Muốn kiểm tra tình trạng visa định cư Mỹ, trước hết phải biết hồ sơ đang nằm ở đâu, vì mỗi chặng dùng một hệ thống và một loại số khác nhau. Khi đơn I-130 còn ở USCIS, bạn tra bằng số biên nhận (receipt number) trên trang Case Status Online của uscis.gov. Khi hồ sơ đã chuyển sang NVC và Lãnh sự quán, bạn tra bằng số hồ sơ NVC trên trang CEAC (ceac.state.gov), mục thị thực định cư.
Nhiều người tra sai chỗ rồi hoảng: dùng số biên nhận USCIS để tra CEAC, hoặc thấy CEAC báo "Refused" sau buổi phỏng vấn mà không biết đó thường là hồ sơ đang bị giữ để bổ sung. Bài này đi theo từng chặng, chỉ rõ số nào nằm ở giấy nào, cách đọc các trạng thái phổ biến, và lúc nào nên chủ động hỏi thay vì chờ.
Ba chặng, ba nơi tra cứu
Hồ sơ bảo lãnh gia đình đi theo thứ tự cố định. Bảng dưới giúp bạn biết đang ở chặng nào thì tra ở đâu và cần số gì.
| Chặng | Nơi tra | Số cần có | Số đó nằm ở đâu |
|---|---|---|---|
| Đơn I-130 đang xét | Case Status Online trên uscis.gov, hoặc tài khoản myUSCIS nếu nộp trực tuyến | Số biên nhận gồm 3 chữ cái và 10 chữ số (ví dụ dạng IOE…, NBC…, MSC…) | Thông báo nhận đơn I-797C mà người bảo lãnh nhận sau khi nộp |
| NVC nhận hồ sơ, thu phí, thu giấy tờ | CEAC trên ceac.state.gov, mục Immigrant Visa | Số hồ sơ NVC (bắt đầu bằng HCM cho hồ sơ phỏng vấn tại TP.HCM) và mã hoá đơn Invoice ID | Thư chào mừng (Welcome Letter) NVC gửi qua email hoặc bưu điện |
| Lãnh sự quán phỏng vấn và cấp visa | CEAC, cùng số hồ sơ NVC | Số hồ sơ NVC | Như trên; thư hẹn phỏng vấn cũng ghi số này |
| Sau khi nhập cảnh, chờ thẻ xanh | Case Status Online trên uscis.gov | Số A-Number hoặc biên nhận phí Immigrant Fee | Phong bì và giấy tờ đi kèm visa; biên nhận khi trả phí |
Khi I-130 vừa được duyệt, có một khoảng trống vài tuần tới vài tháng mà USCIS đã báo xong nhưng CEAC chưa có hồ sơ. Đây là thời gian hồ sơ được chuyển và nhập vào hệ thống NVC; tra CEAC lúc này báo không tìm thấy là bình thường.
Các dòng trạng thái hay gặp trên trang USCIS
Case Was Received. USCIS đã nhận đơn và cấp số biên nhận. Ngày trong dòng này thường trùng ngày ưu tiên. Từ đây tới lúc có quyết định có thể rất lâu mà không có dòng mới nào; điều đó không có nghĩa hồ sơ bị bỏ quên.
Request for Evidence Was Sent. USCIS gửi yêu cầu bổ sung bằng chứng (RFE) tới người bảo lãnh. Thư giấy ghi rõ cần gì và hạn trả lời. Trả lời đầy đủ trong một lần, đúng hạn, kèm bản sao trang đầu của thư RFE; trả lời thiếu có thể dẫn tới bị từ chối mà không có cơ hội thứ hai.
Response To USCIS Request For Evidence Was Received. USCIS đã nhận phần bổ sung. Hồ sơ quay lại hàng xét.
Case Is Being Actively Reviewed. Một nhân viên đang xem xét hồ sơ. Dòng này đôi khi xuất hiện rồi đứng yên khá lâu; chưa phải dấu hiệu tốt hay xấu.
Case Was Approved. Đơn I-130 được chấp thuận. Thông báo I-797 bản giấy gửi tới người bảo lãnh. Với hồ sơ xử lý ở Lãnh sự quán, bước kế tiếp là USCIS chuyển hồ sơ cho Bộ Ngoại giao; trang thường cập nhật thêm một dòng cho biết hồ sơ đã được gửi đi.
Case Was Denied. Đơn bị từ chối, thư từ chối nêu lý do và lựa chọn tiếp theo như kháng cáo, đề nghị xem xét lại hoặc nộp đơn mới. Với lý do thiếu bằng chứng quan hệ, nộp đơn mới với giấy tờ đầy đủ hơn thường là đường thực tế nhất; nên hỏi luật sư trước khi chọn.
Tra CEAC từng bước
CEAC là nơi bạn sẽ quay lại nhiều nhất trong suốt quá trình. Cách tra trạng thái nhanh mà không cần đăng nhập đầy đủ:
- Vào ceac.state.gov, chọn mục kiểm tra tình trạng thị thực (Check My Visa Application Status).
- Chọn loại thị thực là Immigrant Visa (IV). Chọn nhầm Nonimmigrant thì hệ thống sẽ đòi mã DS-160 và báo không tìm thấy.
- Nhập số hồ sơ NVC, không có dấu gạch nối hay khoảng trắng.
- Nhập mã xác nhận hiển thị trên trang rồi gửi.
- Đọc trạng thái và ngày cập nhật gần nhất. Ngày cập nhật đôi khi quan trọng hơn chữ trạng thái, vì nó cho biết hồ sơ có đang được xử lý hay không.
Để xem chi tiết hơn (giấy tờ nào đã được chấp nhận, hoá đơn nào đã trả), bạn đăng nhập phần quản lý hồ sơ của CEAC bằng số hồ sơ và Invoice ID. Mỗi người trong gia đình có thể có Invoice ID riêng; dùng đúng mã của người bạn muốn xem.
Trang NVC Timeframes trên travel.state.gov cho biết NVC đang xem xét giấy tờ nộp vào khoảng ngày nào. So ngày bạn nộp với ngày trên trang đó giúp biết còn phải chờ lâu hay hồ sơ đã bị bỏ sót.
Đọc đúng các trạng thái trong CEAC
At NVC. Hồ sơ đang ở NVC: chờ thanh toán, chờ nộp giấy tờ, chờ xem xét giấy tờ hoặc đã đủ điều kiện và đang chờ ngày ưu tiên tới lượt. Trạng thái này có thể kéo dài nhiều năm với diện F3, F4.
In Transit. NVC đã chuyển hồ sơ sang Lãnh sự quán Mỹ tại TP.HCM, thường sau khi đã xếp lịch phỏng vấn.
Ready. Hồ sơ đã ở Lãnh sự quán và sẵn sàng cho buổi phỏng vấn đã hẹn, hoặc đang chờ người nộp hoàn tất bước tiếp theo. Đọc kỹ email và thư hẹn đi kèm.
Administrative Processing. Hồ sơ cần xử lý thêm sau phỏng vấn: kiểm tra an ninh, xác minh giấy tờ, chờ ý kiến cơ quan khác. Không có thời hạn cố định; đa số kết thúc sau vài tuần tới vài tháng, một số kéo dài hơn.
Refused. Với thị thực định cư, chữ này thường xuất hiện khi viên chức giữ hồ sơ theo điều 221(g) để bạn bổ sung giấy tờ. Đây là từ chối tạm thời về mặt kỹ thuật; nộp đủ trong thời hạn thì hồ sơ được xem xét lại. Nếu là từ chối theo một điều khoản không đủ điều kiện khác, giấy viên chức đưa sẽ ghi rõ.
Issued. Visa đã được cấp và đang được in, dán vào hộ chiếu. Hộ chiếu sẽ được trả theo cách đã đăng ký; kiểm tên, ngày sinh và loại visa ngay khi nhận.
Khi trạng thái đứng yên quá lâu
Đứng yên chưa chắc là có vấn đề. Với diện có hàng chờ như F3 và F4, hồ sơ có thể nằm "At NVC" nhiều năm vì ngày ưu tiên chưa tới, dù giấy tờ đã đủ. Muốn biết lý do, so ngày ưu tiên trên thông báo I-797 với cột ngày của diện đó trong Visa Bulletin hiện hành. Nếu ngày của bạn còn xa, đứng yên là bình thường.
Tình huống đáng hỏi là khi các mốc đã qua mà không có tín hiệu: ngày ưu tiên đã tới, giấy tờ đã được NVC chấp nhận mà nhiều tháng không có lịch phỏng vấn; hoặc giấy tờ nộp đã quá mốc NVC Timeframes mà chưa có phản hồi. Lúc đó, người bảo lãnh hoặc người được bảo lãnh gửi câu hỏi qua Public Inquiry Form của NVC trên travel.state.gov, ghi số hồ sơ và mô tả ngắn. Câu hỏi càng cụ thể, câu trả lời càng có ích.
Với chặng USCIS, nếu đơn I-130 đã quá mốc thời gian xử lý thông thường đăng trên trang Check Case Processing Times của uscis.gov, người bảo lãnh có thể gửi yêu cầu hỏi về hồ sơ quá hạn qua kênh của USCIS. Trước mốc đó, USCIS thường chỉ trả lời rằng hồ sơ vẫn trong thời gian xử lý.
Với Administrative Processing kéo dài, Lãnh sự quán thường không nêu lý do cụ thể. Bạn có thể hỏi qua kênh liên hệ thị thực định cư của Lãnh sự quán sau một khoảng thời gian hợp lý, nhưng gửi dồn dập không làm hồ sơ nhanh hơn.
Thông tin nên lưu một chỗ ngay từ đầu
Phần lớn sự chậm trễ khi tra cứu đến từ việc không tìm được số. Một tệp ghi chép chung cho cả gia đình, giữ cả bản giấy lẫn bản ảnh, nên có:
- Số biên nhận I-130 và ngày ưu tiên (priority date) in trên I-797C và I-797 chấp thuận.
- Diện bảo lãnh in trên I-797 (ví dụ F31, F41 cho người chính; mã khác cho người đi kèm).
- Số hồ sơ NVC, Invoice ID của từng người, email đã dùng để đăng ký với NVC.
- Mã xác nhận DS-260 của từng người sau khi nộp.
- Ngày nộp giấy tờ lên CEAC và ngày NVC xác nhận đủ (documentarily qualified).
- Ngày khám sức khoẻ, ngày phỏng vấn, giấy 221(g) nếu có.
- Số A-Number và biên nhận phí USCIS Immigrant Fee của từng người.
Khi người bảo lãnh ở Mỹ đổi địa chỉ hoặc email, cập nhật cho cả USCIS lẫn NVC. Thư của NVC gửi tới email cũ là một trong những lý do hồ sơ "đứng yên" mà không ai biết.
Sau khi visa được cấp: theo dõi tiếp tới thẻ xanh
Trạng thái Issued trên CEAC là điểm cuối của phía Bộ Ngoại giao, nhưng chưa phải điểm cuối của hành trình. Hộ chiếu có dán visa được trả về theo phương thức bạn đã đăng ký khi đặt lịch; kiểm ngay họ tên, ngày sinh, mã diện và ngày hết hạn của visa. Sai một chữ trong tên là việc cần báo lại Lãnh sự quán trước khi bay, không phải sau khi sang.
Từ lúc này, hồ sơ chuyển sang theo dõi bằng số A-Number in trên visa. Sau khi trả USCIS Immigrant Fee, bạn có thể tra tình trạng làm thẻ xanh trên Case Status Online bằng số biên nhận của khoản phí đó hoặc theo hướng dẫn trên trang thanh toán. Thẻ được gửi tới địa chỉ ở Mỹ bạn khai trong DS-260 hoặc lúc trả phí; nếu sang Mỹ rồi mới đổi chỗ ở, cập nhật địa chỉ với USCIS ngay, vì thẻ gửi nhầm địa chỉ rất khó lấy lại.
Nếu thẻ không đến sau nhiều tháng dù đã trả phí, kiểm lại địa chỉ trên hồ sơ USCIS, rồi liên hệ USCIS qua kênh hỗ trợ của họ với số A-Number và biên nhận phí. Trong thời gian chờ, dấu nhập cảnh trên visa định cư dùng làm bằng chứng thường trú tạm thời trong một năm.
Cảnh giác với các "dịch vụ tra cứu"
Tra cứu tình trạng là miễn phí. Cả Case Status Online lẫn CEAC đều không thu phí. Bất kỳ ai đòi tiền để "tra giúp" hay "xem nội bộ" chỉ đang làm việc bạn tự làm được trong hai phút.
Không ai xem được thông tin nội bộ. Kịch bản lừa đảo hay gặp: người tự xưng có quen bên Lãnh sự quán, báo hồ sơ "đang bị treo" và cần tiền để gỡ. Lãnh sự quán không có kênh thu tiền như vậy.
Không đưa Invoice ID cho người lạ. Mã này cho phép đăng nhập phần quản lý hồ sơ, xem và thay đổi thông tin. Chỉ chia sẻ cho người đại diện bạn đã chỉ định chính thức trong CEAC.
Email thật đến từ tên miền chính phủ. Thư của NVC gửi từ địa chỉ thuộc tên miền state.gov. Email từ tên miền lạ yêu cầu chuyển khoản hay đăng nhập qua đường dẫn lạ cần được bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tra CEAC bằng số biên nhận USCIS không ra kết quả?
Hai hệ thống dùng hai loại số khác nhau. CEAC chỉ nhận số hồ sơ NVC, có sau khi NVC tạo hồ sơ và gửi thư chào mừng. Số biên nhận I-797 chỉ dùng trên trang của USCIS.
I-130 đã duyệt mấy tuần mà CEAC vẫn không tìm thấy hồ sơ thì sao?
Thường là hồ sơ đang được chuyển từ USCIS sang NVC. Nếu đã quá vài tháng mà vẫn chưa có thư chào mừng, người bảo lãnh có thể hỏi NVC qua Public Inquiry Form, kèm số biên nhận I-130 và bản thông báo chấp thuận.
CEAC báo Refused sau phỏng vấn có nghĩa là trượt hẳn không?
Không hẳn. Với thị thực định cư, hồ sơ bị giữ theo 221(g) để bổ sung cũng hiện chữ Refused. Đọc giấy viên chức đưa tại buổi phỏng vấn để biết cần nộp gì và hạn nộp; nộp đủ thì hồ sơ được xét tiếp.
Mỗi người trong gia đình có số hồ sơ NVC riêng không?
Thường cả gia đình chung một số hồ sơ NVC, nhưng mỗi người có hoá đơn và mục giấy tờ riêng trong CEAC. Khi tra trạng thái công khai, số hồ sơ chung cho biết tình trạng của cả hồ sơ.
Ngày cập nhật trên CEAC thay đổi nhưng trạng thái giữ nguyên có ý nghĩa gì?
Thường là có người vừa thao tác trên hồ sơ, như nhận giấy tờ, ghi chú hay chuyển bộ phận. Đó là dấu hiệu hồ sơ đang được xử lý, nhưng không cho biết kết quả. Đừng suy diễn quá nhiều từ ngày cập nhật.
Có cách nào để nhận thông báo tự động khi trạng thái đổi không?
NVC và Lãnh sự quán gửi email tới địa chỉ đã đăng ký khi có việc cần bạn làm. Với USCIS, tài khoản myUSCIS có thể gửi thông báo khi hồ sơ cập nhật. Ngoài các kênh đó, không cần ứng dụng bên ngoài.
