếu riêng, còn hạn đủ dài.
- DS-260 riêng, do cha mẹ điền thay nếu bé còn nhỏ.
- Ảnh đúng chuẩn riêng, chụp sát ngày phỏng vấn vì trẻ thay đổi nhanh.
- Sổ tiêm chủng và giấy xác nhận tiêm, quan trọng cho cả khám visa lẫn nhập học ở Mỹ.
- Học bạ, bảng điểm, giấy xác nhận đang học các năm gần nhất, để nhà trường ở Mỹ xếp lớp.
- Nếu cha hoặc mẹ không đi cùng, hoặc cha mẹ đã ly hôn: giấy tờ về quyền nuôi con và sự đồng ý của người còn lại theo hướng dẫn, để tránh vướng khi cấp visa và khi xuất cảnh.
Con đi kèm gần 21 tuổi cần được tính tuổi theo luật CSPA trước khi gia đình chuẩn bị giấy tờ cho bé, vì nếu không còn đủ điều kiện, việc làm thêm giấy tờ cho bé là vô ích.
Công đoạn 5: chuẩn bị cho ngày bay
Phong bì hồ sơ và hộ chiếu có visa. Nếu Lãnh sự quán trao phong bì hồ sơ dán kín, mang nó trong hành lý xách tay, không mở, đưa cho nhân viên CBP ở sân bay đầu tiên tại Mỹ. Với hồ sơ đã chuyển điện tử, làm theo hướng dẫn đi kèm visa.
USCIS Immigrant Fee. Trả trước khi bay để thẻ xanh được in và gửi sớm. Ghi lại biên nhận của từng người.
Bản gốc giấy tờ hộ tịch. Mang theo khai sinh, kết hôn, bằng cấp, bảng điểm, giấy tờ nghề nghiệp. Ở Mỹ sẽ cần khi xin việc, cho con đi học, công nhận bằng cấp.
Hồ sơ y tế và tiêm chủng. Mang bản sao kết quả khám, sổ tiêm của trẻ để làm thủ tục nhập học.
Tiền mặt. Theo quy định của Mỹ, mang trên mức tương đương 10.000 USD tiền mặt hoặc công cụ tiền tệ khi nhập cảnh phải khai báo với CBP; phía Việt Nam cũng có quy định riêng về mang ngoại tệ khi xuất cảnh. Khai báo không bị phạt, không khai mới bị.
Thực phẩm và thuốc. Thịt, sản phẩm từ thịt, trái cây tươi, hạt giống thường bị hạn chế. Thuốc mang theo nên ở bao bì gốc và có đơn. Khai báo những gì không chắc chắn.
Lịch gợi ý: việc nào làm khi nào
Không phải giấy nào cũng nên xin sớm. Một số giấy có thời hạn sử dụng, xin quá sớm phải xin lại. Bảng dưới là trình tự thường dùng, điều chỉnh theo hướng dẫn cụ thể của hồ sơ bạn.
| Thời điểm | Việc nên làm | Lý do |
|---|---|---|
| Ngay khi nộp I-130 | Gom và rà soát giấy khai sinh, kết hôn của mọi người; cải chính sai sót | Cải chính hộ tịch mất thời gian; sai sót phát hiện sớm thì kịp sửa |
| Khi NVC mời nộp giấy tờ | Xin lý lịch tư pháp, dịch thuật, scan và tải lên CEAC; người bảo trợ nộp I-864 | Lý lịch có thời hạn; xin đúng lúc để còn hiệu lực tới phỏng vấn |
| Khi có thư hẹn phỏng vấn | Đặt lịch khám, chụp ảnh, kiểm hộ chiếu, đặt chỗ ở TP.HCM | Kết quả khám và ảnh nên sát ngày phỏng vấn |
| Sau khi có visa | Trả Immigrant Fee, đặt vé, thu xếp nhà, việc làm, trường học ở Việt Nam | Không làm việc khó đảo ngược trước khi có visa |
| Tuần đầu ở Mỹ | Chờ thẻ an sinh xã hội, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký trường cho con | Các việc này cần địa chỉ và giấy tờ đã mang theo |
Bảng trên là trình tự tham khảo, không phải quy định. Khi thư của NVC hay Lãnh sự quán nói khác, làm theo thư.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khai sinh bản sao có dùng thay bản gốc được không?
Được nếu là bản sao hoặc trích lục do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ gốc, đúng loại theo bảng đối chiếu cho Việt Nam. Bản photo công chứng thông thường không thay thế được. Bản đã tải lên CEAC phải trùng với bản gốc mang theo khi phỏng vấn.
Trẻ em có phải nộp lý lịch tư pháp không?
Chỉ người từ độ tuổi quy định trở lên mới phải nộp. Độ tuổi này ghi trong Vietnam Reciprocity Schedule trên travel.state.gov. Trẻ dưới độ tuổi đó không cần, nhưng con đi kèm sắp tới tuổi đó trước ngày phỏng vấn thì nên kiểm lại để xin kịp.
Giấy tờ ghi tên tỉnh, huyện cũ trước sáp nhập có phải làm lại không?
Không cần làm lại chỉ vì đổi tên đơn vị hành chính. Giấy tờ cấp hợp lệ vẫn có giá trị. Khi khai DS-260, ghi nhất quán và có thể ghi chú tên mới để viên chức dễ đối chiếu.
Có cần hợp pháp hoá lãnh sự hay Apostille giấy tờ Việt Nam để nộp cho NVC không?
Thông thường NVC nhận giấy hộ tịch Việt Nam đúng loại theo bảng đối chiếu, kèm bản dịch, mà không đòi hợp pháp hoá. Việt Nam áp dụng Apostille từ 11/9/2026, chủ yếu có ích cho giấy tờ dùng ở các nước thành viên khác; hồ sơ NVC cứ theo hướng dẫn của NVC.
Bằng đại học ở Việt Nam có cần mang theo không?
Không bắt buộc cho visa, nhưng nên mang bản gốc bằng và bảng điểm. Ở Mỹ bạn sẽ cần chúng để đánh giá bằng cấp, xin việc hoặc học tiếp, và xin lại từ xa thường mất nhiều thời gian.
Có thể xin thẻ an sinh xã hội ngay trong DS-260 không?
Có. DS-260 có mục hỏi bạn có muốn được cấp số và thẻ an sinh xã hội không. Chọn có và điền thông tin thì thẻ thường được gửi tới địa chỉ ở Mỹ sau khi nhập cảnh, không phải tự đi làm.
